'Begin bij de basis'
Vastgoed efficiënter maken zonder dat de werkervaring eronder lijdt? Grote organisaties staan voor een dubbele opgave: minder vierkante meters, lagere kosten én een werkplek die beter aansluit op hoe medewerkers daadwerkelijk werken. Hierover deelden Paul Pegels MBA (Rijksoverheid), Pim Macke (Rabobank) en Gilles Ghyssaert (Spacewell), hun kennis en ervaring in het webinar: ‘Met meer inzicht naar minder vierkante meters’.
Tijdens het webinar bracht Wietse Walinga, moderator en tevens directeur van Smart WorkPlace, verschillende stellingen in om de interactie te maximaliseren en waardevolle inzichten te verkrijgen vanuit verschillende perspectieven:
1) Eerst weten hoe het kantoor wordt gebruikt, dan pas bepalen hoeveel vierkante meters je nodig hebt.
2) Data maakt van een discussie over vastgoed, een onderbouwde beslissing.
3) De grootste uitdaging van datagedreven vastgoed is niet technologie, maar organisatie.
De prullenbak in
Wat meteen duidelijk werd is dat de verwachting van alle drie de tafelgasten anders uitpakten over de terugkomst van mensen op kantoor na corona. Pegels: “Wij verwachtten dat mensen massaal weer terug naar kantoor zouden komen, maar dit klopte totaal niet met de werkelijkheid. Omdat er verplichte thuiswerkdagen waren, dachten we dat mensen het juist weer fijn vonden om elkaar weer te ontmoeten. Daar bedachten we een heel plan voor, dat uiteindelijk de prullenbak in kon.”
Valideren om het valideren?
Wanneer de eerste stelling naar voren wordt gebracht ‘eerst weten en dan pas bepalen hoeveel kantoor je nodig hebt’, begint Pegels: “Gevalideerde data helpen om een discussie op een juist manier te laten verlopen. Op basis van die data kan je namelijk met elkaar in gesprek.”
Ghyssaert stelt een kritische vraag: “Wordt de data gebruikt om iets te valideren of wordt er eerst naar de data gekeken en dan bepaald welke keuze het beste is?” Waarop Pegels reageert: “In het begin was er bij ons inderdaad sprake van het valideren van bepaalde keuzes met de bijpassende data. Maar met data maak je juist minder aannames. Nu kijken we eerst naar de data en daar baseren we onze beslissingen op.”
“We merken ook echt dat er een verschil is in gebruik van data, voor en na corona. We hebben data nodig om keuzes te maken,” geeft Ghyssaert aan. Macke vult aan: “Je ziet ook dat er vaak, met behulp van de data, te grote vergaderruimtes aanwezig zijn van acht personen of meer. Het is belangrijk om te investeren in kleinere vergaderruimtes, om op deze manier zo efficiënt mogelijk om te gaan met ruimte.”
“Dat noemen wij ook wel right sizing,” geeft Ghyssaert aan. “We willen het beste halen uit de ruimte die je al hebt en niet zomaar kan afstoten.” Pegels vult aan: “Uiteindelijk kan je met aanpassingen zonder bouwkundige aanpassen ook veel in je inrichting doen met losse onderdelen.”
Grote beslissingen maak je niet zomaar
Ghyssaert geeft aan dat iedereen wel beschikt over data: “Iedereen heeft vaak wel een Excellijst of een spreadsheet. Over die data rapporteer je. Vervolgens heb je een meetinstrument nodig, een gebouwbeheersysteem. Traditionele data is vaak geen data waar je beslissingen op durft te nemen, data wil je uit gebouwen halen in plaats van zelf uitgevoerde steekproeven. Het gaat over bezetting en benutting, hoeveel mensen zitten er op een bepaalde plek. Dan kun je ook nagaan over hoeveel grote en/of kleine vergaderruimtes je wil beschikken.”
Macke reageert: “0 en 1 hierin is bewegelijk. De bezetting van een werkplek is niet altijd zwart-wit. Iemand kan even koffie halen of elders in het gebouw een gesprek voeren. Ook komt het voor dat een sensor iemand niet registreert, terwijl diegene wel op de werkplek aanwezig is. Daarom moet je bij het bepalen van beschikbaarheid van werkplekken verder kijken dan alleen sensordata. Houd ook rekening met het gedraag en de werkafspraken binnen de organisatie. Wij controleren bijvoorbeeld pas na een uur of iemand daadwerkelijk afwezig is voordat we een werkplek als beschikbaar beschouwen.”
Pegels haakt daaropaan: “Je moet verschillende data met elkaar combineren. Je biedt bijvoorbeeld je pas beneden aan, dan kijk je naar de bezetting en de reservering van de werkplek en vervolgens kijk je ook naar de benutting. Als je dat minimaal een jaar nagaat, durf ik daar wel een vastgoedbeslissing op te nemen.”
Kwalitatief onderzoek
Pegels: “Wij vinden het belangrijk om medewerkerstevredenheidsonderzoek uit te voeren, voor zowel het thuiswerken als op kantoor. Deze onderzoeken en uitkomsten worden altijd meegenomen in beslissingen. Die tevredenheid is ontzettend belangrijk, want dan kan je je werk ook goed uitvoeren. Je thuiswerkplek is nou eenmaal fantastisch omdat hij van jou is en door jou is ingericht. Daarom helpt het om medewerkers een mate van vrijheid te geven om hun werkplek vorm te geven op kantoor.”
Macke vult aan: “Vandaar dat het ook belangrijk is om verschillende werkplekken aan te bieden; social settings, vergaderruimten en plekken waar mensen kunnen ontspannen. Je kunt nooit aan de huiskamer tippen maar je kunt daar wel enorme keuzevrijheid in aanbieden.”
Concrete handvaten
Het webinar wordt afgesloten met de vraag wat een concrete stap is die een organisatie kan zetten om met minder vierkante meters beter te werken. Macke begint: “Als je de data nog niet hebt, begin daarmee. Begin ook te zoeken in bronnen waarover je al beschikt, zoals Ghyssaert eerder aangaf. Maar neem de reductie van vierkante meters niet als doel op zich.”
Pegels gaat verder: “Minder vierkante meters zijn ook niet slechter, het helpt bij het besparen van kosten en voor ons het beter inzetten van belastinggeld. Ik ben het helemaal eens met Macke, het begint bij data. Begin ook vooral niet te moeilijk.”
Ghyssaert: “Je moet het inderdaad gewoon doen, begin dan bij de basis. Zorg ook dat je die basis op orde hebt. Begin op de meest laagdrempelige manier, dat brengt je al ontzettend veel inzichten.”
Moderator Walinga sluit af: “En ga ook eens bij elkaar op de koffie, ga kennis met elkaar uitwisselen. Daar kom je ver mee.”
Wil je de hele webinar terugkijken, bekijk hem hier.
