Het is nooit te laat om te starten met een strategisch huisvestingsplan
De keuzes die je maakt in een strategisch huisvestingsplan hebben grote invloed op het hele bedrijf. Maar hoe maak je de juiste keuze? Daarover schreef Eric de Wit van Smart WorkPlace partner HEYDAY FM een blog.
Blijven we de komende jaren in hetzelfde pand gehuisvest? Voldoet het huidige pand nog of is een moderniseringsslag op zijn plaats? Hebben we voldoende aan twee kantoren in de Randstad of is het verstandig om ook een locatie te openen in het hoge Noorden? Allen vraagstukken waar veel organisaties mee te maken hebben of krijgen. De keuzes die je maakt in een strategisch huisvestingsplan hebben grote invloed op het hele bedrijf. Maar hoe maak je de juiste keuze?
Want wat past het beste bij het imago van de organisatie, helpt bij het vinden en binden van gekwalificeerde medewerkers en draagt bij aan het realiseren van organisatiedoelstellingen? Je kunt als bedrijf gaan verhuizen en mogelijk een deel van je medewerkers verliezen door de toename in reistijd. Of bijvoorbeeld het pand puur uitzoeken op kosten, wat afbreuk kan doen aan het imago van je organisatie. Om tot een goede huisvesting te komen, moet dit met elkaar in balans zijn.
Huisvesting heeft als doel om het primaire proces van een organisatie optimaal te faciliteren. Dit kan alleen als de actuele en toekomstige behoeften van een organisatie helder in kaart zijn gebracht en zijn vastgelegd in een strategisch huisvestingsplan.
Waarom een strategisch huisvestingsplan?
Een huisvestingsvraagstuk ontstaat vaak door een ontwikkeling binnen een organisatie, zoals een sterke groei of krimp in het personeelsbestand, een fusie of overname, demografische ontwikkelingen of een financiële drijfveer. Dit betekent echter niet dat je als huisvestingsmanager achterover kunt leunen tot er actie nodig is. Je moet nadenken over in welke richting de organisatie zich beweegt, zodat je hier proactief op kunt inspelen.
Een strategisch huisvestingsplan biedt in deze situatie uitkomst, hierin ga je op basis van de missie, visie en strategische doelstellingen uiteen wordt gezet op welke wijze de huisvesting hieraan gaat bijdragen. Op basis van het huisvestingsplan is het mogelijk om de financiële kaders in een business case te verwerken, het concept (door) te ontwikkelen en bijvoorbeeld de onderhoudsmaatregelen efficiënt te plannen en begroten. Zonder plan heb je niet inzichtelijk of de huisvesting een bijdrage levert aan de groei van de organisatie, het aantrekken van talent of het versterken van het imago.
Hoe kom je tot een strategisch huisvestingsplan?
Het proces begint bij een meting van de huidige situatie. Stel jezelf vragen als: hoe is de situatie nu? Wat hebben we nu nodig en hoe ziet de organisatie er over 3 tot 5 jaar uit? Het is belangrijk om de huidige situatie in kaart te brengen, zodat je weet op welk vlak je stappen kunt zetten.
Op basis van een Ist & Soll-analyse is het mogelijk om de huidige situatie inzichtelijk te maken, eventuele knelpunten te analyseren en de gewenste situatie te definiëren. Het verschil tussen deze scenario’s geeft een beeld wat nodig is om een bepaald doel te bereiken. Aanvullend brengt een bezettingsgraadmeting zeer bruikbare informatie aan het licht.
Wat als een huisvestingsplan ontbreekt?
Ontbreekt het op dit moment aan een strategisch huisvestingsplan? Dan is de kans groot dat je ad-hoc beslissingen moet nemen op huisvestingsvlak, terwijl huisvesting vaak iets is voor de langere termijn. In deze situatie reageer je op veranderingen, waardoor je vaak achter de feiten aanloopt.
Dit betekent niet dat het eenvoudig is om veranderingen binnen een organisatie tijdig te signaleren als huisvestingsmanager. Een veelgehoorde vraag is dan ook: hoe haal ik deze informatie boven tafel? Uit ervaring blijkt dat je veel informatie kunt verzamelen door het gesprek aan te gaan met belangrijke stakeholders binnen een organisatie.
Om deze informatie te verifiëren, is het noodzakelijk om het huisvestingsplan bij de directie te toetsen. Past jouw plan bij het totaalplaatje van de organisatie en waar het bedrijf naartoe wil groeien? Dan heb je met huisvesting een krachtige tool in handen om een organisatie optimaal te laten presteren.
Aan de slag? In dit stappenplan zetten HEYDAY FM in acht stappen uiteen hoe je tot een strategisch huisvestingsplan kunt komen. Download het stappenplan, ontvang een gedetailleerde omschrijving per stap en ontdek hoe je waarde kunt toevoegen met huisvesting als strategisch bedrijfsmiddel.
