Cultuur overbrengen tijdens onboarding

• nieuws
• workplace management

Hoe breng je de cultuur van een coworkruimte over tijdens het onboarden van nieuwe coworkers? Daarover schreef Smart WorkPlace expert Jeannine van der Linden onderstaande blog.

Bij het runnen van een coworkruimte bestaat de noodzaak om nieuwe coworkers te introduceren bij de coworkruimte middels onboarding. Met een verschuiving naar online platforms vanwege de pandemie, worstelen veel coworkruimtes met profilering en het presenteren van hun bedrijfscultuur via online procedés. Onboarding is op zichzelf al een moeilijke taak en om het goed uit te voeren moet je even goed nadenken. One size fits all oplossingen zijn vooral hier niet altijd van toepassing.

Door de cultuur van een oworking ruimte doorlopend tijdens het onboardingproces onder de aandacht te brengen, voelen coworkers zich zelfverzekerd in hun gebruik van de ruimte en hun keuze ervoor. Dit kan tot groot succes voor de ruimte leiden. Maar hoe kan dit geïntegreerd worden in online procedés en hoe kan er voorkomen worden dat deze afstandelijk en onpersoonlijk overkomen?

Het onboarding proces kan moeilijk zijn

Ondernemers onderschatten vaak het onboardingproces – ze weten niet altijd wat er nodig is om het proces soepel te laten verlopen en of het voor nieuwe klanten makkelijk genoeg te begrijpen is. Degene die het onboarding proces creëert weet immers waar het voor is en waarom bepaalde dingen gedaan worden; de klant niet. Wat het proces nog lastiger maakt is de huidige wereld waarin wij leven. De post-tech, post-COVID-wereld kan zaken verder bemoeilijken omdat velen nog moeten wennen aan digitale procedés.

Historisch gezien is coworking ontstaan uit de horecasector. Voordat ingrijpende juridische en sociale veranderingen binnen de sector en de verschuiving naar online plaatsvonden, was het makkelijk genoeg om te weten hoe de waarden en cultuur van een coworkingruimte tot uitdrukking moesten worden gebracht.

Eigenaren en managers van coworkingruimtes wisten precies hoe ze een fysieke ruimte er aantrekkelijk uit moesten laten zien. Veel coworking ruimtes maken nog gebruik van dit principe: dat nieuwe potentiële coworkers persoonlijk de ruimte bezoeken om het op de proef te stellen. Vanwege de ontwrichting die de pandemie veroorzaakte en de migratie naar meer online procedés, werd het van cruciaal belang voor het succes van de ruimte om de cultuur tijdens het online onboarding proces te laten zien.

Veel ruimtes hebben nog steeds moeite om ervoor te zorgen dat hun boodschap online overkomt. Coworkingruimtes moeten snappen dat het wel mogelijk is om de waarden en cultuur in alle media en online procedés te communiceren.

Het streven om ervoor te zorgen dat mensen per ongeluk een coworking ruimte tegenkomen is niet nieuw, maar het betekent wel dat er veel aandacht moet worden besteed aan de manier waarop een ruimte zowel offline als online wordt gepresenteerd.

Mensen hebben de neiging om zich aan te melden of aan onboarding van een bedrijf mee te doen wanneer ze het proces makkelijk vinden en ook leuk vinden wat ze te zien krijgen. Over het algemeen zijn mensen makkelijk te overtuigen om iets te proberen als er een gevoel van erkenning is en ze het gevoel hebben dat er rekening met hen gehouden wordt. Dat is precies hoe een onboarding proces eruit zou moeten zien: een snel en pijnloos proces dat de cultuur en de gemeenschap laat zien en mensen het gevoel geeft dat ze reeds deel uitmaken van deze gemeenschap.

Hoe DeKamer het aanpakt

Jeannine van der Linden vertelt hoe ze het gemeenschapsgevoel implementeert tijdens het onboarding proces bij DeKamer. Sommige van haar coworkers zijn zogenaamde digital natives en voelen zich thuis in een digitale omgeving en kunnen het onboarding proces dus makkelijk begrijpen. Het is eenvoudig: de coworker ontvangt een link, klikt erop en volgt de instructies.

Maar niet alle coworkers die het onboarding proces willen meemaken zijn digital natives. Sommige potentiële coworkers worstelen met het proces en daarom kan het voor hen onpersoonlijk en afstandelijk overkomen. Om dit tegen te gaan, heeft Jeannine de mogelijkheid ingebouwd om het onboarding proces persoonlijk of samen met het personeel te laten plaatsvinden. Deze optie werd al voor de lockdown op enkele locaties van DeKamer geïmplementeerd. Het proces is geautomatiseerd, maar coworkers die aan boord willen komen kunnen met die benodigde documentatie naar een DeKamer ruimte gaan waar ze geholpen zullen worden en samen het onboarding proces zullen doorlopen. Tijdens strengere lockdowns bood Jeannine aan om coworkers met het onboarding proces te helpen door middel van persoonlijke gesprekken op platforms zoals Whatsapp.

Het is belangrijk om in gedachten te houden welke technologieën worden gebruikt voor het onboarding van sommige coworkers. Sommige technologieën hebben veel functionaliteiten maar zijn helemaal niet gebruiksvriendelijk. Andere platforms kunnen zowel voldoen aan de basisbehoeften en gebruiksvriendelijk zijn. Het belangrijkst bij het kiezen van een platform voor onboarding is om te onthouden dat je de eindgebruiker in gedachten moet houden.

DeKamer communiceert zijn waarden ook via de modellen die gecreëerd worden. Zo zal Jeannine bijvoorbeeld het verdienmodel dat aansluit bij de verdiensten van de coworkers van DeKamer opstellen. Als coworkers van DeKamer het zich kunnen veroorloven meer te betalen voor de ruimte die ze gebruiken, dan verdienen ze meer. Het tegenovergestelde is ook waar.

Dit weerspiegelt de waarden van DeKamer, namelijk dat coworkers alleen moeten betalen voor de ruimte die ze daadwerkelijk gebruiken, waardoor het betaalbaar en flexibel is voor het budget van elke persoon. Als het bedrijf van een coworker groeit, groeit de ruimte die ze gebruiken ook. Dit betekent dat DeKamer ook een rol heeft in het creëren van een werkomgeving waarin bedrijven kunnen groeien.

Dus wanneer coworkers het onboarding proces beginnen te doorlopen, geef ze dan toegang tot de kantoorruimte zodat ze zich al thuis voelen. Zo krijgen ze alvast een voorproefje van de coworking ruimte en de cultuur en waarden eromheen. Wees bereid hen te helpen tijdens het onboarding proces om ervoor te zorgen dat toekomstige coworkers zich op hun gemak voelen. Dit zal hun zorgen verminderen over het al dan niet correct voltooien van het onboarding proces.

Uiteindelijk is het de keuze van de coworkingruimte hoe haar cultuur en waarden vertegenwoordigd worden. De makkelijkste manier om ervoor te zorgen dat de gemeenschap en cultuur overkomt op de coworker die het onboarding proces doorloopt, is door ze het gevoel te geven dat ze al deel uitmaken van de gemeenschap, oftewel coworking community.