Een volle werkplek is nog geen productieve werkplek
Het leven is ondertussen behoorlijk complex geworden en dan komt ook nog de vraag: wanneer moet ik eigenlijk naar kantoor? Ik, Elselien Winters, directeur bij Limoonworks, neem je daarin mee.
Op de basisschool zat ik op Jenaplanonderwijs. In onze klas zaten verschillende leeftijden bij elkaar en het was heel vanzelfsprekend dat je niet de hele dag op dezelfde stoel zat. Ging ik lezen? Dan zocht ik graag het zoldertje op. Schrijven en rekenen deed ik aan tafel. Voor samenwerken zochten we elkaar op. De plek volgde eigenlijk heel natuurlijk uit wat je op dat moment ging doen.
Ik dacht daar als kind natuurlijk helemaal niet over na. Het was gewoon logisch en voor mij werkte het heel goed. Misschien is het daarom dat ik mij soms verbaas over hoe ingewikkeld we diezelfde keuzevrijheid in onze volwassen werkomgeving hebben gemaakt. Want inmiddels zijn we kenniswerkers. We schrijven, denken, bellen, creëren, overleggen, ontmoeten, analyseren en werken samen. Soms hebben we anderen nodig en soms vooral even helemaal niemand.
En ondertussen is het leven behoorlijk complex geworden, ik merk dat zelf ook. Ik ben ondernemer, adviseur en moeder van drie kinderen op de basisschool en middelbare school. Er zijn schoolapps, sportclubs, sociale afspraken, gezinsagenda’s en een hoeveelheid appgroepjes waarvan ik soms werkelijk geen idee meer heb waarom ik erin zit. We proberen gezond te leven, aandacht te hebben voor vrienden en familie, er voor onze kinderen te zijn, ons werk goed te doen en ergens tussendoor ook nog een beetje ruimte voor onszelf te houden.
En dan is er óók nog de vraag: wanneer moet ik eigenlijk naar kantoor?
Moeten?
Misschien moeten we daarom voorzichtig zijn dat we van het kantoor niet opnieuw iets maken wat mensen moeten. Want juist in een wereld waarin zoveel voor ons wordt bepaald, is autonomie ontzettend waardevol. Dat betekent wat mij betreft niet dat iedereen altijd maar zelf bepaalt waar, wanneer en hoe hij werkt. Organisaties hebben ook een gezamenlijk belang. Teams moeten elkaar kunnen vinden. Kennis moet worden gedeeld. Nieuwe collega’s moeten onderdeel kunnen worden van een cultuur. Soms is het simpelweg belangrijk dat we er voor elkaar zijn.
Maar daar zit precies de interessante opgave. Niet: hoe krijgen we mensen weer naar kantoor? Maar: hoe creëren we een werkomgeving waar mensen bewust voor kiezen omdat die hen helpt bij het werk dat ze willen doen?
En dan wordt bezettingsgraad ineens maar een deel van het verhaal.
Werkplekken analyseren
We meten hoeveel mensen er binnen zijn. We tellen werkplekken, analyseren piekdagen, berekenen flexfactoren en kijken naar vierkante meters per medewerker. Allemaal relevante informatie. Huisvesting kost immers geld en lege vierkante meters zijn moeilijk te verantwoorden. Maar een volle werkplek is nog geen productieve werkplek. De interessantste vraag is wat er gebeurt als iemand eenmaal binnen is.
Kan diegene zich concentreren? Is er ruimte om even ongestoord te bellen? Kunnen collega’s gemakkelijk samenwerken? Ontstaan er toevallige ontmoetingen? Kun je ergens terecht voor een goed gesprek? Voel je je verbonden met de organisatie? En kun je gedurende de dag van plek wisselen als je activiteit daarom vraagt?
In onze projecten kijken we daarom steeds vaker verder dan alleen capaciteit en bezetting. We kijken naar wat een werkomgeving daadwerkelijk moet opleveren voor de mensen die er werken: focus en functionaliteit, samenwerking en ontmoeting, kennisdeling, gezondheid en comfort, verbinding, cultuur en identiteit.
Dat vraagt niet om één perfecte werkplek, het vraagt om een keuze.
Een plek die bij je past
De ene ochtend wil je met je team rond een tafel zitten. Daarna wil je een uur geconcentreerd iets uitwerken. Vervolgens heb je een onlineoverleg, lunch je met collega’s en misschien sluit je de dag af op een informele plek met iemand die je toevallig tegenkomt. Eigenlijk precies zoals ik vroeger op school van het zoldertje naar de tafel en weer naar een andere plek bewoog. Niet omdat iemand had bedacht dat ik daar om 10:15 moest zitten. Maar omdat die plek op dat moment het beste past bij wat ik wilde doen.
Misschien moeten we daar in onze huidige discussie over de werkplek wat vaker naar terug. Natuurlijk moeten we bezettingsgraden meten. Natuurlijk moeten we kritisch kijken naar vierkante meters, kosten en efficiëntie. Maar laten we efficiëntie niet verwarren met effectiviteit. En aanwezigheid niet met productiviteit.
Want uiteindelijk is de interessantste vraag niet hoeveel mensen we op kantoor kwijt kunnen. De interessantste vraag is of we samen de omgeving en autonomie geven waarin ze hun werk goed kunnen doen.
