Direct beschikbare middelen voor continue aanpassingen van werkomgeving
Gemeenten zouden direct middelen moeten hebben om zo nodig continue aanpassingen te kunnen doorvoeren in hun huisvesting en werkomgeving. Daarvoor sprak de eerste City Table van het platform GemeenteHuisvesting.
De deelnemers waren te gast in het vernieuwde Stadhuis van de gemeente Tilburg, waar ze voor aanvang van de discussie een rondleiding kregen van een trotse Ilse Schapendonk, programmamanager Werken in Verbinding bij de gemeente Tilburg.
Tijdens de discussie stelt Bram Brouwers van de gemeente Geldrop-Mierlo, dat gemeentelijke organisaties sneller ontwikkelen dan voorheen. En dat is verklaarbaar: “Vroeger kochten we een bureau of verbouwden ze een publiekshal en dat lieten we in verband met de afschrijvingstermijn vervolgens twintig jaar staan. Nu moeten we eigenlijk continu budget hebben om zaken te kunnen aanpassen, want de wereld verandert nog sneller dan we in de gaten hebben.” Vervolgens noemt hij nog een pijnpunt: “Organisaties zijn nog niet ingericht op dat continu aanpassen. Ook de besluitvormingsprocessen niet. Nu gaat het vaak via tijdelijke potjes en tijdelijke medewerkers, tussenrapportages en begrotingswijzigingen. Als je niet uitkijkt ben je op die manier al snel twee jaar verder. De gemeentelijke organisatie is kortom nog vaak te stroperig om goed te kunnen inspelen op de actualiteit.” Hij trekt vervolgens een fraaie parallel: “Mijn vader verbouwde vroeger elke twee jaar de publiekshal van zijn Rabobank-vestiging om zo zijn klanten beter te kunnen bedienen en om medewerkers sneller en efficiënter hun werk te laten doen. Doordat een gemeente dit vaak maar heel sporadisch doet speelt een gemeente niet goed in op actuele behoeften. Terwijl een gemeente net als een bank ook voor klanten werkt.”
Kredieten
Het brengt Ilse bij een opmerking over de kredieten: “Toen ik begon met mijn programma hadden we een investeringskrediet en een exploitatiekrediet. Inmiddels zitten we – zeker in de digitale wereld – in een situatie dat bijna alles een licentie of abonnement is. Je ziet het ook al in de fysieke wereld overigens. Bijvoorbeeld in de vorm van het leasen van een concentratiewerkplek. We gaan kortom naar een nieuwe systematiek toe terwijl we daar in de basis nog niet op zijn ingericht.”
Marco Dieleman van de gemeente Breda geeft een voorbeeld van een onderdeel waarbij de gemeente wel al de gewenste flexibiliteit heeft ingericht: “Bij het thuiswerkmeubilair werken we met een constructie waarbij de medewerker geen eigenaar is van het meubilair. Per maand kijken we via een dashboard wat nodig is. Een werkplek-as-a-service constructie in feite.” Ook Tilburg is daarmee bezig, vertelt Ilse: “We hebben een kiosk waarbij je spullen in bruikleen krijgt. Ondertussen is ook de afdeling Faciliteiten in ontwikkeling: ze hadden afzonderlijke teams voorzieningen en diensten. Bovendien gingen ze uit van aanschaf voor de eeuwigheid. Een situatie of behoefte kan echter veranderen. Dus moeten we leren daar minder star en meer flexibel in te zijn.” Ze maakt gelijk wel een kanttekening: “Dit betekent niet dat alles maar moet en kan. Een bepaalde standaardisatie met een aantal keuzes mag je wel aanbrengen.”
Anja de Bruijn van de gemeente Haarlem geeft aan te hebben genoten van de City Table en van de mooie rondleiding: “Ik voel me net een spons die alles in zich opneemt. Ik vind het heerlijk om de inzichten te horen en neem ze zeker meer naar Haarlem.” Ze geeft een concreet voorbeeld: “De laatste opmerking over het beschikbaar hebben van budgetten in de exploitatie in plaats van via een investeringsplan is uit de dagelijkse praktijk gegrepen. Ik heb onlangs in de organisatie aangegeven dat er meer direct beschikbare middelen in de exploitatie zouden moeten komen om directer en efficiënter aan de snel veranderende vraag te kunnen voldoen.”
City Table
De City Table is een initiatief van het kennisplatform GemeenteHuisvesting. Bij een City Table gaan professionals die zich bezighouden met de werkomgeving van gemeenten op bezoek bij een partner van GemeenteHuisvesting. Een City Table is een combinatie van een lunch, een sightseeing van de werkomgeving, een Round Table en netwerken met collega’s uit andere steden.
Deelnemers
Anja de Bruijn, afdelingsmanager Facilitaire Zaken bij de Gemeente Haarlem.
Bart In ’t Velt, adviseur huisvesting en welzijn bij de gemeente Utrecht.
Marco Dieleman, programmamanager Mijn Werkomgeving bij de gemeente Breda.
Bram Brouwers, teammanager realisatie bij de gemeente Geldrop-Mierlo.
Adrie Navis, adviseur facilitaire zaken en contractmanager bij De Connectie, een organisatie die de bedrijfsvoering verzorgt voor de gemeenten Arnhem, Rheden en Renkum.
Ilse Schapendonk, programmamanager Werken in Verbinding bij de gemeente Tilburg.
Moderator Wim Kooyman, directeur Smart WorkPlace.
Lees hier het complete verslag van de City Table.
