Vergaderruimte voor individueel werk, kantine als sociale plek
Hoe kom je tot een kantoor dat zowel managers als werknemers wensen? Dat licht Measuremen toe in ‘Pre vs. Post Covid deep dive 2.0: Een vergaderruimte als plek voor individueel werk, en de kantine als sociale plek’.
In ons vorige onderzoeksartikel: Het kantoor wordt geen sociaal clubhuis, integendeel zelfs, vonden we resultaten die we niet hadden verwacht. Terwijl de meeste mensen dachten dat het kantoor een sociaal clubhuis aan het worden was, ontdekten we dat er Post-Covid juist minder vergaderingen plaatsvonden op kantoor. De bezetting van vergaderruimtes nam niet toe in vergelijking tot werkplekken, en het analyseren van de activiteiten in de vergaderruimtes en werkplekken toonde aan dat er juist minder vergaderingen plaatsvonden in deze ruimtes. Vergaderingen in de aldus ontworpen ruimtes en werkplekken werden vervangen door meer individuele activiteiten zoals videoconferenties, bellen of lezen. Het lijkt erop dat mensen vaker op zoek zijn naar een vergaderruimte waar ze hun individuele (hybride) werk kunnen doen.
Zoals we in het vorige artikel ook al aangeven, is deze analyse echter nogal vereenvoudigd. We hebben alle werkdagen (maandag-vrijdag) en alle soorten vergaderruimtes gegroepeerd. Er zijn veel verschillende vergaderruimtes, van gesloten vergaderruimtes, tot booths en kantines. De meest gebruikelijke faciliteiten die we voor de analyses hebben gebruikt, zijn gedefinieerd in tabel 1. In dit artikel zullen we dieper ingaan op de verschillende aspecten van deze werkplekken en geven we mogelijke oplossingen voor een kantoor dat werknemers en managers wensen.
Tabel 1. Definities van de meest voorkomende soorten vergaderfaciliteiten.
Ter herinnering: we hebben 20 post-COVID-studies uit 2022 in Europa opgenomen en deze vergeleken met 128 pre-COVID-studies. In totaal observeerden we 12.979 werkplekken en 2.889 vergaderruimtes Post-COVID, vergeleken met 93.434 werkplekken en 18.391 vergaderruimtes Pre-COVID. De verdeling van de verschillende soorten vergaderruimtes was relatief gelijk Pre- versus Post-Covid. Vergaderruimtes maakten 43% uit van de vergaderfaciliteiten Pre-Covid versus 37% Post-Covid. Vergadertafels 18% (Post-Covid 16%). Break-out ruimtes 19% (Post-Covid 26%), Booths 15% (Post-Covid 16%), en Kantines 3% versus 4% Post-Covid.
De bezetting over de weekdagen
Wanneer we dieper ingaan op de bezettingsgraad over de verschillende weekdagen, zien we een lagere bezetting Post-Covid vergeleken met Pre-Covid, wat geen verrassing is. Opvallend is echter de grotere dip, vooral op vrijdag, woensdag en maandag. De behoefte om dicht bij het weekend thuis te blijven is na corona groter geworden. Een dag thuisblijven in het midden van de werkweek op woensdag draagt daar nog aan bij. Pre-Covid zagen we dit “Vliegende vogel patroon” (zie figuur 1), zoals onze CEO Vincent le Noble het vaak noemt. Vooral in onze studies in Nederland. Maar onze data laat zien dat het vogel patroon na Covid nog sterker geworden.
Figuur 1. Werkplek- en vergaderruimte bezetting op weekdagen.
De bezetting over verschillende vergaderruimtes
In ons vorige onderzoeksartikel zagen we andere werkactiviteiten in het algemeen, maar ook een lagere bezetting van vergaderruimtes. We zagen minder sociale interacties en meer individueel werk in de vergaderruimtes. Het is echter te verwachten dat dit effect verschilt per type vergaderruimte. En inderdaad, figuur 1 laat een aantal interessante verschillen zien. Terwijl de bezetting in de meeste faciliteiten gehalveerd is, laten sommige faciliteiten lagere dalingen zien. Kantines, vergadertafels, en vergaderruimtes zijn nu relatief meer bezet dan eerder.
Figuur 2. Totale bezetting over de vergaderfaciliteiten Pre-Covid versus Post-Covid.
Wanneer we kijken naar de bezetting over de dag, zoals weergegeven in figuur 2, zien we dat mensen nu relatief langer gebruik maken van de kantines tijdens de pauzes, waardoor de bezetting in het algemeen ook hoger is. Dit hogere gebruik van de kantine wordt gecompenseerd door een verrassend lager gebruik in de break-out ruimtes.
Figuur 3. Bezettingsgraad over de dag tussen verschillende typen vergaderfaciliteiten. De gegevens zijn om betrouwbaarheidsredenen tussen 09:00-17:00 uur afgesneden.
Activiteiten in soorten vergaderruimtes
In ons vorige artikel zagen we een aanzienlijke daling van het aantal overleggen. Maar als we dieper duiken in de activiteiten per vergaderruimte zien we in figuur 3 verschillende ruimte-afhankelijke veranderingen. Een opvallende verandering is de toename van het aantal overleggen in de kantine. In de break-out ruimtes zien we een afname van het aantal overleggen, maar een toename van “diverse” activiteiten, zoals eten of telefoneren.
Anderzijds worden de meer gesloten faciliteiten, zoals vergaderruimtes en booths, nu vaker gebruikt om te bellen en voor mobiel computerwerk. Bovendien zien we in bijna alle vergaderfaciliteiten een toename van videoconferenties, maar ironisch genoeg niet in conferentiekamers.
Figuur 4. Activiteiten in verschillende vergaderruimtes Pre- versus Post-Covid.
Discussie
In ons eerste onderzoeksartikel betogen we dat het kantoor geen sociaal clubhuis aan het worden is. Op het eerste gezicht lijkt deze studie dat tegen te spreken, door een hoger (relatief) gebruik van de kantine te laten zien. Maar kantines zijn slechts goed voor 3% van alle vergaderruimtes. Bovendien is er alleen in kantines een grote toename van het aantal overleggen tussen mensen. Bij veel andere voorzieningen zien we juist een daling. Over het geheel genomen is er dus nog steeds sprake van een afname van overleggen op kantoor. Toch zou de interessante toename van het kantinegebruik kunnen impliceren dat werknemers wel meer sociale tijd willen, maar dit vooral tijdens de pauzes doen. Een gezamenlijke pauze in de kantine is nu misschien de beste optie voor hen om te socializen en samen plezier te maken. Het kan zijn dat een gebrek aan sociale vaardigheden als gevolg van een langdurig isolement ertoe heeft geleid dat werknemers sociaal contact tijdens de pauze in de kantine gemakkelijker vinden dan op andere locaties. Een andere reden zou kunnen zijn dat werknemers zich nu meer op hun gemak voelen bij het nemen van langere pauzes omdat zij meer flexibiliteit/eigenaarschap ervaren over hun werktijden.
Het feit dat de kantines steeds meer worden gebruikt voor sociale interactie, zou erop kunnen wijzen dat mensen vooral naar kantoor gaan voor niet-werkgerelateerde sociale contacten. Break-out ruimtes en vergaderruimtes worden meer geassocieerd met werkgerelateerde sociale interacties, die niet zijn toegenomen na de komst van de Covid. Om privacyredenen meten wij niet of de “overleggen” die mensen hebben al dan niet werkgerelateerd zijn. Maar gezien de hogere bezettingsgraad en het langere gebruik van de kantines, lijkt het erop dat mensen eerder op zoek zijn naar een gemeenschapsgevoel, en plezier maken met collega’s, wat de werkfaciliteiten niet lijken te bieden. Bovendien is samen lunchen een gemakkelijke gelegenheid om samen te komen, te socializen en een gemeenschapsgevoel te versterken.
Aan de andere kant zien we dat werknemers tijdens werktijd vergaderfaciliteiten gebruiken voor mobiel computerwerk, videoconferenties en individueel bellen. Het is duidelijk hoe de hybride manier van werken ook een sterk effect heeft op het werk op kantoor. In plaats van veel fysieke overleggen te houden in de vergaderruimtes, gebruiken mensen deze nu voor hun digitale overleggen; alleen op hun laptop of op hun telefoon. Maar verrassend genoeg heeft dit de bezetting van de booths niet doen toenemen. Het lijkt erop dat wanneer er ruimte beschikbaar is (door een lage bezettingsgraad), mensen liever grotere ruimtes gebruiken voor hun overleggen.
Weekdagen
De lagere bezetting Post-Covid ten opzichte van Pre-Covid komt extra naar voren op vrijdag, maandag, en een beetje op woensdag. Thuiswerken vlak voor het weekend kan een extra teken zijn dat mensen nog niet de sterke drang of het vertrouwen voelen om op kantoor te socializen. Hoewel veel bedrijven bekend staan om hun ontspannen en sociale vrijdag(middag) op kantoor, zoals “casual Friday” of de Nederlandse “Vrijmibo” (vrijdagmiddagborrel). Veel mensen brengen deze “ontspannen” dag nu eerder thuis door.
Algemene conclusies
Over het geheel genomen gebruiken mensen het kantoor tijdens werktijd niet als sociaal clubhuis, maar gebruiken zij de vergaderfaciliteiten voor individueel bellen en videoconferencing. Tijdens de pauzes wordt dit echter gecompenseerd door een hogere bezettingsgraad, langere pauzes en meer sociale interactie in de kantines. Het lijkt erop dat mensen verlangen naar meer ongedwongen sociale interacties en daardoor bouwen aan een gevoel van gemeenschap en saamhorigheid. Buiten de lunchpauze zien we geen enorme toename van samenwerking. Hybride werken zelf zou kunnen voorkomen dat het kantoor een sociaal clubhuis wordt. Ten eerste zorgt het voor een lagere bezettingsgraad, waardoor het voor de mensen die er wel zijn moeilijker wordt om te socializen. En ten tweede zorgen de mensen die op afstand werken ervoor dat de mensen op kantoor gebonden zijn aan hun apparaten met hybride vergaderingen en telefoongesprekken.
Beperkingen
Onze gegevens bestonden slechts uit 20 Post-Covid studies en geven dus een troebel inzicht in wat er echt aan de hand is. Niettemin is een goed teken van de validiteit van de gegevens de overeenkomst in de verdeling van de types vergaderruimtes Pre-Covid en Post-Covid. Echter is het zeer waarschijnlijk dat organisatorische verschillen zoals bedrijfstak, plattegrond en “terugkeer naar het kantoor beleid” sterk van invloed zijn op de manier waarop het kantoor nu wordt gebruikt. De samengevoegde gegevens die je hier ziet, weerspiegelen misschien daarom niet je eigen werkplek. Als je voor de uitdaging staat om je eigen werkplek te beheren, adviseren wij om je te richten op je eigen organisatie en je eigen werkplek gegevens te verzamelen. Door inzicht te krijgen in de bezetting, werkplek gedrag en behoeften van medewerkers, kan je datagestuurde beslissingen nemen die je helpen de werkplek te realiseren die je voor ogen hebt. Wij zijn graag bereid je bij deze reis te ondersteunen door te meten wat je moet weten.
