Is locatie hét criterium bij het zoeken naar een nieuw kantoor om te huren? Verandert COVID-19 hier wat in? Richard Fikse van Smart WorkPlace partner HEVO schreef er onderstaand artikel over.
Waarom eigenlijk een kantoor?
Het lijkt een simpele vraag, maar de zoektocht start wel met waarom een kantoor nodig is. De verwachting is niet dat zodra COVID-19 voorbij is iedereen weer op kantoor zal werken zoals in de oude situatie. Veel typen overleggen kunnen net zo goed digitaal en thuiswerken gaat de meesten prima af. Kantoren zullen voornamelijk gebruikt worden voor elkaar ontmoeten en daarnaast voor geconcentreerd werken. Werk dat thuis gedaan kan worden, zal ook meer thuis plaatsvinden, zoals HEVO eerder beschreef in het artikel ‘het kantoor: nu en post-corona’. Dat kan dus aanleiding geven tot herindeling van bestaande huisvesting, of tot een zoektocht naar een ander kantoor.
Door beantwoording van de ‘waarom-vraag’ ontstaat een bondige visie met de doelen die het kantoor moet bereiken. Daarbij hoort ook de discussie of het wel één kantoor moet zijn, of dat juist meerdere kleinere kantoren interessant zijn. Moeten het geheel eigen kantoren zijn, of is een kernmetrage denkbaar waarbij delen met andere eindgebruikers mogelijk is?
Als duidelijk is waarom een kantoor nodig is en welke activiteiten er gaan plaatsvinden kan er gerekend worden met een oppervlaktebehoeftemodel om inzichtelijk te krijgen hoe groot het kantoor moet zijn. Het model is een snelle doorrekening op basis van medewerkers, bezettingsgraden, werkstijlen en activiteiten. Een doorrekening van bandbreedtes in ambitieniveaus van hoog, midden en laag geeft meteen inzicht in de (exploitatie)kostenrange.
Erken dat goed, schaars goed is
De huidige ontwikkelingen die leiden tot ‘de toekomst van kantoren’ kunnen op de langere termijn zomaar betekenen dat er meer leegstand komt en daarmee meer te kiezen valt. Maar toch, zit het ideale kantoorgebouw er dan bij? Als het erop aan komt wil iedere kantoorgebruiker een modern, up-to-date duurzaam kantoorgebouw op een OV-knooppunt met veel parkeerplaatsen voor een lage prijs. Hoewel dat bij een groter aanbod iets meer benaderbaar wordt, zullen altijd concessies gedaan moeten worden. Prioriteer daarom uw wensen, zodat weloverwogen een keuze gemaakt kan worden. HEVO hanteert hier een uitgebreid model voor, waarin naast locatiecriteria, ook gebouw, functionaliteit en de typering van de organisatie zelf aan bod komen.
Een longlist van beschikbare kantoren wordt hieraan gestaafd.
Moet het per se nu meteen?
De vraag is of de beschikbare opties kunnen leiden tot het gewenste resultaat. Het leegstandsniveau is sinds begin 2020 nog nooit zo laag geweest. Of er nu een gebouw(deel) beschikbaar is dat na aanpassing van het interieur voldoende aansluit bij de wensen vereist onderzoek. Het (laten) ontwikkelen van een nieuw gebouw of een bestaand gebouw herontwikkelen duurt een stuk langer dan het aanhuren van bestaande ruimte, maar kan het wachten wel waard zijn. Het herontwikkelen kan overgelaten worden aan een risicodragende partij die ook een financier/belegger vindt, zodat de bouw- en ontwikkelingskosten niet door u als huurder gedragen hoeven te worden. Door deze optie mee te nemen zijn er veel meer mogelijkheden dan de bestaande courante kantorenvoorraad.
Is het plaatje zoals het lijkt?
Bij aanhuur van kantoorruimte zijn vaak huurkortingen of bijdragen van de verhuurder aan een inbouwpakket mogelijk. Deze kunnen een behoorlijke impact hebben op het totale kostenplaatje. Wat er uit is te halen, blijkt meestal pas als je serieus in gesprek bent met een aanbieder of verhuurder. Afspraken als het niet hoeven te verwijderen van het interieur of het niet herstellen van wijzigingen bij einde huurovereenkomst kunnen bijvoorbeeld financieel voordelig uitpakken. Het aanpassen van het interieur en pas huur betalen bij afronding heeft een nog grotere impact. Houd daarom altijd meerdere opties open tot het definitieve besluit. HEVO hanteert een exploitatiemodel waarin alle typen kosten over de looptijd van de overeenkomst naast elkaar gezet kunnen worden. Hierdoor is in één overzicht inzichtelijk wat de financiële consequenties zijn van het totale afsprakenkader.
