De onderschatte waarde van vergaderingen

1 min

 

De onderschatte waarde van vergaderingen

Vergaderingen zijn veel meer dan momenten van overleg: ze vormen een spiegel van de cultuur binnen jouw organisatie. In deze blogreeks kijken we met Tom Faas van Gfacility naar alles over gezond vergaderen.

Vergaderingen zijn de ruggengraat van een organisatie. Het zijn de momenten waarop ideeën ontstaan, strategieën worden bepaald en teams samenkomen om vooruitgang te boeken. Hoe goed of slecht vergaderingen verlopen, bepaalt vaak direct het succes van een project, een afdeling of zelfs de hele organisatie.

Maar vergaderingen zijn meer dan praktische bijeenkomsten; ze vormen een cruciaal meetpunt voor hoe effectief en toekomstgericht een organisatie is. Van de manier waarop beslissingen worden genomen tot de mate waarin samenwerking en innovatie worden gestimuleerd – vergaderingen geven inzicht in de kracht van een organisatie om resultaten te behalen en groei te versnellen. Door deze momenten te optimaliseren, kun je bedrijfssucces structureel vergroten.

1. Vergaderingen: de brandstof voor organisatieprestaties

Het belang van verbinding is een van de grootste redenen dat vergaderingen zo belangrijk maakt. Vergaderingen zijn de plekken waar verschillende afdelingen, rollen en expertise samenkomen. Het is hier dat ideeën de ruimte krijgen om te groeien en oplossingen worden gesmeed. Dit heeft een grote impact op groei: Effectieve vergaderingen zorgen voor betere besluitvorming, innovatie en het behalen van doelstellingen. In organisaties met een sterke vergadercultuur worden kansen sneller benut en obstakels efficiënter overwonnen. Daarnaast hebben vergaderingen een soort 'domino-effect' een succesvolle vergadering heeft namelijk impact op meer dan alleen het moment zelf. Het beïnvloedt motivatie, samenwerking en de snelheid waarmee doelen worden bereikt.

2. Het belang van een sterke vergadercultuur

Een sterke vergadercultuur zorgt er voor dat de collectieve intelligentie geactiveerd blijft. Vergaderingen zijn unieke momenten waarop de kennis en creativiteit van een groep samenvloeien. Hoe effectiever dit proces is, hoe groter de impact op de organisatie. Belangrijk hierbij is om een heldere structuur en soepele processen te behouden, vrij van afleidingen en stress. Dit leidt tot betere beslissingen en meer betrokkenheid. Een van de factoren die vergaderingen namelijk vaak als 'vervelend' ervaren laat worden is helaas een vaak niet kwantificeerbare factor, namelijk 'Flow'. Deze flow moet juist gezien worden als succesfactor: In vergaderingen waarin alles klopt – van voorbereiding tot uitvoering – zitten de teams in een flow. Dit verhoogt niet alleen de productiviteit, maar versterkt ook de samenwerking en het vertrouwen binnen de organisatie.

3. De valkuilen van een slechte vergadercultuur

Mentale ruis ontstaat wanneer onnodige complexiteit of stress rondom het organiseren van vergaderingen de energie van deelnemers wegzuigt, waardoor zij niet in staat zijn om optimaal te presteren. Daarnaast leiden rommelige processen, zoals een gebrek aan structuur of voorbereiding, tot tijdverspilling en frustratie, wat de efficiëntie verder belemmert.

4. De weg naar betekenisvolle vergaderingen

Stel vergaderingen centraal in je strategie door ze als strategische momenten te beschouwen die de organisatie versterken. Verbeter daarnaast processen en technologie door gebruik te maken van tools die stress verminderen en zorgen voor een moeiteloze ervaring, zoals automatische planning en real-time updates. Herdefinieer tenslotte succes door vergaderingen niet alleen te beoordelen op efficiëntie, maar ook op de kwaliteit van de samenwerking, creativiteit en het behalen van doelstellingen.

5. Hoe jouw organisatie betere vergaderingen kan organiseren

Om betere vergaderingen te organiseren, is het belangrijk te focussen op voorbereiding, waarbij een duidelijke agenda, doelstellingen en verwachtingen de basis voor succes leggen. Gebruik daarnaast technologie om te ontzorgen, bijvoorbeeld door slimme tools zoals Gfacility in te zetten, die administratieve lasten verlichten en zorgen voor moeiteloze planning en organisatie. Tot slot is het essentieel om continu te evalueren en te optimaliseren door regelmatig te reflecteren op de vergadercultuur en feedback van deelnemers te vragen. Wat kan beter? Wat werkt goed?

Afsluiting

Vergaderingen zijn veel meer dan momenten van overleg; ze zijn de katalysator voor vooruitgang, innovatie en samenwerking. Door beter meeting management nemen we obstakels en afleidingen weg. Dit verhoogt niet alleen de medewerkerstevredenheid, maar bevordert ook de groei en het succes van de hele organisatie. Benieuwd hoe dit voor jouw organisatie kan worden ingezet? Ik ga graag met je in gesprek.

Delen:

Meer nieuws

Gemeente Den Haag en YNNO: samen verder bouwen aan de werkomgeving van de toekomst

Gemeente Den Haag en YNNO: samen verder bouwen aan de werkomgeving ...

woensdag 17 september

De Gemeente Den Haag zet al jaren stappen richting een moderne en samenwerkende organisatie. Het programma ‘Werken ...

Lees meer

SWP op locatie: neurodiversiteit en de kracht van kleur bij Tarkett

SWP op locatie: neurodiversiteit en de kracht van kleur bij Tarkett

dinsdag 16 september

Op 1 oktober organiseert Smart WorkPlace in samenwerking met SWP-partner Tarkett een nieuwe editie van SWP op locatie. Dit ...

Lees meer

<span>TableAir maakt onzichtbare leegstand op kantoor zichtbaar</span>

TableAir maakt onzichtbare leegstand op kantoor zichtbaar

dinsdag 16 september

Hoe effectief worden vergaderruimtes eigenlijk gebruikt op kantoor? Voor veel organisaties blijkt dat verrassend lastig ...

Lees meer

SWP Talks: De kantoorrevolutie

SWP Talks: De kantoorrevolutie

maandag 15 september

Tijdens de nieuwste aflevering van SWP Talks ging Wim Kooyman in gesprek met experts over de toekomst van het kantoor. Hoe ...

Lees meer

Solved Club 25 belicht toekomst van kantoorhuisvesting

Solved Club 25 belicht toekomst van kantoorhuisvesting

vrijdag 12 september

Donderdag 18 september 2025 organiseert Solved in Rotterdam de jaarlijkse Solved Club 25, een exclusief evenement voor beslissers ...

Lees meer

Van koffieautomaat-loopje naar echte beweging

Van koffieautomaat-loopje naar echte beweging

donderdag 11 september

'Zitten is het nieuwe roken' hoor je steeds vaker, maar wat kun je doen om medewerkers in beweging te krijgen? In deze blog ...

Lees meer

De kracht van samenwerken

De kracht van samenwerken

donderdag 11 september

IFM-contracten zijn notoir complex, maar hebben voordelen als efficiëntie, kostenbesparing en betere kwaliteit en consistentie. ...

Lees meer

Flexibiliteit sleutelwoord voor de toekomst

Flexibiliteit sleutelwoord voor de toekomst

woensdag 10 september

Transities op de onderwijscampus buitelen over elkaar heen: van energie- en CO2-reductie tot groene mobiliteit en hergebruik ...

Lees meer

Het belang van gezonde luchtkwaliteit

Het belang van gezonde luchtkwaliteit

dinsdag 9 september

Een gezonde schoolomgeving zou vanzelfsprekend moeten zijn. Toch blijkt dat ruim 80% van de Nederlandse scholen te maken ...

Lees meer

Whitepaper: Zo creëer je een toekomstbestendige vergaderruimte

Whitepaper: Zo creëer je een toekomstbestendige vergaderruimte

dinsdag 9 september

Herken je dat? Een vergadering die moeizaam op gang komt omdat het scherm niet werkt, de microfoon hapert of de verbinding ...

Lees meer

Concurrenten komen samen voor duurzame doorbraak

Concurrenten komen samen voor duurzame doorbraak

maandag 8 september

Asito heeft een belangrijke stap gezet richting haar duurzaamheidsdoelstellingen door volledig over te stappen op circulaire ...

Lees meer

Gispen zet stappen naar de toekomst in duurzaamheidsverslag 

Gispen zet stappen naar de toekomst in duurzaamheidsverslag 

vrijdag 5 september

Gispen publiceert het nieuwe Duurzaamheidsverslag 2024: een jaarverslag over de in het vorige jaar behaalde resultaten en ...

Lees meer

TU Delft experimenteert met groene gevels.

TU Delft experimenteert met groene gevels.

donderdag 4 september

TU Delft onderzoekt hoe groene gevels kunnen bijdragen aan een toekomstbestendige campus. Daarbij worden diverse systemen ...

Lees meer

Maarten Bronda nieuwe CFO Sodexo Nederland

Maarten Bronda nieuwe CFO Sodexo Nederland

woensdag 3 september

Maarten Bronda is per 1 september de nieuwe CFO Sodexo Nederland en maakt deel uit van het directieteam. Sinds 2024 was ...

Lees meer

AT Osborne opnieuw gecertificeerd op hoogste trede van CO2-Prestatieladder

AT Osborne opnieuw gecertificeerd op hoogste trede van CO2-Prestatieladder

woensdag 3 september

AT Osborne heeft voor het vijfde jaar op rij de hoogste trede van de CO2-prestatieladder behaald. Het adviesbureau heeft, ...

Lees meer

Alvero publiceert duurzaamheidsverslag 2025

Alvero publiceert duurzaamheidsverslag 2025

dinsdag 2 september

Met het verslag 'Maak gebruik van wat er is' laat Alvero zien hoe meubelverhuur is uitgegroeid tot een strategische pijler ...

Lees meer

Tien MVO-managers op de shortlist voor titel ‘MVO Manager van het Jaar 2025’ 

Tien MVO-managers op de shortlist voor titel ‘MVO Manager ...

dinsdag 2 september

De shortlist met 10 kandidaten voor de MVO Manager van het Jaar verkiezing editie 2025 is bekend gemaakt. Dit jaar ...

Lees meer

Whitepaper: Natuurlijke elementen in de werkomgeving

Whitepaper: Natuurlijke elementen in de werkomgeving

maandag 1 september

Natuurlijke elementen op de werkvloer dragen bij aan een gezondere en productievere werkomgeving. In HEYDAY's nieuwe whitepaper ...

Lees meer

Stichting Politieveteraan ontvangt winnaarscheque ISS WorkPlace Manager Award 

Stichting Politieveteraan ontvangt winnaarscheque ISS WorkPlace ...

vrijdag 29 augustus

Namens ISS en Maaike van Kats (winnaar WorkPlace Manager 2024) heeft Wim Kooyman op 26 augustus de winnaarscheque van de ...

Lees meer

ISS en SBB versterken samenwerking voor meer stagekansen in facilitaire dienstverlening

ISS en SBB versterken samenwerking voor meer stagekansen in facilitaire ...

donderdag 28 augustus

ISS en de Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs Bedrijfsleven (SBB) bundelen hun krachten om jongeren betere kansen ...

Lees meer

Terug naar boven