WorkPlace Inside: Ministerie van Buitenlandse Zaken
Wat is de visie van Ministerie van Buitenlandse Zaken op de werkomgeving? Tegen welke uitdagingen lopen ze eigenlijk aan en welke kansen zien ze liggen? Daar komen we achter in onze rubriek: WorkPlace Inside. Willem van der Reijden, teamleider huisvesting en facilitair vertelt hierover.
Welk onderwerp uit de BNW Index ben je vooral mee aan de slag?
Bij ons spelen verschillende thema’s een rol, te beginnen bij kostenefficiëntie. De Rijksoverheid heeft een bezuiniging gekregen die ook huisvesting raakt. We zien met de bezettingsgraad dat we net als andere organisaties de pieken op dinsdag en donderdag hebben. Daarnaast wordt de flexfactor, rijksbreed, mogelijk ook nog eens verlaagd van 0.7 naar 0.5. Naar mijn mening is dat niet de juiste oplossing. Bij ons werk is het namelijk belangrijk om op het kantoor te werken in verband met bepaalde veiligheidsrisico’s. Dat betekent dus dat meer mensen op de werkvloer komen, maar er zijn niet genoeg werkplekken en/of juist type werkplekken aanwezig.
Dat is iets waar we tegenaan lopen, we hebben namelijk ruimtes nodig die voldoende uitgerust zijn om vertrouwelijke of gevoelige gesprekken te kunnen voeren. Dat is ook een reden om te gaan verhuizen naar een nieuw pand, maar dat vindt over zeven jaar plaats. Het is lastig om nu al na te gaan hoe de werkomgeving er dan uit moet komen te zien, daar speelt wendbaarheid een grote rol.
Geen vraag maar een eis
Welke actuele uitdagingen houden jullie je mee bezig? En liggen er op de inrichting van de werkomgeving?
Over zeven jaar verhuizen we naar het nieuwe pand, de Hoftoren. Daar zijn meer werkplekken en is meer ruimte. Het lastige is dat we niet weten wat er de komende jaren op ons afkomt en wat er gaat veranderen in de toekomstige werkomgeving. Een trend die we dan wel zien is dat de veiligheidseisen vanuit EU en NATO steeds hoger worden. Het is dan ook niet meer een vraag maar een eis. Dat betekent dat we daaraan moeten voldoen en moeten nadenken over hoe die werkomgeving eruit moet komen te zien. Eén van de gevolgen is dat we daardoor nog meer op kantoor moeten werken.
Fijn en veilig werken
Welke kansen zie je?
Voor ons biedt het nieuwe, toekomstige pand meer flexibiliteit. Er moeten verschillende type ruimtes aanwezig zijn zodat mensen beter en fijner hun werk kunnen doen, maar ook veilig. Wanneer er bijvoorbeeld crisis is, is het vaak noodzakelijk om met verschillende teams samen te komen. Daarvoor moeten er meer ruimtes beschikbaar zijn om op een veilige manier met elkaar te kunnen samenwerken.
Hoe zou je de werkomgeving van de toekomst omschrijven?
Onze toekomstige werkomgeving zal ons meer flexibiliteit en ruimte bieden om ons werk prettiger en veiliger uit te voeren. De uitdaging zal blijven om dit op dit moment zo goed mogelijk in te richten, ook rekening houdend met kostenefficiëntie. Bij ons is het vooral belangrijk dat we rekening houden dat er meer mensen op kantoor moeten gaan werken, vooral in vertrouwelijk opzicht. Ondanks alle beveiligingseisen, willen we tegelijkertijd ook geen bunker worden. We hebben ook een publieksfunctie en het gebouw moet ook toegankelijk blijven. Het zal eerst een uitdaging zijn, maar ik kijk uit naar de mogelijkheden van het nieuwe pand.
