Vijf tips om vanuit huis online te vergaderen
Terwijl sommige organisaties al deels reboarden vinden er ook nog steeds veel online vergaderingen plaats. Smart WorkPlace Profile Project stelde daarom vijf tips op.
Nu iedereen massaal thuiswerkt verandert ook de manier waarop we met elkaar communiceren. Via Zoom, Teams of Hangouts houden we contact met onze collega’s maar ook onze klanten. Voor veel mensen kan het even wennen zijn om online aan een vergadering deel te nemen. Problemen met het geluid, kinderen die in beeld komen, collega’s die te laat inbellen; het zijn allemaal herkenbare situaties. Thuiswerken en effectief vergaderen: hoe pak je dat aan? We geven je vijf tips!
Tip 1. Op tijd inbellen
Wachten op laatkomers is vervelend voor de mensen die wel op tijd aanwezig zijn. Zeker wanneer er veel mensen aan een online vergadering deelnemen, is het belangrijk dat je op tijd kunt beginnen. Zorg er daarom voor dat je 10 minuten voordat de vergadering begint klaar zit. Je hebt dan ook de tijd om het geluid en de microfoon van je laptop te testen.
Tip 2. Laat deelnemers een voor een aan het woord
Tijdens een online vergadering is het belangrijk om deelnemers een voor een aan het woord te laten. Het verschil met een gewone vergadering is dat het sneller onoverzichtelijker wordt als iedereen door elkaar heen praat. Tijdens een normale vergadering is er meer non-verbale communicatie waardoor deelnemers eerder weten wanneer het wel of niet hun beurt is om te spreken. Probeer daarom ook open vragen te vermijden en stel vragen met een naam erbij zodat iedereen weet voor wie de vraag bedoeld is.
Tip 3. Zorg voor een goede voorbereiding
Effectieve vergaderingen hebben een goede voorbereiding nodig. Bij online vergaderingen is dit cruciaal voor een goed verloop van de vergadering. Stel een concrete agenda op waarbij iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt.
Tip 4. Deelnemers bij de les houden
Tussendoor je mail lezen, naar buiten staren of op je telefoon kijken. Afleiding ligt tijdens online vergaderen altijd op de loer. Maak daarom van tevoren afspraken met elkaar over het gedrag in de vergadering. Als je in een ‘gewone’ vergadering je telefoon uitzet, doe dit dan ook bij een online vergadering. Sluit je mail en andere programma’s af zodat je ook niet gestoord kunt worden tijdens een online vergadering.
Tip 5. De rol van de voorzitter is cruciaal
Om alles in goede banen te leiden is bij een online vergadering de rolverdeling cruciaal. Wijs iemand als voorzitter van de vergadering aan. Kies ook iemand als notulist die de gemaakte afspraken bijhoudt en een actielijst opstelt. De voorzitter van de vergadering heet iedereen welkom en sluit de vergadering af. Hiermee blijft de sfeer tijdens de vegadering goed.
