Hybride onboarden bij Essent
Nieuwe medewerkers zich thuis laten voelen in je organisatie is ontzettend belangrijk. Daarom ontwikkelde Essent een nieuw, hybride onboardingsprogramma voor nieuwe medewerkers.
Paul Romer, Recruitment Business Manager bij Essent, ontwikkelde samen met zijn team het programma. De combinatie thuiswerken en op kantoor inloggen, is straks niet meer weg te denken. Het is volgens Romer daarom niet meer dan logisch om ook met je onboardingsprogramma aan te sluiten bij die ontwikkeling.
Een hybride onboardingstraject zat al langer in de pijplijn, vertelt Romer: “Wij zagen al eerder de meerwaarde van een combinatie tussen fysieke en digitale sessies. Sommige onderdelen zijn heel geschikt voor online, andere kun je beter live organiseren. Dat staat eigenlijk los van corona. De nieuwe manier van werken is al langer dat medewerkers steeds minder afhankelijk zijn van een fysieke plek in een kantoorpand en vaste werktijden. Corona heeft de online ontwikkelingen wel een duwtje gegeven.”
Goed onboarden is ontzettend belangrijk voor Essent. Romer: “Starten bij een nieuwe werkgever is een life changing event. Die eerste dagen, weken, maanden kosten energie. Je wilt dat de landing goed is, dat nieuwe collega’s zich thuis voelen en snel hun weg weten te vinden in de organisatie.”
Nieuwe collega’s krijgen een introductie van 60 dagen op drie niveaus: corporate, functioneel en persoonlijk. Algemene informatie over Essent, uitleg over systemen en praktische tools en persoonlijke begeleiding van een manager en buddy. Romer: “We hebben verschillende onderdelen in het traject zitten. Het is een vorm waarin blended learning centraal staat. Dus geen vaste checklist en volgorde van informatieverstrekking, maar wel kaders en houvast om medewerkers op hun eigen manier wegwijs te maken in de organisatie. Er zijn veel zaken die voor iedereen hetzelfde zijn, maar het ervaren van de cultuur en de gebruiken is een persoonlijk leerproces.”
Romer licht toe hoe de eerste dagen van de onboarding zijn opgebouwd: “We starten de onboarding journey op de eerste werkdag van de maand met het ophalen van laptop en telefoon – de essentiële hulpmiddelen. Op die dag word je welkom geheten door je manager en/of je buddy. Het allerbelangrijkste in het traject zijn de vertrouwde, persoonlijke aanspreekpunten. Samen zijn de leidinggevende, de buddy en nieuwe collega het beste in staat om de start persoonlijk en passend te maken. In de tweede week hebben we twee dagdelen met interactieve workshops waarbij we uitleg geven over de opbouw van de organisatie, onze marktpositie, onze strategische visie en onze manier van werken. Nu is dat volledig online, maar we verwachten in de toekomst deze op kantoor te kunnen uitvoeren.”
Romer vindt het ook belangrijk dat de manager een nieuwe medewerker de kans geeft om zich te oriënteren binnen de organisatie, zonder de druk van een volle agenda. Romer: “Natuurlijk bepaal je het tempo van onboarden samen, maar ik adviseer om ervoor te waken dat de agenda niet meteen vol geboekt wordt. Een team zit vaak vol smacht te wachten op een nieuwkomer, omdat er een hiaat is ontstaan door een vertrekkende kracht. Maar geef een nieuwe collega wat lucht en ruimte om te landen. In week twee passen en meten met afspraken is niet goed. En niet nodig.”
Bij Essent start iedere maand een groep nieuwe medewerkers. Alle niveaus en alle disciplines door elkaar. Het nieuw zijn, verbindt hen. Romer: “Nieuwelingen geven als feedback dat het ontzettend leuk is om met elkaar het onboardingstraject te doorlopen. Daar hebben we met ons interactieve platform op ingespeeld. Medewerkers volgen online trainingen waar zij zelf de voortgang bepalen en zien. Maar ze kunnen ook sparren met andere collega’s die net zijn begonnen met een online chatfunctie binnen het platform. Samen de weg vinden is makkelijker dan alleen. En als nieuweling kijk je toch op een andere manier naar een organisatie dan dat de gevestigde orde dat doet.”
Alle faciliteiten voor een succesvolle onboarding zijn er. Romer: “Ik ben trots op het hybride programma dat we hebben ontwikkeld en het wordt ook erg goed ontvangen. We kregen in de evaluatie diverse complimenten over de gastsprekers en de presentaties. Daarnaast kwam naar voren dat we een sterke inhoud aanboden in de beperkte tijd en dat de afwisseling prettig was. Ook gaf een deelnemer aan zich trots te voelen om voor Essent te werken, na het zien van de presentaties.”
Wat Romer nog mee wil geven is: “Leer van elkaar! Verken en ontdek twee kanten op. Nieuwe krachten brengen ook nieuwe kennis mee. Luister naar hoe andere organisaties werken en doe er je voordeel mee als nieuwe werkgever en collega. En vergeet niet om er een feestje van te maken. Een medewerker start maar één keer als nieuweling bij Essent. Een mooi moment in een carrière om bij stil te staan!”
