Hoe faciliteer je samenwerking door een integraal werkconcept?
Hoe kun je de uitgangspunten van Menzis voor hybride werken vertalen naar een fysieke omgeving? Over die uitdaging vertellen Nick Lettink en Menno Polman van Smart WorkPlace partner YNNO in onderstaande blog.
Het is oktober 2020 als bij Menzis de vraag op tafel komt: hoe gaan we met elkaar samenwerken als straks de corona-pandemie voorbij is? En wat betekent dit voor onze kantoren? “Menzis heeft samen met YNNO onderzoek laten uitvoeren naar wat de uitgangspunten voor samenwerking op kantoor post-covid zouden moeten zijn. Denk bijvoorbeeld aan de functie van het kantoor en waarvoor men straks naar kantoor komt. De uitdaging was om Menzis’ uitgangspunten voor hybride werken te vertalen naar de fysieke omgeving.”, vertellen Nick Lettink en Menno Polman, beide adviseur Huisvesting bij YNNO, de partner van Smart WorkPlace die onlangs besloot de samenwerking te verlengen.
Verbinding stimuleren middels de werkomgeving
Nick: “Naast de praktische uitdagingen was het voor Menzis belangrijk om verbinding te stimuleren, juist in de hybride werksituatie. Als je maar een aantal dagen per week naar kantoor komt, hoe blijf je dan toch met je collega’s en met de organisatie in verbinding staan? Kan je daar je kantoor op inrichten? Is het mogelijk om verbinding te stimuleren middels de fysieke en digitale werkomgeving? Dat waren de centrale vragen van dit project.”
Zoveel mensen, zoveel wensen: activiteit-gerelateerd werken
Ondanks dat Menzis al de beschikking had over een kwalitatief hoogwaardige werkomgeving, waren er vanuit de medewerkers nog een aantal uiteenlopende behoeften. Nick: “Soms wil je geconcentreerd werken, en op andere momenten zoek je juist een werkplek waar je samen met collega’s kan brainstormen. In een werkconcept moet je aan al die behoeften tegemoet komen: je wilt ervoor zorgen dat de gebruikers van het kantoor een werkplek hebben die aansluit bij de activiteit die ze op dat moment uitvoeren. De activiteiten die gebruikers op kantoor uitvoeren zijn door de pandemie gewijzigd. Het kantoor staat nu veel meer in het teken van samenwerken, ontmoeten en verbinden.”
Een integraal werkconcept
De Covid pandemie en de maatregelen die golden hebben ertoe geleid dat de visie op de manier van werken, samenwerken en verbinding is gewijzigd. Deze visie is vertaald in het werkconcept. Hoe? Vanuit kosten overwegingen zijn met minimale aanpassingen op de kantoren van Menzis gerealiseerd, met de gedachten dat we het eerst met elkaar gaan proberen en ervaren. Daarbij geldt voor Menzis, net als voor veel andere werkgevers in Nederland, dat nog gezocht wordt naar de goede balans tussen thuis werken en op locatie werken en dat bekeken wordt welke consequenties dat heeft voor de aard en het gebruik van de kantoorlocaties.
In de panden zijn zones gecreëerd waarin een variatie van werkplekken beschikbaar zijn. Denk aan een plek om te brainstormen, een plek om individueel te werken en een plek om samen te werken inclusief bijbehorende audiovisuele middelen. Een samenwerkzone kan worden gereserveerd door een team, en zo’n team heeft dan de hele dag toegang tot alle werkplekken in die zone. Tegelijkertijd kan een medewerker ook een werkplek reserveren in de zone individueel werken, omdat er ook situaties zijn dat thuiswerken niet gaat.
“Dit werkconcept stimuleert de verbinding. Je reserveert een zone als team, en stemt dus met elkaar af wanneer je elkaar ontmoet en ook wat voor taken je met elkaar oppakt op de kantoordagen.”, legt Nick uit. “En tegelijkertijd kom je tegemoet aan de verschillende behoeften die binnen een team kunnen spelen: doordat in de zones diverse typen werkplekken aanwezig zijn, stel je medewerkers in staat om de plek uit te kiezen die het beste past bij de activiteit die moet worden uitgevoerd. Bovendien blijven de overige faciliteiten in de werkomgeving voor de leden van het team beschikbaar, zoals vergaderruimten, aanland- en concentratieplekken en het werkcafé.”
Door te werken met losse elementen is het concept ook toekomstbestendig. De losse wandelementen met schermen zijn een minimale aanpassing van het bestaande kantoor en zijn bovendien remontabel. Remontabel betekent dat alle elementen ooit in een nieuwe toepassing kunnen worden ‘geremonteerd’. Als elementen remontabel zijn, zijn ze makkelijk te verplaatsen en opnieuw te gebruiken. Dit is een enorme winst op het gebied van duurzaamheid!
Doordat de elementen remontabel zijn, kan de omgeving relatief eenvoudig worden aangepast wanneer de behoeften of voorkeuren veranderen. Een ander bijkomend voordeel van dit werkconcept is kostenbesparing. Doordat medewerkers maar een bepaald aantal dagen aanwezig zijn op kantoor, neemt het benutte aantal vierkante meter kantoor af. Dit zorgt voor een reductie van de exploitatiekosten, aldus Menno.
Dit project was een unieke kans om te onderzoeken hoe het mogelijk is om met minimale middelen een aanpassing te doen op een onlangs gerealiseerd concept. Menzis heeft in de jaren voor corona een nieuw werkconcept ontwikkeld en gerealiseerd gericht op leefkracht en samenwerken in een activiteit gerichte omgeving. Doordat er een nieuwe balans is ontstaan in de activiteiten die je op kantoor doet, heeft er een doorontwikkeling van het concept plaatsgevonden. Het is een uitdaging om samen met leveranciers te zoeken naar aanpassingen en materialen die de nieuwe manier van werken ondersteunen en met minimale ingrepen toepasbaar zijn, legt Menno uit. Helemaal in deze tijd, waar materialen en mankrachten schaars zijn.
Tot slot benadrukt Menno: “Voor Menzis was het niet alleen belangrijk om aandacht te houden voor verbinding binnen teams, maar ook voor verbinding met de organisatie. Daarom is in het ontwerp veel aandacht gegeven aan de identiteit van Menzis. Omdat mensen minder op kantoor aanwezig zijn, is het belangrijk dat op de momenten dat je wel op kantoor bent, je je echt onderdeel van Menzis voelt. Vanaf de parkeerplaats tot en met de teamzone zijn elementen toegevoegd waar duidelijk aan te herkennen is: we zijn aan de slag bij onze organisatie, Menzis.”
Coöperatie Menzis
Coöperatie Menzis, dat op 14 juni 2022 door Zo werkt het werd uitgeroepen tot beste hybride werkgever van Nederland in de categorie bedrijven met meer dan 200 medewerkers, is een organisatie zonder winstoogmerk. Al sinds 1836. Bij Menzis is iedereen welkom. Jong of oud, ziek of gezond. De twee miljoen verzekerden zijn automatisch lid van de coöperatie. En de Ledenraad, het hoogste orgaan, geeft hen een stem.
De missie van Menzis is duidelijk: ‘Ieder mens leefkrachtiger, nu en in de toekomst’. Daarom gaat Menzis voorop in de beweging naar een leefkrachtiger Nederland. Menzis houdt goede zorg duurzaam toegankelijk, zet in op preventie en zorgt voor een scherpe premie voor de leden.
