Managementsystemen en automatiseringssoftware: het onderschatte coaching programma  

• nieuws
• workplace management

De zakelijke kant en coworking ruimtes kunnen in deze tijd veel van elkaar leren. Maar daarvoor moeten ze wel het gesprek aangaan. Dat zegt Smart WorkPlace expert Jeannine van der Linden.

In dit nieuwe tijdperk van ‘Het Kantoor’ zijn bedrijven samen met hun medewerkers en relaties, op zoek naar een nieuwe betekenis van het begrip ‘kantoor’. Wat een kantoor voor een bedrijf betekent maar ook voor de mensen die zo’n ruimte gaan gebruiken, is namelijk aan het veranderen. Coworking ruimtes hebben zichzelf bewezen als geweldige oplossing – voor het herontdekken van wat voor rol een kantoor in het bedrijfsleven zou moeten spelen, en ook in de ontwikkeling van alles dat het format te bieden heeft. Hoewel ook coworking ruimtes zich moesten aanpassen aan de nieuwe regelgeving en kantoorvereisten in een post-COVID-wereld, heeft deze ervaring ze juist veerkrachtiger en meer flexibel gemaakt om op deze veranderingen te kunnen reageren. Maar hoe zit het nu met grote bedrijven, hoe passen ze zich aan, en wat kan er worden gedaan om hen als ook coworking ruimtes te helpen een beter beeld te krijgen van wat ze willen en nodig hebben van hun kantoorruimte, die noodzakelijkerwijs aan het veranderen is en steeds zal veranderen?

Volgens Kitty Bons van Zapfloor, een softwaretool voor werkplekbeheer voor zowel coworking ruimtes en  bedrijven als servicekantoren “was een van de grootste projecten van het afgelopen jaar maar ook het komende jaar het kijken naar uitdagingen op het gebied van werkplekbeheer in meer zakelijke omgevingen. Vanwege de COVID-crisis zijn zakelijke omgevingen tot het besef gekomen dat wat hun kantoorlandschap te bieden heeft ontoereikend is voor de huidige omstandigheden. Noch vanuit het managementperspectief, noch vanuit het perspectief van de medewerkers. Door de gezondheidscrisis zijn bedrijven genoodzaakt om het kantoor vanuit een ander perspectief te zien.” Maar, zoals Kitty uitlegt, is het niet zo eenvoudig als het kopiëren van dat wat zij denken voor coworking ruimtes van toepassing is. Het houdt eerder het beoordelen in van de verschillen en overeenkomsten tussen coworking ruimtes en zakelijke kantooromgevingen, omdat de uitdagingen en belanghebbenden heel verschillend zijn. Dit heeft op zijn beurt weer een geheel nieuwe inkomstenstroom gecreëerd.

“Bedrijven,” zegt Kitty Bons, “zijn geconfronteerd met de praktische uitdagingen van sociale afstand en de managementuitdaging van hoe we de juiste omgevingen kunnen bieden waar mensen naar het kantoor kunnen komen maar dan ook veilig zijn.” Dit omvat ventilatie, de anderhalve meter-regelgeving of specifieke routes door het gebouw (om te voorkomen dat mensen elkaar voortdurend tegenkomen). Dit zijn de werkelijk praktische uitdagingen. Daarbij komen ook nog personele uitdagingen kijken: welke teams gaan in welk deel van het gebouw aan de slag? En wie gaat die teams managen?

Bons legt verder uit dat “terwijl coworking ruimtes al lang dit soort vraagstukken overwegen bij het opstellen van hun contracten (inclusief het ervoor zorgen dat hun serviceaanbod aansluit bij hun klanten, kijkend naar de klantervaring), bedrijven nu ook moeten nadenken over wat voor soort ruimte ieder team benodigd.” Waar wordt er bijvoorbeeld interdisciplinair gewerkt zodat je teams kunt combineren? Hoe kunnen we onze ruimte optimaal gebruiken? En wie moet dat overzien omdat het ook een HR-uitdaging word? “Dus ja,” zegt Bons, “vele aspecten die coworking ruimte managers bijna intuïtief overwegen en doen, moeten nu ook in grotere bedrijfsgebouwen toegepast worden.”

Oprichter van De Kamer, Jeannine van der Linden, beaamt deze trend en voegt toe: “Wat in een periode van onzekerheid duidelijk wordt voor zowel ons als onze coworkers is: wat hebben zij nodig bij een kantoorruimte? Want tot onlangs waren deze behoeften een aangenomen waarheid, die nu onder druk is komen te staan. En op zo’n moment gaan mensen volgens mij opnieuw nadenken: ‘Waar is dat eigenlijk precies voor?’ Er zijn volop belangrijke redenen om een echte fysieke plek voor je bedrijf te hebben, maar of het nodig is als plek waar jij en je team iedere dag aan een bureau kunnen zitten moet iedere dag opnieuw overwogen worden.”

Hoewel bedrijven een rijkdom aan middelen tot hun beschikking hebben, waarschuwt Bons dat zich aanpassen aan dit nieuwe landschap niet zo eenvoudig is. Ze is van mening dat hoewel bedrijven enthousiast zijn over deze nieuwe uitdaging omdat ze de voordelen ervan nu duidelijk snappen, “ze vaak de kennis en ervaring die nodig zijn voor het runnen van een gedeelde ruimte onderschatten.”

Het kost veel moeite en daadwerkelijke afweging van de parameters om tegenwoordig een kantoorruimte soepel te runnen, zowel vanuit een zakelijk perspectief als vanuit een coworking perspectief. Het kan moeizaam en vervelend zijn om alle opties en vragen van management platforms zoals Zapfloor door te nemen, maar Van der Linden gelooft dat het bedrijven een onschatbare kans biedt. “Het lijkt bijna op een gratis coaching programma,” aldus Jeannine. “Je moet het allemaal in een geautomatiseerd systeem zetten en dat betekent dat je er eerst goed moet over nadenken.”

Bons legt verder uit: “Als je je kantoor in cijfers definieert, komen mensen in een soort existentiële oefening terecht waarbij ze zich moeten afvragen: ‘Oké, wat hebben we te bieden? En wat kan mijn gebouw wel of niet aan?’ Tijdens het definiëren van je parameters krijgen mensen met een oefening te maken die ze meestal irriteert, maar die belangrijk is voor het runnen van een bedrijf.”

Dit doorslaggevend onderdeel  maakt volgens Bons deel uit van de onderschatting van de sector: “Je hebt niet duidelijk gedefinieerd wat je wilt bereiken? Wie wil je aantrekken? Wat is het aantal stoelen dat mensen tegelijkertijd kunnen gebruiken, op anderhalve meter afstand of productiviteit in acht genomen? Nou, als je niet weet wat je in je winkel hebt, is het moeilijk die te runnen.”

Om mee af te sluiten vragen we welk advies zij hadden voor bedrijven en coworking ruimtes die hun kantoorbeheersystemen opnieuw beoordelen. Een van de grootste misvattingen die Bons vaak opmerkt zijn coworking ruimtes of bedrijven die, wanneer ze beginnen met het aanpakken van het probleem van beheer van hun werkruimte, denken dat ze al precies weten wat de behoeftes van hun coworkers zijn. “Ik adviseer ze dan altijd als volgt: ‘Goed, je hebt een opstelling, laten we daarmee beginnen. Dan zien we wel welke feedback er binnenkomt.’ Er zijn meerdere manieren om feedback te verzamelen – van enquêtes en ideeënbusjes, tot evenementen op kantoor en feedback die door personeel ter plaatse verzameld word.”

Van der Linden voelt dat een gouden leermoment wordt gemist: “Ik geloof echt dat er een aantal dingen zijn die coworking ruimtes heel, heel goed doen. En ik vind ook dat ze aan de zakelijke kant bepaalde dingen heel, heel goed doen. Een van de dingen die me enorm frustreren is dat we elkaars sterke punten niet genoeg respecteren om met elkaar het gesprek aan te gaan; om van elkaar te kunnen leren. En vanuit het perspectief van je klant gezien, als we met elkaar kunnen praten en werken vanuit onze specifieke sterke punten, denk ik dat onze coworkers een stuk gelukkiger zouden zijn.”