Hoe overleef ik een kantoortuin?
Op 17 oktober organiseerde Smart WorkPlace partner Humanscale in Pakhuis De Zwijger het event ‘Beyond Agile Working’. Japke-d. Bouma, columniste bij NRC Handelsblad, gaf er enkele hilarische tips.
Japke-d. Bouma, door Henk Smit van Humanscale aangekondigd als goeroe, rockstar en kantooramazone – omdat ze zichzelf voor de grap zo noemt op LinkedIn – vond het bijzonder dat ze in een gezelschap van kantoorinrichters mocht gaan vertellen hoe ongelooflijk slecht veel kantoortuinen zijn ingericht. “Want de kantoren waar we dagelijks naartoe gaan, zijn vaak totaal ongeschikt om er te werken. Als je namelijk echt iets af wilt hebben, is kantoor de laatste plaats waar je moet zijn.”
Dat komt, zo vertelde Japke, en we moesten haar de ‘vrijpostige metafoor maar vergeven’, omdat ‘ons brein nogal een sletje is’. “Ons brein heeft namelijk voortdurend honger heeft naar nieuwe informatie en is daarom steeds op zoek is naar afleiding.” En die is in de meeste kantoortuinen in ruime mate voorhanden. Geschat wordt dat een medewerker in een kantoortuin gemiddeld 240 keer per dag wordt afgeleid. “Zeg dat het elke keer ongeveer een halve minuut kost om weer in je concentratie te komen, en dat is nog weinig, dan ben je elke dag dus twee uur per dag aan het verspillen met afgeleid worden. Twee uur per dag!” Werken in een kantoortuin is daarom volgens Japke “de hel” en het stimuleert volgens haar zeker niet de creativiteit.
Ook bij de redenering dat kantoortuinen goedkoper zijn zette ze vraagtekens. Ze sprak er ooit met psycholoog Mark Tigchelaar over en hij gelooft dat eerder het tegengestelde waar is, onder meer door de afgenomen concentratie en het toegenomen ziekteverzuim in veel kantoortuinen.
Japke hield daarom een pleidooi om te stoppen met kantoortuinen om zo te voorkomen dat iedereen een burn-out krijgt. Ze had daarbij een aantal tips – vaak met een knipoog – voor werkgevers en werknemers.
Tips voor werkgevers
Tip 1: Zet minder mensen in een ruimte.
Japke haalde daarbij Wim Pullen aan, die na onderzoek kwam tot een maximum van acht personen in een ruimte.
Tip 2: Laat je mensen hun mond houden.
Dit moet een werkgever opleggen, aldus Japke, want als mensen het onderling moeten regelen gebeurt het niet. Ze haalde voorbeelden aan van stiltezones (ABN AMRO) en stilte-uren (uitgeverij). Het belangrijkste was echter het besef dat ongestoorde uren zo kostbaar zijn dat ze de norm moeten zijn.
Tip 3: Laat mensen alleen naar kantoor komen als ze er iets te zoeken hebben.
Nu zijn kantoortuinen volgens Japke te vaak sociale werkplaatsen met bezigheidstherapie. Voor managers die medewerkers altijd in de buurt willen hebben om ze te kunnen controleren had ze als boodschap: geef vertrouwen, dan krijg je vertrouwen terug.
Tip 4: Investeer in geluiddemping.
Tip 5: Stop met vergaderen.
Dit werkt volgens Japke concentratieverhogend. Bovendien kost het klauwen met geld, volgens haar. “Er zijn – zo is wetenschappelijk bewezen – betere manieren om te overleggen en om ideeën te genereren.” Ze wees echter ook op een nadeel: “Als je stopt met vergaderen ben je helaas wel al om 1 uur ’s middags klaar met je werk.”
Tips voor werknemers
Maar werknemers kunnen natuurlijk ook veel doen om gezonder te worden en te blijven op kantoor, betoogde Japke.
Tip 1: Verander de naam ‘Het Nieuwe Werken’ in ‘Het Oude Werken’.
“Als je iets oud en passé noemt is het er namelijk snel mee gedaan, want werkgevers willen altijd achter de laatste managementhypes aan hollen.”
Tip 2: Spoel je telefoon door het toilet.
Dat is de grootste bron van afleiding.
Tip 3: Ga op woensdag en vrijdag op kantoor werken.
De reden, aldus Japke: “Er is dan helemaal niemand.” En de kinderen dan? Ook daar had Japke een oplossing voor: “Regel een leuke student of studente als oppas.”
Tip 4: Win de Staatsloterij.
“Het voordeel is dat je dan je eigen tijd kunt indelen. Ik snap dus niet waarom niet veel meer mensen dat doen.”
Tip 5: Koop oordopjes tegen het jargon.
Volgens Japke leidt jargon er namelijk toe dat energie uit medewerkers wegvloeit en dat werkgeluk wordt bedorven. Haar stelling is: “Als een medewerker jargon hoort, gaan zijn hersenen uit.” Ze gaf enkele hilarische voorbeelden zoals ‘kwaliteitskaders inregelen’, ‘samen sturen op publieke waarden’ en ‘je rol pakken’.
Tip 6: Neem rust.
Japke legde daarbij uit dat een boek lezen, je telefoon checken, een sudoku maken, een podcast luisteren en zelfs mediteren geen rust nemen is, omdat je je hoofd en hersenen toch ergens op moet richten. Echte rust is alleen staren, dagdromen of niets doen, aldus Japke. Ze vatte het vervolgens treffend samen onder het motto ‘wees eens vaker een ouwe zak’.
Tip 7: Ga wandelen.
Deze laatste was volgens Japke ‘de koning onder de tips’. Ze adviseerde daarom om het elke dag te doen. “Ook als je geen tijd hebt of als het regent. Juist dan!”. Dit wandelen kan ook op kantoor. Japke gaf daarbij nog een handzame tip: “ga rondwandelen op kantoor met een dikke dossiermap met verschillende kleuren post-its onder je arm. Dan denken anderen dat je belangrijk bent.”
Na deze tips sloot Japke haar bijdrage af met de dringende oproep aan werkgevers om geen kantoortuinen meer in stand te houden en aan werknemers om niet meer naar de kantoortuinen te gaan. “Werknemers willen respect en een werkplek waar ze zich thuis voelen. Op het moment dat je als werkgever een onpersoonlijke werkplek aanbiedt, krijg je ook onpersoonlijk werk. En ik durf te wedden dat als we de flexplek afschaffen het aantal burn-outs als sneeuw voor de zon zal verdwijnen.”
Zie kantoor in plaats daarvan als een gezellige plek waar je af en toe collega’s ontmoet, als een café, betoogde Japke. “Een kantoor als café levert bovendien aanzienlijke besparingen op.”
En werken dan? “Dat doe je maar thuis”, aldus Japke.
