De onderschatte waarde van vergaderingen

1 min

 

De onderschatte waarde van vergaderingen

Vergaderingen zijn veel meer dan momenten van overleg: ze vormen een spiegel van de cultuur binnen jouw organisatie. In deze blogreeks kijken we met Tom Faas van Gfacility naar alles over gezond vergaderen.

Vergaderingen zijn de ruggengraat van een organisatie. Het zijn de momenten waarop ideeën ontstaan, strategieën worden bepaald en teams samenkomen om vooruitgang te boeken. Hoe goed of slecht vergaderingen verlopen, bepaalt vaak direct het succes van een project, een afdeling of zelfs de hele organisatie.

Maar vergaderingen zijn meer dan praktische bijeenkomsten; ze vormen een cruciaal meetpunt voor hoe effectief en toekomstgericht een organisatie is. Van de manier waarop beslissingen worden genomen tot de mate waarin samenwerking en innovatie worden gestimuleerd – vergaderingen geven inzicht in de kracht van een organisatie om resultaten te behalen en groei te versnellen. Door deze momenten te optimaliseren, kun je bedrijfssucces structureel vergroten.

1. Vergaderingen: de brandstof voor organisatieprestaties

Het belang van verbinding is een van de grootste redenen dat vergaderingen zo belangrijk maakt. Vergaderingen zijn de plekken waar verschillende afdelingen, rollen en expertise samenkomen. Het is hier dat ideeën de ruimte krijgen om te groeien en oplossingen worden gesmeed. Dit heeft een grote impact op groei: Effectieve vergaderingen zorgen voor betere besluitvorming, innovatie en het behalen van doelstellingen. In organisaties met een sterke vergadercultuur worden kansen sneller benut en obstakels efficiënter overwonnen. Daarnaast hebben vergaderingen een soort 'domino-effect' een succesvolle vergadering heeft namelijk impact op meer dan alleen het moment zelf. Het beïnvloedt motivatie, samenwerking en de snelheid waarmee doelen worden bereikt.

2. Het belang van een sterke vergadercultuur

Een sterke vergadercultuur zorgt er voor dat de collectieve intelligentie geactiveerd blijft. Vergaderingen zijn unieke momenten waarop de kennis en creativiteit van een groep samenvloeien. Hoe effectiever dit proces is, hoe groter de impact op de organisatie. Belangrijk hierbij is om een heldere structuur en soepele processen te behouden, vrij van afleidingen en stress. Dit leidt tot betere beslissingen en meer betrokkenheid. Een van de factoren die vergaderingen namelijk vaak als 'vervelend' ervaren laat worden is helaas een vaak niet kwantificeerbare factor, namelijk 'Flow'. Deze flow moet juist gezien worden als succesfactor: In vergaderingen waarin alles klopt – van voorbereiding tot uitvoering – zitten de teams in een flow. Dit verhoogt niet alleen de productiviteit, maar versterkt ook de samenwerking en het vertrouwen binnen de organisatie.

3. De valkuilen van een slechte vergadercultuur

Mentale ruis ontstaat wanneer onnodige complexiteit of stress rondom het organiseren van vergaderingen de energie van deelnemers wegzuigt, waardoor zij niet in staat zijn om optimaal te presteren. Daarnaast leiden rommelige processen, zoals een gebrek aan structuur of voorbereiding, tot tijdverspilling en frustratie, wat de efficiëntie verder belemmert.

4. De weg naar betekenisvolle vergaderingen

Stel vergaderingen centraal in je strategie door ze als strategische momenten te beschouwen die de organisatie versterken. Verbeter daarnaast processen en technologie door gebruik te maken van tools die stress verminderen en zorgen voor een moeiteloze ervaring, zoals automatische planning en real-time updates. Herdefinieer tenslotte succes door vergaderingen niet alleen te beoordelen op efficiëntie, maar ook op de kwaliteit van de samenwerking, creativiteit en het behalen van doelstellingen.

5. Hoe jouw organisatie betere vergaderingen kan organiseren

Om betere vergaderingen te organiseren, is het belangrijk te focussen op voorbereiding, waarbij een duidelijke agenda, doelstellingen en verwachtingen de basis voor succes leggen. Gebruik daarnaast technologie om te ontzorgen, bijvoorbeeld door slimme tools zoals Gfacility in te zetten, die administratieve lasten verlichten en zorgen voor moeiteloze planning en organisatie. Tot slot is het essentieel om continu te evalueren en te optimaliseren door regelmatig te reflecteren op de vergadercultuur en feedback van deelnemers te vragen. Wat kan beter? Wat werkt goed?

Afsluiting

Vergaderingen zijn veel meer dan momenten van overleg; ze zijn de katalysator voor vooruitgang, innovatie en samenwerking. Door beter meeting management nemen we obstakels en afleidingen weg. Dit verhoogt niet alleen de medewerkerstevredenheid, maar bevordert ook de groei en het succes van de hele organisatie. Benieuwd hoe dit voor jouw organisatie kan worden ingezet? Ik ga graag met je in gesprek.

Delen:

Meer nieuws

Niet blindstaren op energie

Niet blindstaren op energie

vrijdag 4 juli

Deelnemers aan het rondetafelgesprek 'de kracht van een integrale aanpak' willen zich niet blindstaren op alleen het onderwerp ...

Lees meer

Haskoning opent nieuw duurzaam kantoor

Haskoning opent nieuw duurzaam kantoor

donderdag 3 juli

Op de TU Delft Campus transformeerde Haskoning de monumentale Mijnbouwfaculteit naar een modern Paris Proof kantoor. Voor ...

Lees meer

Gaat AI ons redden?

Gaat AI ons redden?

donderdag 3 juli

In de BNW Index 2024 werd geconstateerd dat ontwikkelingen rondom de werkomgeving elkaar zó snel opvolgen, dat we ...

Lees meer

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

woensdag 2 juli

Op 5 juli 2025 opent SC Cambuur officieel de deuren van haar nieuwe thuisbasis: het Kooi Stadion. Deze datum staat bij veel ...

Lees meer

WorkPlace Inside: Esther Roelofs

WorkPlace Inside: Esther Roelofs

woensdag 2 juli

Wat kan de Himalaya ons leren over een goede werkomgeving? Esther Roelofs vertelt over haar connectie met hiken en de werkplek ...

Lees meer

Natalie Hofman nieuwe business unit directeur HEYDAY Interim

Natalie Hofman nieuwe business unit directeur HEYDAY Interim

dinsdag 1 juli

Per 1 juli is Natalie Hofman aangesteld als de nieuwe business unit directeur bij HEYDAY Interim, een zelfstandige business ...

Lees meer

Het belang van certificering en rapportage bij compliance

Het belang van certificering en rapportage bij compliance

dinsdag 1 juli

Op een zonovergoten ochtend in mei vindt de Compliance Round Table plaats in een heel bijzondere locatie: ‘De Kapel’ ...

Lees meer

Vero: nieuwe gratis AI-agent

Vero: nieuwe gratis AI-agent

maandag 30 juni

Alvero ondersteunt workplace professionals met Agentic AI Introductie Vero: een gratis AI-agent die helpt met vragen, ideeën ...

Lees meer

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

maandag 30 juni

“De nood tot vernieuwing van onderwijshuisvesting is hoog”, valt te lezen in een opiniestuk van Jan Joost Flim, ...

Lees meer

E-zine 'Smart Buildings'

E-zine 'Smart Buildings'

donderdag 26 juni

De adoptie, transformatie en mogelijkheden van technologie op de werkplek zijn ongekend en ontwikkelen harder dan ooit. ...

Lees meer

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

donderdag 26 juni

Op woensdag 2 juli 2025 vertelt Amabel Chiarito over het innovatieve werkplekconcept van Haskoning in het nieuwe, duurzame ...

Lees meer

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

donderdag 26 juni

SmartLabs en International Workplace Group gaan een wereldwijde samenwerking aan van tien jaar. Daarmee spelen ze in op ...

Lees meer

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

woensdag 25 juni

Hollandse Nieuwe creëerde voor MVRDV in Tripolis Park een werkomgeving waar betekenisvolle connecties en spontane ontmoetingen ...

Lees meer

De kracht van een integrale aanpak

De kracht van een integrale aanpak

dinsdag 24 juni

De droom van iedere gebouweigenaar: een toekomstbestendige vastgoedportefeuille waarmee je energie bespaart, een gezonde ...

Lees meer

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de NAVO-top

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de ...

dinsdag 24 juni

Terwijl Den Haag zich voorbereidt op zware verkeershinder tijdens de NAVO-top, houdt IWG professionals productief met gratis ...

Lees meer

Platform voor AI-gedreven optimalisatie van gebouwen

Platform voor AI-gedreven optimalisatie van gebouwen

vrijdag 20 juni

Een platform biedt gebouwbeheerders en installateurs een hulpmiddel om het energieverbruik en de prestaties van één ...

Lees meer

Gemeentehuis Land van Cuijk: duurzame renovatie en nieuwbouw

Gemeentehuis Land van Cuijk: duurzame renovatie en nieuwbouw

donderdag 19 juni

Op 1 januari 2022 fuseerden de gemeenten Boxmeer, Cuijk, Sint Anthonis, Mill en Sint Hubert en Grave tot de nieuwe gemeente ...

Lees meer

Een neurodivers kantoor, bestaat dat wel?

Een neurodivers kantoor, bestaat dat wel?

donderdag 19 juni

Bestaat een neurodivers kantoor? Met deze vraag herlanceert Tarkett de praktische gids 'Principes voor Human-Conscious Design', ...

Lees meer

SWP Talks #66: Zero waste

SWP Talks #66: Zero waste

woensdag 18 juni

In de nieuwste aflevering van SWP Talks staat het thema zero waste op de werkvloer centraal. Host Suzan Schalx gaat in gesprek ...

Lees meer

Waarom datagedreven ventilatie loont

Waarom datagedreven ventilatie loont

woensdag 18 juni

Nog te vaak draait de keuze bij ventilatie vooral om de laagste aanschafprijs, terwijl juist de Total Cost of Ownership ...

Lees meer

Terug naar boven