Smart WorkPlace partner Twynstra Gudde begeleidt diverse organisaties bij hun huisvestingstraject. Nu gaan ze zelf verhuizen. Waar lopen ze tegenaan? Daarover vertellen ze in een serie blogs. Dit is de derde.
In onze vorige blogs hebben we verteld over ons avontuur naar onze nieuwe huisvesting tot nu toe en hoe we tot onze locatiekeuze, ons concept en businesscase zijn gekomen. In dit blog gaan we verder in op het concept dat wij gaande weg ‘Vastgoed as a service’ zijn gaan noemen: wat is het precies en hoe zien wij het straks terug in onze nieuwe huisvesting?
Flexibiliteit, kwaliteit en hoog serviceniveau
In de afgelopen jaren werkten wij vanuit facilitaire regie: de operationele diensten voornamelijk uitbesteden en de tactische laag in eigen beheer. We hadden een traditioneel meerjarig huurcontract, waarbij wij zelf hebben geïnvesteerd in het inbouwpakket, de inrichting en het meubilair. Diensten als schoonmaak, receptie, beveiliging, G/W/L, onderhoud en catering waren veelal separaat gecontracteerd. Een redelijk gangbaar facilitair organisatiemodel voor een organisatie van onze omvang. Naar de toekomst toe zochten we iets radicaal anders.
Allereerst willen we geen traditioneel kantoor meer huren, waarbij we langjarig een x aantal vierkante meters huren (3.000 á 4.000 m2 vvo in ons geval). We willen het kantoor ook niet zelf meer inrichten, meubileren, onderhouden en faciliteren. We willen naar een situatie waar we doen waar we goed in zijn en kunnen focussen op onze core business: adviseren. Waar mogelijk willen we onze faciliteiten delen met anderen en/of gebruik maken van andermans faciliteiten zoals een bedrijfsrestaurant en vergaderruimten. Zo min mogelijk van onszelf, zo veel mogelijk van en met anderen delen.
TwynstraGudde is een atypische kantoorgebruiker. De vrijdag is verreweg onze drukste dag, waar dat bij de typische kantoorgebruiker de maandag, dinsdag en donderdag is. Daarnaast heeft de omvang van ons bureau de afgelopen decennia veel gefluctueerd. Daarom willen we maximale flexibiliteit waarbij de huisvesting letterlijk met ons mee kan groeien. Niet alleen over de jaren maar ook in de week. We zochten dus naar een full-service concept waarin wij volledig ontzorgd worden en veel flexibiliteit hebben.
Wat is ‘Vastgoed as a Service’?
Bij het ontwikkelen van het principe van ‘Vastgoed as a Service’ lieten we ons inspireren door de deeleconomie, as a service concepten en door bekende co-working formules.
In de afgelopen 15 jaar zijn grote delen van de facilitaire diensten uitbesteed aan leveranciers. Uit het tweejaarlijkse Facility & Workplace Marktonderzoek dat wij samen met FMN publiceren blijkt onder andere dat de uitbestedingsgraad structureel met 1% per twee jaar toeneemt. In lijn met de ontwikkelingen uit de consumentenmarkt zullen full-service concepten uiteindelijk groter, zo niet leidend worden. Integrated FM is al jaren in opkomst. ‘Vastgoed as a service’ gaat nog een stapje verder. ‘Vastgoed as a Service’ ziet de werkplek niet als product, maar als dienst.
Hogere eisen
Je kunt je afvragen waarom we alsmaar blijven uitbesteden. Inkopen kost veel tijd en contracten zijn in de praktijk lang niet altijd zaligmakend. Maar we komen erachter dat de markt sneller is in het doorvoeren van vernieuwingen en verbeteringen. Steeds meer organisaties focussen zich op hun core business en daar hoort schoonmaak en catering niet bij. Een andere belangrijke reden is de steeds kritischer wordende gebruiker. Werknemers verlangen dat ook de facilitaire dienstverlening vernieuwend en van hoge kwaliteit is. De minder honkvaste werknemer van nu stelt hogere eisen aan zijn werk en de werkomgeving. Zij verwachten van het werk en de werkomgeving dezelfde snelheid, gemak en kwaliteit van diensten zoals Spotify, Netflix, Bloomon, Deliveroo, Uber en Swapfiets. De facilitaire dienstverlening volgt – weliswaar langzaam – de ontwikkeling en op de consumentenmarkt, en dan vooral die van de jongere generaties.
Deze trend waarbij producten as a service worden afgenomen zie je op allerlei terreinen terug. Denk aan auto’s (de opkomst private lease), witgoed (Bundles), kleren (Cloakroom), bloemen (Bloomon), avondeten (Hello Fresh), fietsen (Swapfiets) en koptelefoons (Gerrard Street). Met deze diensten koop je naast het product ook gemak; je wordt ontzorgd. Je hoeft er niet meer voor naar de winkel, je hoeft geen grote investering te doen, je hebt zonder je te hoeven verdiepen in de laatste trends en ontwikkelingen toch altijd het nieuwste, het onderhoud en de garantie is automatisch geregeld, het is veelal duurzaam en/of circulair en – steeds belangrijker – je maakt onderdeel uit van een merkidentiteit, je identificeert je met en voelt je onderdeel van een community.
Alhoewel het al sinds de jaren ’90 bestaat, zie je deze vorm van dienstverlening in het vastgoed de laatste jaren opkomen. Partijen als Regus, Spaces, Tribes, Seats2Meet, WeWork en HNK, maar ook meer lokale initiatieven zoals B. Amsterdam, Spring House, Microlab bestormen de kantorenmarkt. Zogenaamde flexibele kantoorruimtes of co-working spaces schieten als paddenstoelen uit de grond. Bij deze formules neem je een all inclusive service af: je betaalt een vast bedrag per werkplek per maand dat is vastgelegd in een kortdurend huurcontract en je hoeft verder niets meer te regelen. Deze partijen herontwikkelen incourante en veelal leegstaande kantoren tot hippe werkplekken met nieuwe energie, ondernemerschap en creativiteit. In de huidige hoogconjunctuur zie je ook talloze voorbeelden van hoogwaardige kantoren en locaties waar co-working formules neerstrijken.
Daarnaast zien we een fenomeen genaamd pairing. Een grote kantoorhoudende organisatie stoot een deel van zijn kantoor af om in samenwerking met een co-workingformule te verhuren. Niet alleen interessant om als flexibele schil te gebruiken, maar ook om interessante ondernemers, start ups en bedrijfjes naar binnen te halen. Organisatie gaan echt onderscheid maken tussen ‘fixed space, ‘flex space’ en ‘demand space’.
Toegevoegde waarde voor eindgebruiker
‘Vastgoed as a Service’ gaat nog een stapje verder. Uiteindelijk huur je namelijk in de huidige co-working formules nog steeds voor een korte of langere duur een kantoor. Weliswaar met veel diensten erbij en wat meer flexibiliteit dan standaard kantoren. Daarnaast maak je onderdeel van een community.
‘Vastgoed as a Service’ is een vorm waarbij een aanbieder zich focust op het leveren van toegevoegde waarde voor de eindgebruiker (de huurder). De aanbieder gaat verder dan alleen het verhuren van vierkante meters of werkplekken. Door huisvesting als een service aan te bieden moet de aanbieder ervoor zorgen dat de diensten continu blijven aansluiten op de behoeften van de gebruikers. De leverancier kijkt en denkt proactief mee met zijn gebruikers en faciliteert de gebruiker gevraagd en ongevraagd in veranderende behoeften. Echte klantgerichtheid is hierbij cruciaal. Bijvoorbeeld door te signaleren dat de organisatie groeit en op basis hiervan meer of andere werkplekken te faciliteren. Goed te doorgronden wat de ontwikkelingen en behoeften van de eindgebruiker is en hierop proactief in te spelen.
Flexibiliteit in onze nieuwe huisvesting
We hebben (in 2017) gesproken met alle bekende aanbieders in de markt. Zij kwamen echter alsnog met huurcontracten voor een langere looptijd. Geen van allen kon echte flexibiliteit bieden waarbij ze ons atypische kantoorgebruik over de week als de gewenste flexibiliteit over meerdere jaren kon faciliteren. Ook moesten wij als TwynstraGudde in al deze formules grotendeels op gaan in de identiteit en uitstraling van de betreffende formule. Er bleek weinig ruimte voor eigen identiteit en uitstraling binnen deze concepten.
Daarom hebben wij gekozen voor een lokale partij, Schipper Bosch, die het concept samen met ons verder heeft ontwikkeld. Hierdoor hadden we veel te zeggen over de uitgangspunten, het ontwerp en de identiteit. Schipper Bosch biedt ons daarnaast zeer hoge flexibiliteit. Allereerst kunnen we gebruik maken van diverse faciliteiten in De Nieuwe Stad (het gebied waar ons nieuwe kantoor wordt gebouwd), zoals een grote evenementenruimte, diverse bijeenkomstruimten en verschillende horecavoorzieningen. Dit hoeven we dus niet meer zelf te regelen of faciliteren. Bijkomend voordeel is dat we ook buiten ons kantoor komen en zodoende meer in contact komen met anderen bewoners in het gebied. Daarnaast biedt Schipper Bosch onze flexibiliteit over de week. Op vrijdag huren we meer werkplekken, vergaderruimten en parkeerplekken dan op de anderen dagen. Per uur, dagdeel of dag kunnen we waar nodig werkplekken en vergaderruimten bij huren. Op de overige dagen worden deze ruimten verhuurd aan andere ondernemers, zzp’ers, freelancers, projectteams etcetera. Hierdoor maken we niet alleen heel efficiënt en duurzaam gebruik van onze werkplekken, maar komen we ook in contact met talloze andere inspirerende bedrijven. Gedurende de looptijd van het contract kunnen we tot 75% van onze huisvesting afstoten. Er is een deel van het gebouw waar we bij groei, en indien beschikbaar, kunnen uitbreiden door middel van een first right of refusal.
In de komende maanden delen wij onze ervaringen, hoogte- en dieptepunten, missers en successen met u over verschillende andere thema’s en stappen. We gaan onder andere nog in op: duurzaamheid, Smart Building, mobiliteit, architectuur, de successen en missers, do’s and don’ts. Bent u nu al nieuwsgierig naar deze onderwerpen? Neem gerust contact op, we komen er graag meer over vertellen.
Kom onze nieuwe huisvesting zelf bewonderen
Vanaf november 2019 mag u het einderesultaat ook zelf komen bewonderen. We organiseren rondleidingen voor de geïnteresseerden. Houd de website en onze blogreeks in de gaten voor data en aanmeldingen.
Auteur: Sjoerd Memelink, senior adviseur huisvesting bij TwynstraGudde en expert bij Smart WorkPlace.
Lees hier het eerste blog in deze serie: 'The road to....'
Lees hier het tweede blog in deze serie: 'Hebben we uberhaupt nog wel een kantoor nodig?'
