Constructief samenwerken in complex herhuisvestingstraject
Zorginstituut Nederland (ZIN) ging van 8 naar 4 verdiepingen én een nieuwe manier van werken voor de ongeveer 400 medewerkers. Hoe pak je dat aan? Smart WorkPlace partner Aestate ging met ZIN de uitdaging aan.
Er ging een gecompliceerd proces aan vooraf door wisseling van de wacht en een bouwtraject dat niet altijd op rolletjes verliep. Marloes Nobel, algemeen manager bedrijfsdiensten ZIN, vertelt in een interview over de kracht van deze samenwerking.
Een ruime lichte hal met open uitstraling en diverse overlegplekken bij de entree. Fris en modern ingericht. Locatie: Zorginstituut Nederland in Diemen. De trappen naar boven doen al even ruim aan, net als de eerste verdieping. Een open koffiepunt met leestafel en zithoeken. Grappig zijn de met handschrift aangegeven ruimtenummers. “Ja leuk hè, net als de geschreven recepten van artsen”, vertelt Marloes. De spreekkamers zijn transparant met veel glas en elke kamer in een eigen thema. “Iedereen is echt blij met de nieuwe werkomgeving. En daar ging het ons ook om” aldus Marloes.
Nieuwe manier van werken
Het herhuisvestingstraject liep al een tijd voordat Aestate zich in mei 2018 aansloot. Het ontwerp en de voorbereidingsfase waren afgerond. De keuze om in Diemen te blijven was gemaakt. Wat overbleef was een grondige renovatie van de 4 verdiepingen waar ZIN zich zou vestigen. “Voordat het zo ver was, moesten we eerst inkrimpen. Met 400 medewerkers gingen we van 8 naar 4 kleinere verdiepingen. Dit betekende een enorme afname in werkplekken. We gaven alle medewerkers een laptop en mobiel zodat ze flexibel konden werken. Dit was in eerste instantie voor iedereen even wennen, maar bleek later een goede voorbereiding op het Tijd-, Plaats- en Apparaatonafhankelijk Werken (TPAW).”
Marloes: “Voor de uitvraag van ons huisvestingsproject waren twee zaken van groot belang: samenwerken van verhuizen/verbouwen in duovorm en partners met gevoel voor de cultuur in een organisatie. De klik met Ronny Borgsteede en Karin Bosman van Aestate was er direct. Ronny richtte zich als senior projectmanager op het bouwproces en Karin op het coördineren van de verhuizingen en het begeleiden van de medewerkers naar de nieuwe manier van werken. Gewenste opleverdatum: september 2018.”
Samenwerking
Het bouwproces kende flinke tegenslagen. Ronny en ik vormden daarin een sterk team waarin we elkaar goed aanvulden. Hij in procesmanagement, ik vanuit de inhoud voor ZIN. De verbouwing was een turn-key overeenkomst: de volledige verantwoordelijk lag bij de verhuurder van het pand, opdrachtgever van de aannemer. Dit maakt je als opdrachtgever afhankelijk als het proces niet loopt zoals gewenst. Ronny vervulde een strategische sleutelrol in de contacten tussen pandeigenaar, aannemer, Raad van Bestuur ZIN en de medewerkers. Samen zorgden we dat beslissingen snel genomen werden zodat gestagneerde processen door konden gaan. Helaas bleek dat we toch de opleverdatum uit moesten stellen naar december 2018.
Gebruikerscommunicatie
Ze vervolgt: “Karin startte vanaf het begin met het opzetten van communicatie naar de medewerkers. Zij pakte daarmee direct haar rol als vertegenwoordiger van de gebruikers. En dat deed ze uitstekend. Samen met de afdeling communicatie kwam er een nieuwsbrief, een speciaal mailadres voor vragen en praatte Karin de organisatie bij in het maandelijkse overlegmoment. Ze was aanspreekpunt naar de stuurgroep, de raad van bestuur en onderhield nauw contact met de OR. Karin fungeerde al snel een spilfunctie tussen alle partijen die bij de herhuisvesting betrokken waren. Haar kracht was de mensgerichte aanpak. Elke gebruikersvraag was relevant, ook al werd de mailbox overspoeld met vragen. Mensen voelden zich gehoord. Karin wist wat voor hen belangrijk was en creëerde direct draagvlak. Dit kwam tot uiting bij moeilijke beslissingen en mededelingen over uitstel van inhuizing naar de definitieve omgeving. Door het werkplekkenspel, TPAW-borrels en medewerkers zelf verantwoordelijk voor hun werkomgeving te maken, slaagde Karin erin TPAW met succes te introduceren.”
Missie geslaagd
Marloes: “Helaas was ook oplevering in december 2018 een proces met knelpunten. De aannemer stapte er 2 weken voor inhuizing uit. Daardoor moesten we behoorlijk aanpoten om op 7 januari de verdiepingen daadwerkelijk te betrekken. Bijzonder hoe we met het hele projectteam de schouders eronder hebben gezet. Iedereen, van helpdeskmedewerker tot manager werkte op zijn of haar manier mee. Van de grote lijnen tot de kleinste details. Door goede voorbereiding en begeleiding van TPAW en nazorg voor de laatste bouwtechnische punten, waren de medewerkers tevreden met hun nieuwe werkomgeving. Even wennen, dat wel, maar ook hier was Karin er letterlijk voor de gebruikers.”
Aan het eind van het interview kijkt Marloes tevreden terug op de samenwerking met Aestate: “Aestate heeft een grote bijdrage geleverd aan een extreem ingewikkeld project. Door continu scherp te zijn en het op juiste wijze behartigen van de rechten en wensen van gebruikers. Een uitdaging waarbij Karin en Ronny de onderliggende vraag hebben ontrafeld en steeds oplossingen vonden. Ik heb genoten van onze energieke, intensieve en constructieve samenwerking en ben blij met de goede afloop!”.
Foto boven: Openwerkruimte.
Foto midden: Overlegruimte.
Foto onder: Koffiecorner.
Credits: Inge Kooiman Fotografie.
