Hoe zien experts het kantoor van de toekomst?
Tijdens de CSU Innovatie Boost spraken Rabobank, CSU, Gemeente Utrecht en Workwire over het kantoor van de toekomst.
Het thema van de CSU Innovatie Boost 2024 is 'Let's Innovatie Together'. Aan tafel: Joosje Taminiau (branchemanager Kantoren bij CSU), Agnes ten Cate (verandermanager bij gemeente Utrecht), Edwin Berg (productowner workspace concepts bij Rabobank), Esther Roelofs (managing partner bij WorkWire) en Wim Kooyman (directeur Smart WorkPlace).
De uitdagingen
Het kantoor is na Covid 19 veel meer multifunctioneel. Naast de werkplek voor overleg- en concentratie-activiteiten is het kantoor een ontmoetingsplek en een plaats om elkaar te inspireren. Waar generaties elkaar inspireren en het kantoor als clubgebouw een verbinder is en bijdraagt aan de organisatiecultuur. In die multifunctionaliteit ligt de nieuwe kracht van het kantoor van de toekomst. Een omgeving waar mensen zich met elkaar verbonden voelen. Hoe kan facility management hierin een rol spelen en zorgen voor een uitnodigende werkplek die gastvrij en duurzaam is? Moeten we mensen verplichten om naar kantoor te komen of gaan we beter zorgen dat het voor hen de moeite waard is om er te zijn? Hierover gaat Wim Kooyman, directeur van Smart WorkPlace, in gesprek over de ervaringen en adviezen van diverse facilitair deskundigen van Rabobank, Workwire en gemeente Utrecht.
100% Flexibel
De eerste stelling van Wim Kooyman is: "Het kantoor van de toekomst kent geen vaste werkplekken, de inrichting moet 100% flexibel zijn." Edwin Berg geeft hier als eerste antwoord op: "Deze stelling heeft ons veel vragen opgeleverd de afgelopen periode. We wisten natuurlijk niet hoe de mensen na corona het kantoor gingen gebruiken, en wat de wensen daarvan waren. Wij zijn toe begonnen met het uitwerken van een 'Employee Journey'. Daaruit bleek dat mensen het nog steeds naar kantoor willen en een kantoor nodig hebben. Maar dat ze wel op zoek zijn naar een bepaalde flexibiliteit van het kantoor."
Om antwoord te geven op deze stelling is het volgens Edwin belangrijk om te kijken naar de behoefte van deze medewerkers. Want waar gebruiken ze de ruimtes nu voor? "We hebben toen pilots gedraaid waar we bepaalde ruimtes hebben vrijgegeven met bepaalde losse inrichtingselementen. Mensen kunnen dit dan zelf inrichten, dit werkt voor een groot deel wel, maar wanneer er dan een volgende groep er in gaat moet dit weer opnieuw gebeuren. Dat levert wel wat klachten op. Je ziet voornamelijk dat mensen graag elkaar willen ontmoeten. In ons kantoor in Utrecht, waar ongeveer 5 tot 6 duizend mensen terechtkunnen, dan zie je dat er ook een behoefte aan structuur is. Er zijn gebieden waar je een vaste inrichting hebt met je directe collega's en daarnaast zijn er gebieden waarvan je weet 'daar kan ik naartoe om anderen te ontmoeten'." Kortom dus, 100% flexibel is daarin volgens Edwin niet mogelijk.
Data voor een optimale werkplek
De tweede stelling is "Data garandeert een optimale werkplek voor de medewerker" met als nuance dat we het natuurlijk hebben over het kantoor van de toekomst, voegt Wim toe. Voor de Gemeente Utrecht valt wat betreft data nog een 'wereld te winnen' zegt Agnes. "We hebben vanuit de Gemeente Utrecht ontzettend veel data tot onze beschikking, maar de lastigheid is ook om al die verschillende data aan elkaar te knopen. Het gesprek is natuurlijk ook 'wat willen we ermee bereiken?' De gewenste uitkomst van het werken met al die data is niet geheel duidelijk." Wim vraagt hierbij of het in een perfecte wereld wel de juiste eindresultaten bereikt kunnen worden voor de medewerker. Agnes: "Ik sta daar niet zo zwart-wit in, de data gaat ongetwijfeld heel erg helpen bij het creeeren van de optimale werkplek, maar uiteindelijk gaat het over gedrag. Ik geloof dat je met de juiste data bepaald gedrag kan stimuleren, maar niet enkel met data."
Hier sluit Joosje Taminiau van CSU zich bij aan. "We gebruiken natuurlijk veel data bij onze schoonmaak, daar kan je ontzettend veel nuttige informatie uitputten. Toch denk ik dat in het kantoor dit ook voor een groot deel een menselijk proces zal blijven. Stel de data zegt '19 graden is de perfecte temperatuur voor je kantoor' mag je daar dan blind in vertrouwen? Ik denk dat er een belangrijke combinatie tussen deze nuances van technologie en menselijkheid nodig is."
Deze en nog meer stellingen worden uitgebreid besproken tijdens de CSU Innovatie Boost 2024. Bekijk de video hierboven of op YouTube.
