Gebruik bestaande data voor duurzame en gezonde werkomgevingen
Een dag lang stond de Pyth in Utrecht in het teken van slimme gebouwen en gezonde gebruikers: het was de hoogste tijd voor het SWP Congres. We zetten de belangrijkste inzichten van het congres voor je op een rijtje.
Tekst: Marvin van Kempen en Ruben van der Aa. Beeld: Lieke Kooyman.
Opening
Vol enthousiasme opende Vincent le Noble van Measuremen het congres. Le Noble blikte terug en keek vooruit. “Het Smart WorkPlace Congres ging vorig jaar over Human Capital. We lieten ons inspireren door sprekers als Peter van Uhm, generaal buiten dienst. Hij sprak over leiderschap in roerige tijden. En ook vandaag krijgen we verse inspiratie voor fantastische sprekers. Vandaag staat in het teken van slimme gebouwen en gezonde gebruikers. Belangrijk is de integrale aanpak; we reizen langs verschillende innovatieve projecten zoals Helix en de High Tech Campus. Ook krijgen we een kijkje in de keuken bij de Belastingdienst.“
Het was vervolgens aan Jaco van Noppen, de ISS Workplace Manager of the Year om uitdagingen van de TU Delft Campus aan het licht te brengen. En vanzelfsprekend de bedachte oplossingen om dit in te vullen. Hij begon bij de missie die de technische universiteit voor ogen heeft: “Onderzoek, Onderwijs en Valorisatie zijn de drie onderdelen van de missie van TU Delft. We willen een omgeving creëren waar mensen maximaal impact maken voor een betere samenleving. De directie Campus Real Estate & Facility Management ontwikkelt en beheert het vastgoed en de buitenruimte van de universiteit. Ook ontwikkelen en verzorgen we de facilitaire diensten op de campus. Op die manier dragen we bij aan gezond, veilig en prettig onderwijs, onderzoek en de werkomgeving.”
Marieke van Beurden van TU Eindhoven en Aad Vredenbregt van TNO van Workplace Vitality Hub spraken vervolgens op het hoofdpodium over de gezonde werkomgeving voor de gebruikers op High Tech Campus in Eindhoven. Van Beurden: “De stof van corona is nog niet helemaal neergedaald, dus we ontdekken nu wat dat betekent voor onze werkomgeving. Er zijn nog veel vraagtekens: moet je kantoor een clubhuis worden en moet er een barista komen?” Er spelen een aantal maatschappelijke thema's volgens haar, die om versnelling vragen voor het toekomstbestendig maken van de werkomgeving: “Denk allereerst aan schaarste. Er zijn genoeg banen en personeel is schaars. Daarnaast is personalisatie een trend, inspelen op individuele behoeften is belangrijk. Een laatste pijler is gezondheid, want je wil de mensen die voor je werken gezond houden. Zorg ervoor dat ze niet weglopen.”
Workshops
Vervolgens was het tijd voor een aantal parallelle workshopsessies. Alle sessies kunnen hier bekeken worden. Een van de eerste workshops was die van Silvia de Haan, Erik Tijsma en Chris Huijbregts van Solved. Ze gingen in op de ‘Total cost of CO2' voor je bedrijf. Een aantal elementen heeft impact op de uitstoot: de energiezuinigheid van een gebouw, te meten in een Energielabel. Maar ook de impact van woon-werkverkeer. Wordt vooral gebruikgemaakt van elektrische auto's of verbrand je vooral fossiele brandstoffen.
Na een interactieve sessie werd duidelijk waar winst te behalen is. De Haan: “Voor de ‘last mile’ bied je liefst een elektrische fiets aan. Het openbaar vervoer heeft vaak als hobbel dat je het laatste deel van je reis zelf moet oplossen.” En over de impact van verbouwing en interieur: daar volgde het advies om goed te kijken naar mogelijkheden voor ‘as a service-constructie en mogelijkheden om te huren.
Het slimste museum van Nederland
In een sessie parallel aan die van Silvia, Erik en Chris sprak Joppe Stelloo, Manager Productontwikkelingen & Innovatie bij Heijmans, over 'het slimste museum van Nederland'. Het Nationaal Militair museum heeft een indrukwekkende collectie op een fantastische plek. Maar wat voor de bezoekers niet zichtbaar is, is dat het museum naast indrukwekkend ook heel erg slim is. Om tot zo'n slim gebouw te komen is Heijmans een DBFMO-contract aangegaan. Dit betekent letterlijk 'Design, Build, Finance, Maintain en Operate'. Heijmans is dus tot in de puntjes verantwoordelijk voor het hele museum. Hoewel dit voor Heijmans ongebruikelijk was gaf dit maximale ruimte om kennis en creativiteit toe te passen. "Het is inmiddels al bijna 10 jaar geopend, met 300.000 bezoekers per jaar."
Toch wil Joppe ook aandacht bieden aan het tegenovergestelde: "Er zijn veel goede redenen om juist geen Smart Building te nemen" geeft hij aan. Zo noemt hij onder andere de schaalbaarheid, kosten en doelstellingen. "Begin met het maken van doelstellingen, waarom wil je een Smart Building? Wat wil je weten of verbeteren?" Volgens Joppe kun je vaak al een heel eind komen met de systemen die je hebt. "Begin met het optimaliseren van wat je al hebt! Er zijn veel installaties al aanwezig en ook hier kun je al een verschil maken. Gebouwen zijn vaak gebouwd met een functie, die functie veranderd vaak al op dag twee, dus zelfs met huidige installaties valt er enorm veel te winnen op bijvoorbeeld het vlak van duurzaamheid."
Werkplekbezetting meten
Het was rond het middaguur tijd voor de tweede workshop, dit keer van Erik Plasmans van Zens. Hoe meet je de werkplekbezetting van jouw organisatie en welke beslissingen ga je aan de hand van die uitkomsten nemen? Plasmans trapte af met de doelen voor Zens: “We houden ons bezig met draadloos laden en powerbanks, om flexibiliteit te vergroten. Zodat je kunt werken waar en wanneer je wilt. We weten dat hier behoefte aan is, want we lieten onderzoek doen naar accu-stress. Ruim 35% van de Nederlanders heeft hier ervaring mee en zoekt hier oplossingen voor. Daar spelen we op in.”
Plasmans vertelde over de ontwikkeling van een tool, die ook als ‘cadeau voor je collega's’ dienstdoet. “Een intuïtief dashboard dat we ontwikkelden, waar we keken naar een aantal factoren: de bezetting in het pand en het type meubilair." Een van de klantcases die Plasmans naar voren brengt, is VodafoneZiggo: “Na de gezondheidscrisis zien we dat de panden van deze organisatie leger worden. Daarnaast wordt er steeds meer digitaal gewerkt. Heb je dan wel al je panden nodig?”
Wat maakt naar kantoor gaan het 'waard'
Gelijktijdig spreken Floris Vroemen, Arne van Delft en Sander ten Hoedt van Mapiq, NTT en CISCO. Zij nemen de deelnemers in drie kwartier mee in de wereld van slimme gebouwen. De samenwerking tussen de drie bedrijven zorgt voor een compleet beeld, IT, hardware, management en doeleinden. Sander opent de workshop met een voorbeeld van CISCO zelf "Cisco had 18% bezitting Wereldwijd, toen is de vraag gesteld: hoe gaan we dit overbruggen?" de conclusie: "Er zijn barrières te overbruggen: psychologisch gemak, thuis je laptop open klappen heeft veel voordelen je weet dat de koffie werkt, je parkeerplaats is er en je schuift zo aan."
Die strijd tussen thuis en kantoor leeft bij veel bedrijven volgens Floris Vroemen van Mapiq "De eerste stap is mensen helpen met het organiseren van werkdagen, de reden om naar kantoor te gaan is voor iedereen anders, naar het werk gaan moet het waard zijn." Dat is een belangrijk woord 'waard' want wat maakt het nu 'waard' om naar werk te gaan?" Volgens Floris gaat het om de experience: "inzicht geven hoeveel mensen er bij een meeting zijn, of die remote zijn of ook op kantoor. Al die dingen geven inzicht in of het het 'waard' gaat zijn"
Middagsessie
Terug naar het hoofdpodium. Daar was het aan Ilse Bakker van Cushman & Wakefield die een tipje van de sluier oplichtte over de toekomst van kantoren. Dit deed ze aan de hand van een praktijkcasus: het Helix-gebouw in Utrecht. Ze ging eerst in op een aantal inzichten rondom werkplekomgevingen: “Het kantoor is niet meer een plek om alleen te werken, maar vooral te ontmoeten en samen te werken. Voor de pandemie werd één derde van de ruimte gebruikt om elkaar te treffen. Na de gezondheidscrisis wordt er meer ruimte uitgetrokken voor ontmoetingen en wordt dit ook anders ingericht om aan behoeften invulling te geven.”
Ook Eric Hooghuis van Belastingdienst liet van zich horen, over het smart werken bij de Rijksoverheid. Successen behaal je niet zonder te experimenteren. Daar begon Hooghuis mee: “We experimenteren met de werkomgeving en dat doen we bijvoorbeeld we met Spark Living Lab en Smart Fellenoord. We passen sensoren en techniek toe om te sturen op activiteitgericht werken via de inzichten die we uit werkplek-analyses opdoen. Ook weten we dankzij data hoe de luchtkwaliteit is, krijgen we informatie via beeldschermen en hebben we aanwezigheidsgegevens over bezetting en benutting. We zetten de techniek in om de gezondheid en het geluk van onze gebruikers te vergroten.”
Workshoprondes
Vervolgens was het weer tijd voor twee nieuwe workshoprondes. Het woord was aan Eelco Voogd van Reworc. Is datagedreven huisvesting een mythe of een must? Hij belichtte de stappen naar prestatiegerichte huisvesting: “Weet je wat je de afgelopen vijf jaar geleerd hebt. Welke werkplekconcepten heb je ingezet, hoe tevreden waren mensen daarover? Als je die inzichten niet hebt, dan wordt het lastig. Om het efficiënter te maken, moet je beginnen dat alles wat je doet, herhaalbaar is. Het moet ook meetbaar worden."
Hij adviseerde om te beginnen met het bouwen van een feedbackloop: “Start te meten om te veranderen. Word de afdeling van antwoorden door datagedreven besluitvoering. Dat doe je door te begrijpen wat de veranderende behoefte is en zorg voor oplossingen. Bewaak de oplossingen en pas ze vervolgens aan, indien nodig.”
De optimale werkplek experience
Carina van den Heuvel, Accountexecutive bij Spacewell spreekt in een andere zaal gelijktijdig over 'experience'. Volgens haar hoef je geen expert te zijn op het gebied van technologie om te kunnen profiteren van de nieuwste tools, data en inzichten voor het transformeren van de werkplek. Ze opent haar workshop met een statistiek: "20% van de kosten van een bedrijf zijn vastgoed en facilitair, dus je kun je voorstellen dat dit een groot verschil kan maken." Die besparingen zijn met de juiste data zo gemaakt geeft ze aan. Hierbij haalt ze een voorbeeld aan van ING. Met informatie uit sensoren van hun slimme kantoren besloten ze op vrijdag bijna al hun kantoren te sluiten. "Een energiebesparing van ruim 150.000 kWh per maand. Vergelijkbaar met het gemiddelde maandelijkse energieverbruik van 122 huishoudens"
Toch zijn er in de praktijk natuurlijk ook uitdagingen, waaronder mensen hun vragen over privacy. "Voor covid werd er wel gesproken over GDPR en AVG, maar nu is er ineens veel meer vraag over dit soort systemen 'waarom moet je weten waar ik zit?', 'Krijg ik problemen als ik iets reserveer en dan no-show? Terwijl ze niet realiseren dat dit altijd al kon in bijvoorbeeld Microsoft Exchange, of in je agenda die gedeeld is. Maar omdat we er nu meer mee bezig zijn, ligt er meer druk op. Hoe je dat oplost, is wel echt een uitdaging, dat is een kwestie van tijd verwacht ik."
Vastgoed as a service
De afsluitende workshop was in handen van Thomas Nobel van Twynstra Gudde. Hoe bereik je een slim gebouw en gezonde en tevreden gebruikers? Het nieuwe kantoor van Twynstra Gudde vinden we op het oude Prodent fabriekscomplex in Amersfoort, een werk- en ontmoetingsplek ontwikkeld aan de hand van ‘vastgoed as a service’. In de nieuwe economie gaat het om gebruiken in plaats van bezitten. Die vlieger gaat ook op voor huisvesting, als het aan Nobel ligt: “Je kunt vastgoed aanbieden als een dienst, vastgoed as a service. We huren in Amersfoort een vast gedeelte en huren een groter gedeelte als dat nodig is. Op de andere dagen is het een flexkantoor en kunnen zzp’ers er gebruik van maken. Schoonmaak, IT, beveiliging, alles is ondergebracht bij de ontwikkelaar waar we mee samenwerken. En als we groeien in aantallen, dan groeien faciliteiten mee. Dat zorgt voor schaalbaarheid, flexibiliteit en relatieve eenvoud.”
Met een netwerkborrel sluit het geslaagde congres af. De ervaringen van het werken met data in het belang van gezonde gebruikers worden ongetwijfeld belicht op het SWP Congres 2024!
