De onderschatte waarde van vergaderingen

1 min

 

De onderschatte waarde van vergaderingen

Vergaderingen zijn veel meer dan momenten van overleg: ze vormen een spiegel van de cultuur binnen jouw organisatie. In deze blogreeks kijken we met Tom Faas van Gfacility naar alles over gezond vergaderen.

Vergaderingen zijn de ruggengraat van een organisatie. Het zijn de momenten waarop ideeën ontstaan, strategieën worden bepaald en teams samenkomen om vooruitgang te boeken. Hoe goed of slecht vergaderingen verlopen, bepaalt vaak direct het succes van een project, een afdeling of zelfs de hele organisatie.

Maar vergaderingen zijn meer dan praktische bijeenkomsten; ze vormen een cruciaal meetpunt voor hoe effectief en toekomstgericht een organisatie is. Van de manier waarop beslissingen worden genomen tot de mate waarin samenwerking en innovatie worden gestimuleerd – vergaderingen geven inzicht in de kracht van een organisatie om resultaten te behalen en groei te versnellen. Door deze momenten te optimaliseren, kun je bedrijfssucces structureel vergroten.

1. Vergaderingen: de brandstof voor organisatieprestaties

Het belang van verbinding is een van de grootste redenen dat vergaderingen zo belangrijk maakt. Vergaderingen zijn de plekken waar verschillende afdelingen, rollen en expertise samenkomen. Het is hier dat ideeën de ruimte krijgen om te groeien en oplossingen worden gesmeed. Dit heeft een grote impact op groei: Effectieve vergaderingen zorgen voor betere besluitvorming, innovatie en het behalen van doelstellingen. In organisaties met een sterke vergadercultuur worden kansen sneller benut en obstakels efficiënter overwonnen. Daarnaast hebben vergaderingen een soort 'domino-effect' een succesvolle vergadering heeft namelijk impact op meer dan alleen het moment zelf. Het beïnvloedt motivatie, samenwerking en de snelheid waarmee doelen worden bereikt.

2. Het belang van een sterke vergadercultuur

Een sterke vergadercultuur zorgt er voor dat de collectieve intelligentie geactiveerd blijft. Vergaderingen zijn unieke momenten waarop de kennis en creativiteit van een groep samenvloeien. Hoe effectiever dit proces is, hoe groter de impact op de organisatie. Belangrijk hierbij is om een heldere structuur en soepele processen te behouden, vrij van afleidingen en stress. Dit leidt tot betere beslissingen en meer betrokkenheid. Een van de factoren die vergaderingen namelijk vaak als 'vervelend' ervaren laat worden is helaas een vaak niet kwantificeerbare factor, namelijk 'Flow'. Deze flow moet juist gezien worden als succesfactor: In vergaderingen waarin alles klopt – van voorbereiding tot uitvoering – zitten de teams in een flow. Dit verhoogt niet alleen de productiviteit, maar versterkt ook de samenwerking en het vertrouwen binnen de organisatie.

3. De valkuilen van een slechte vergadercultuur

Mentale ruis ontstaat wanneer onnodige complexiteit of stress rondom het organiseren van vergaderingen de energie van deelnemers wegzuigt, waardoor zij niet in staat zijn om optimaal te presteren. Daarnaast leiden rommelige processen, zoals een gebrek aan structuur of voorbereiding, tot tijdverspilling en frustratie, wat de efficiëntie verder belemmert.

4. De weg naar betekenisvolle vergaderingen

Stel vergaderingen centraal in je strategie door ze als strategische momenten te beschouwen die de organisatie versterken. Verbeter daarnaast processen en technologie door gebruik te maken van tools die stress verminderen en zorgen voor een moeiteloze ervaring, zoals automatische planning en real-time updates. Herdefinieer tenslotte succes door vergaderingen niet alleen te beoordelen op efficiëntie, maar ook op de kwaliteit van de samenwerking, creativiteit en het behalen van doelstellingen.

5. Hoe jouw organisatie betere vergaderingen kan organiseren

Om betere vergaderingen te organiseren, is het belangrijk te focussen op voorbereiding, waarbij een duidelijke agenda, doelstellingen en verwachtingen de basis voor succes leggen. Gebruik daarnaast technologie om te ontzorgen, bijvoorbeeld door slimme tools zoals Gfacility in te zetten, die administratieve lasten verlichten en zorgen voor moeiteloze planning en organisatie. Tot slot is het essentieel om continu te evalueren en te optimaliseren door regelmatig te reflecteren op de vergadercultuur en feedback van deelnemers te vragen. Wat kan beter? Wat werkt goed?

Afsluiting

Vergaderingen zijn veel meer dan momenten van overleg; ze zijn de katalysator voor vooruitgang, innovatie en samenwerking. Door beter meeting management nemen we obstakels en afleidingen weg. Dit verhoogt niet alleen de medewerkerstevredenheid, maar bevordert ook de groei en het succes van de hele organisatie. Benieuwd hoe dit voor jouw organisatie kan worden ingezet? Ik ga graag met je in gesprek.

Delen:

Meer nieuws

Ictoria en Xtoria versterken de missie van DeFaCo

Ictoria en Xtoria versterken de missie van DeFaCo

vrijdag 14 maart

Vanaf 1 februari 2025 maken Ictoria en Xtoria deel uit van DeFaCo B.V., het moederbedrijf van Breedweer, De Ster en Jaro. ...

Lees meer

Facility & Workplace Management Marktonderzoek

Facility & Workplace Management Marktonderzoek

vrijdag 14 maart

De facilitair manager van de toekomst is flexibel, kostenbewust en op de hoogte van technologie. Dit blijkt uit het Facility ...

Lees meer

Circulariteit meetbaar maken met de Facility Circularity Index

Circulariteit meetbaar maken met de Facility Circularity Index

vrijdag 14 maart

De wereldwijde vraag naar grondstoffen blijft toenemen, terwijl veel natuurlijke hulpbronnen eindig zijn. De urgentie om ...

Lees meer

facilitylinQ nieuwe partner Smart WorkPlace

facilitylinQ nieuwe partner Smart WorkPlace

vrijdag 14 maart

Op het gebied van kantoormeubilair is facilitylinQ is een internationale dienstverlener en helpt organisaties bij het ...

Lees meer

Digitaal contractmanagement in de cateringbranche

Digitaal contractmanagement in de cateringbranche

donderdag 13 maart

The Food Office en Grip Facility slaan de handen ineen om cateringcontractmanagement te digitaliseren. Hierdoor worden de ...

Lees meer

Multifunctionele kantoorruimte in Raadhuis Amstelveen

Multifunctionele kantoorruimte in Raadhuis Amstelveen

woensdag 12 maart

Een mooi project van PD Group in Amstelveen. Dit is een volgende stap in het moderniseren van het historische Raadhuis na ...

Lees meer

Envalue nieuwe partner Smart WorkPlace

Envalue nieuwe partner Smart WorkPlace

woensdag 12 maart

Met data-gedreven inzichten en strategisch advies is Envalue de innovatiefste vastgoedadviseur van Nederland. Om bij te ...

Lees meer

Een schonere en duurzamere werkomgeving met Asito

Een schonere en duurzamere werkomgeving met Asito

dinsdag 11 maart

Asito werkt elke dag aan een betere leefomgeving. In 2028 wil Asito hét meest mensgerichte en data-gedreven schoonmaakbedrijf ...

Lees meer

Online debat: Slimme werkplekken, wat levert het op?

Online debat: Slimme werkplekken, wat levert het op?

dinsdag 11 maart

Samen met experts van Vodafone Business, Spacewell en Zens kijken we op woensdag 2 april in een online debat naar de waarde ...

Lees meer

Stem op ISS WorkPlace Manager en Talent of the Year

Stem op ISS WorkPlace Manager en Talent of the Year

dinsdag 11 maart

De genomineerden voor de ISS WorkPlace Manager en Talent of the Year Awards zijn bekend! Breng hier je stem uit!

Lees meer

Breng je stem uit op de CSU Smart Solution of the Year Award

Breng je stem uit op de CSU Smart Solution of the Year Award

maandag 10 maart

De genomineerde innovaties voor de CSU Smart Solution of the Year Award zijn bekend! Ontdek de innovaties en breng je stem ...

Lees meer

IHP Dashboard voor onderwijshuisvesting

IHP Dashboard voor onderwijshuisvesting

maandag 10 maart

Betrouwbare data is belangrijk om de juiste afwegingen te kunnen maken. Ook geeft het Dashboard gemeenten en schoolbesturen ...

Lees meer

Eindbeslissers massaal aanwezig tijdens WorkPlace Xperience

Eindbeslissers massaal aanwezig tijdens WorkPlace Xperience

donderdag 6 maart

Nu al – 6 weken voor de WorkPlace Xperience – zijn al meer dan 500 deelnemers geregistreerd. En nog belangrijker: ...

Lees meer

Hoe ontwikkel ik een multifunctionele accommodatie?

Hoe ontwikkel ik een multifunctionele accommodatie?

donderdag 6 maart

Leer alles over dit ondewerp tijdens de studiedag van HEVO. De studiedag is bedoeld voor bestuurders, beleidsmakers, projectleiders/managers ...

Lees meer

Duizend circulaire werkplekken voor Movares Group

Duizend circulaire werkplekken voor Movares Group

woensdag 5 maart

De uitvraag van Movares was zeer uitdagend: 1.000 circulaire werkplekken. Een interview over de uitdaging en het resultaat ...

Lees meer

SWP Talks #58: Employee Experience

SWP Talks #58: Employee Experience

woensdag 5 maart

Employee experience betekent meer dan alleen een goede koffiebar. Het is een belangrijk onderwerp in de moderne werkomgeving. ...

Lees meer

Ontwikkel je skills in workplace management

Ontwikkel je skills in workplace management

dinsdag 4 maart

Op 26 maart start de vernieuwde Basiscursus WorkPlace Management met een kennismakingsbijeenkomst. Een van de docenten, ...

Lees meer

Essentie van integrale businesscases (deel 2)

Essentie van integrale businesscases (deel 2)

dinsdag 4 maart

Dit artikel is een vervolg van deel 1 van de essentie van integrale businesscases, in dit artikel publiceerden Theo ...

Lees meer

Babyboomers en een gastvrij ontvangst

Babyboomers en een gastvrij ontvangst

maandag 3 maart

De verschillende generaties op kantoor, hoe breng je ze in verbinding? In deze artikelenreeks vertelt Petra de West, Business ...

Lees meer

Van monumentaal pand naar werkplek

Van monumentaal pand naar werkplek

donderdag 27 februari

Hoe maak je van een monumentaal pand een moderne werkomgeving? AENC vertelt over de transformatie van zorginstelling IJsselheem ...

Lees meer

Terug naar boven