Werkplezier als vertrekpunt
Een kantoor dat niet voelt als een verplichting, maar als een plek waar je graag komt. In een tijd waarin thuiswerken de norm werd, is het opnieuw aantrekken van medewerkers naar kantoor een uitdaging.
Tijdens een Round Table werd dit vraagstuk uitgebreid besproken. Er kwam een fenomeen naar voren, maar dan anders geformuleerd: FOMO: Fear of Missing Office – het gevoel dat je iets mist als je niet op kantoor bent.
Na jaren van corona zijn velen gewend geraakt aan het comfort van thuiswerken: geen reistijd, meer rust en concentratie, en het gemak van de eigen omgeving. Tegenwoordig is het allesbehalve makkelijker om medewerkers te enthousiasmeren om weer naar het kantoor te komen. Hierdoor ontstaat voor huisvestingsprofessionals de opgave om het kantoor opnieuw te positioneren als een plek met toegevoegde waarde.
Thuiswerken blijft favoriet
Nu het thuiscomfort voor veel medewerkers hoger ligt dan dat van het kantoor, vraagt het realiseren van een ideale werkdag op kantoor om bewuste keuzes. Bart van Roekel van YNNO, brengt vanuit zijn opgedane inzichten punten in die hij van belang vindt voor het Round Table gesprek: “De gemiddelde werknemer geeft aan dat meer dan de helft van zijn werkactiviteiten thuis beter wordt ondersteund dan op kantoor.” Hierbij gaat het vooral om individueel, concentratie- of vertrouwelijk werk. Activiteiten die samenwerking, sociale interactie of speciale faciliteiten vragen, worden juist beter op kantoor uitgevoerd.
Het kantoor blijft onmisbaar
Naast de fysieke werkomgeving zijn er ook andere factoren die bepalend zijn voor een succesvolle werkdag: het tonen van leiderschap en het denken vanuit het team in plaats van het individu. Hierover vertelt Jamie Douw van YNNO: “Naast de fysieke werkomgeving is ook het tonen van zichtbaar leiderschap belangrijk. Het stellen van duidelijke kaders is daarbij essentieel. Bovendien vraagt deze uitdaging om minder denken vanuit het ‘ik’ en meer vanuit het ‘wij’: wat hebben we als team te doen en welke rol speelt het kantoor daarin om het te realiseren?”
Daarmee blijft het kantoor onmisbaar voor samenwerkingen in teams, brainstormsessies en informeel sociaal contact. Tegelijkertijd is er in het algemeen een lagere bezettingsgraad sinds corona. Dit betekent dat een vaste werkplek voor iedere medewerker niet langer vanzelfsprekend is. Het kantoor moet daarom een plek zijn die meerwaarde biedt, waar mensen elkaar kunnen ontmoeten, kennis delen en samenwerken op manieren die thuis niet mogelijk zijn.
Kantoorbijdrage aan werk en samenwerking
De persoonlijke sfeer geeft een niet te onderschatten rol, geeft Marcel Pinkse strategisch adviseur huisvesting van de provincie Zuid-Holland aan: “Zoals de zorg voor een huisdier, partner, of het niet meer kunnen combineren van de reis naar kantoor na corona. De waarde van fysieke ontmoetingen is voor ons duidelijk, want als je elkaar met een kop koffie live treft, heb je andere gesprekken dan via je scherm.”
Gemis van contact
Doordat professionals grotendeels vrij zijn om te bepalen wanneer ze komen, wordt het ontmoetings- en samenwerkingsaspect van kantoor des te belangrijker. “Om dat te stimuleren hebben we een lowtech brainstormruimte”, geeft Bertha Brouwer, van het ministerie van Economische Zaken, aan. “Je mag hier geen apparatuur gebruiken en niet vanuit je thuiswerkplek meedoen. Hiermee hopen we de creativiteit te stimuleren.”
Hoewel Bertha de waarde ziet van die verbinding maken op het kantoor, ziet ze de balans wel in met de positieve eigenschappen van thuiswerken: “Er zijn ook werkzaamheden die je heel goed thuis kunt uitvoeren of zelfs beter dan op het kantoor. Maar als het doorslaat, missen we elkaar.”
Zorgen om aanwezigheid
Geert Bosgra, actief bij gemeente Groningen, vult hierop verder aan: “Onderzoek wees uit dat tussen de 15 en 20 procent van onze medewerkers niet of nauwelijks op kantoor kwam. Dat baarde grote zorgen, want het verliezen van de verbinding ligt hiermee op de loer. Om dit te verbeteren stelden we dat medewerkers voor 50 procent van de aanstelling op kantoor zijn. Dat is de basis. Sommige directies hebben een hogere streefwaarde.” Zo ontstaat een balans waarbij medewerkers voldoende tijd op kantoor doorbrengen om verbinding en samenwerking te versterken, zonder dat een vaste werkplek voor iedereen nodig is.
Meer lezen over dit Round Table gesprek waarin er dieper wordt ingegaan op onder andere verbinding, het belang van verandermanagement en het fenomeen: Fear of Missing Office? Lees dan hier verder voor het volledige verslag van het Round Table gesprek van pagina 92 t/m 95.
