Zorgeloos vergaderen
Nadat hybride vergaderen tijdens corona een grote vlucht nam, richtte Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) samen met AENC haar eigen vergaderruimtes opnieuw in. Toen bleek het beheer daarvan meer werk dan gedacht. Een nieuw dienstenpakket vormde de oplossing: Managed Services.
De snelle groei van hybride vergaderen binnen VGGM bracht niet alleen voordelen, maar ook een duidelijke uitdaging. Het beheer van tientallen, technisch complexe vergaderruimtes werd steeds tijdrovender en onoverzichtelijker voor de ICT-afdeling. Met verschillende systemen, frequente updates en de noodzaak tot continue monitoring, nam de druk flink toe. Het werd al snel duidelijk: om alles betrouwbaar en beheersbaar te houden, was een slimmere en toekomstbestendige aanpak nodig.
De uitdaging
Bij VGGM wordt op veel verschillende locaties in diverse samenstellingen vergaderd. Om dit goed te faciliteren zijn er vier soorten vergaderruimtes gefaciliteerd. Met de komst van steeds meer vergaderruimtes werd het voor de functioneel applicatiebeheerders steeds meer een uitdaging. Daar moest een oplossing voor komen. Bas Reijmers, commercieel directeur bij AENC: “Onze oude werkwijze was eigenlijk meer reactief want uiteindelijk kwamen we pas in actie nadat er een storing werd gemeld. Dan ben je toch aan het wachten op telefoontjes. Daarin moest iets veranderen, we kunnen namelijk veel efficiënter werken.”
Benieuwd naar deze werkwijze? Lees het in de nieuwste editie van het SWP Magazine.
