Checklist voor een moderne werkomgeving
Als je langs de moderne kantoren en hippe werkplekken trekt, word je daar niet altijd vrolijk van.
Door Tom Haak (*)
Vaak zie je een ‘grote stappen snel thuis’-mentaliteit. Beneden een vrolijke koffiebar, boven een grote open ruimte, wat zaaltjes voor vergaderingen en wat leuke oude Engelse telefooncellen, voor als je rustig wilt bellen. Meubilair uit de serie ‘kringloop’, aangevuld met wat sinaasappelkistjes en de onvermijdelijke tafeltennistafel. Iedereen kopieert elkaar, en daardoor ontstaat een nieuwe eenheidsworst. Design wordt helaas nog niet overal serieus genomen.
Daarom hierbij een korte checklist. Een checklist met de functie van een spiegel om te kijken of je als organisatie op de goede weg bent.
1. Hoe transparant en open is het ontwerp?
Organisaties worden opener en transparanter. Het onderscheid tussen medewerkers op de payroll en anderen die een bijdrage leveren vervaagt. Het belang van ‘toevallige ontmoetingen’ voor innovaties wordt onderkend. Ondersteunt de werkomgeving de beweging van organisaties van gesloten hiërarchieën naar open netwerkorganisaties?
2. In welke mate is personalisering mogelijk?
Personalisering is een belangrijke trend. Mensen hebben verschillende voorkeuren, en ook de eisen die het soort werk aan de omgeving stelt, zijn verschillend. Is de werkomgeving zo ingericht, dat aan veel verschillende eisen kan worden voldaan?
3. Is het ontwerp vergevingsgezind?
Werk verandert voortdurend, en daarmee ook de eisen die aan werkplekken worden gesteld. Is het ontwerp zodanig, dat snel aanpassingen kunnen worden gedaan? De gewenste flexibiliteit laat zich misschien goed omschrijven als een ‘permanente verbouwing’.
4. Wordt technologie ingezet om het leven van de medewerkers te vergemakkelijken?
Technologie wordt nog steeds veel ingezet om medewerkers te controleren. Via de wifi-spots is bekend wie waar in het gebouw aanwezig is. De meeste gebouwen zijn niet toegankelijk zonder badge. Wordt technologie ook ingezet om het leven van medewerkers te vergemakkelijken?
5. Reflecteert de werkomgeving de ‘purpose’ van je organisatie?
Jacob Morgan is een van de grondleggers van het ‘employee experience’-concept. Op zijn website kan je de ‘Employee Experience Index’ van je organisatie uitrekenen. Interessant zijn de derde en vijfde vraag van deze index. De derde vraag: “Je bent trots om een vriend/bezoeker mee te nemen naar je werkplek.” Vraag vijf: “De fysieke werkomgeving reflecteert de waarden van je organisatie.” Uitstekende vragen, en alleen de wijze waarop deze twee vragen worden beantwoord, geven je een goede indicatie van de ‘employee experience’.
6. Helpt het ontwerp om fit te blijven?
Fit en gezond blijven is voor veel werkers een belangrijke doelstelling. In welke mate draagt de werkomgeving hieraan bij? Is het aantrekkelijker de trap te nemen dan de lift? kan je gemakkelijk lopend of met de fiets naar je werk komen? kan je tus- sen de middag of op andere tijdstip- pen een mooie wandeling maken?
7. Kan je ook nog wat lol hebben?
Werken kan ook leuk zijn. Als je aan medewerkers vraagt, hoe leuk ze het op hun werk vinden, zeggen de meesten: “Hmm, redelijk.” Zeker in Nederland zit de Calvinistische moraal nog diep: “In het zweet uws aanschijns zult gij brood eten.” Personalisatie geldt ook voor lol: niet iedereen vindt pingpongen leuk, niet iedereen kijkt uit naar de verplichte leuke vrijdagmiddagborrel. Weet je wat mensen leuk vinden, en helpt de werkplek om hier goed op in te spelen?
(*) Tom Haak is de oprichter en directeur van het HR Trend Institute (hrtrendinstitute.com).
