Rol workplace manager essentieel bij huisvesting
Een gebouw valt of staat met de rol die de workplace manager daarbinnen speelt. Dat is de overtuiging van Cees van der Spek, docent bij de Basisopleiding workplace management
Cees van der Spek is verantwoordelijk voor alle interne en externe relaties binnen de duurzame gebouwontwikkelaar EDGE en focust zich daarbij vooral op toekomstige klanten, huurders en partners. Daarnaast vertegenwoordigt Van der Spek EDGE in netwerken rond items als groen, gezondheid, technologie en design zoals het Urban Land Institute, CoreNet en het World Economic Forum. “Op die manier wil ik enerzijds intern een kennisbaken zijn en anderzijds het verhaal van EDGE extern vertellen, een bedrijf dat een gebouw meer ziet als een product dan als een gebouw voor een finale klant.”
Als hij kijkt naar werkplekken ziet Van der Spek dat zowel huidige als toekomstige klanten van EDGE momenteel op de rem trappen. “Eigenlijk is iedere organisatie bezig om een werkplekconcept te maken voor de komende jaren, maar weet de workplace manager vaak nog niet wat hij moet doen. Ook omdat nog niet bepaald is wie en waarom thuis of juist op kantoor werkt. Wel zie ik een paar trends. Zo grijpen rond de werkplek de onderwerpen duurzaamheid – en daarbinnen het streven naar CO2-neutraal – en gezondheid steeds meer in elkaar. Een andere trend is de vraag naar kwalitatief betere kantoren, inclusief goede ventilatie, maar wel met minder vierkante meters. We zien ook dat die kantoren gelijk vol zitten. Vaak zijn de klanten overigens wel bedrijven die al voor corona met deze thema’s bezig waren.”
Van der Spek is er verbaasd over dat sommige organisaties tegen hun medewerkers zeggen dat niemand meer dan twee of drie dagen naar kantoor mag komen. “Je kunt namelijk niet een bedrijf waar zoveel uiteenlopende individuen werken over één kam scheren. De uitdaging voor organisaties en voor de workplace manager wordt daarom om op maat werkplekken op kantoor te maken voor verschillende soorten medewerkers en ze toch nog met elkaar te laten samenwerken en ze de cultuur van de organisatie laten opsnuiven.”
Van der Spek ziet ook dat daar waar aanvankelijk het vooral de CFO was die op dit gebied beslissingen nam, de laatste maanden de rol van HR en IT steeds belangrijker wordt. “Dat komt omdat er nu steeds meer gemeten, gemonitord en geanalyseerd moet worden. Er is een duidelijk groeiende behoefte aan meer smart data, onder meer rond bezetting: organisaties willen minder meters, de piekmomenten eruit halen en weten wat er in hun gebouw gebeurt.”
Voor de Basisopleiding workplace management werd aan Van der Spek gevraagd om in de huid te kruipen van een kantoorgebruiker en om tips te geven hoe zo’n gebruiker het kantoor het beste kan gebruiken. “In mijn module Werklocaties & Mobiliteit behandel ik daarom onder meer hoe het proces en het beslistraject verloopt bij organisaties die ervoor kiezen om binnen hun kantoor te kiezen voor een ander type werkplek. En hoe organisaties omgaan met hun huisvestingsuitdagingen. Je hebt het dan bijvoorbeeld over de keuze tussen een herontwikkeling van het huidige gebouw en de keuze voor een ander gebouw. Maar ook over de vraag welke partijen je moet hebben uit de markt om deze vragen te beantwoorden en om intern binnen je organisatie het verhaal te kunnen vertellen.”
In zijn module besteedt Van der Spek zowel aandacht aan de employer journey als aan de employee journey. “Je hebt namelijk aan de ene kant de beslissers over de keuze van een bepaald werkplekconcept en aan de andere kant de groep waarvoor ze die beslissing nemen, de medewerkers die in het gebouw werken.” Ook heeft hij aandacht voor het aantrekken c.q. behouden van talenten binnen een organisatie en de rol die huisvesting daarbij kan spelen.
Daar waar drie jaar geleden er nog geen workplace experts waren nu elk gerenommeerd bedrijf wel een of meerdere medewerkers in dienst heeft die zich bezighouden met de werkplek. “Daarbij merk je dat workplace management niet alleen draait om hoe deel ik mijn gebouw in en waar zet ik mijn mensen neer. Het draait ook om alles rond facility management en om vragen als hoe werk ik gedurende de dag op mijn kantoor. Een medewerker gebruikt namelijk meerdere plekken en dus moet een workplace manager goed weten hoeveel plekken hij heeft en voor wie ze beschikbaar zijn. En of ze wel of niet gebruikt worden en of hij misschien meer of minder van een bepaald type werkplek moet hebben. Het betekent dat hij ook moet kijken hoe hij zijn werkplekken en zijn vloerindeling flexibel maakt. Ook moet hij nadenken over de techniek en de technologie die van de werkplek een goede, veilige en gezonde werkplek maakt. Het draait kortom om vier zaken: de gezondheid op de werkplek, het design op de werkplek, de duurzaamheid van de werkplek en de technologie van de werkplek.”
Een workplace manager is daarom volgens Van der Spek essentieel geworden bij nieuwe huisvesting c.q. voor het juiste antwoord van een organisatie op de vraag hoe hij zijn huisvesting moet inrichten voor zijn medewerkers. “Pas nu zijn we ons gaan realiseren dat een gebouw valt of staat met de rol die de workplace manager daarbinnen speelt. Want uiteindelijk bepaalt hij met die inrichting dat de medewerkers van een organisatie het op kantoor naar hun zin hebben. En dat is belangrijk om zo ook post-corona een cultuur vast te houden en het samen werken, creatief zijn en het elkaar inspireren te faciliteren. Zelf hebben we bij EDGE ondervonden dat uiteindelijk het resultaat van werken op kantoor echter hoger, beter en groter is dan bij thuiswerken.”
Dit najaar staan er twee edities van de Basisopleiding workplace management op het programma. Hoofddocent van de opleiding is Jan Gerard Hoendervanger. Opgeven voor de Basisopleiding workplace management kan hier. De Basisopleiding workplace management wordt indien het is toegestaan op inspirerende locaties gegeven.
