Waar is iedereen? Is de bezetting bij u op kantoor ook zo laag?
Er wordt van alles verzonnen om medewerkers naar kantoor te lokken: pizza’s, bingo, yoga maar niks lijkt te werken. Toch ligt de oplossing voor het oprapen volgens Solved.
Is de bezetting bij u ook zo laag? In gesprek met onze klanten hoor ik overal hetzelfde. De bezetting van het kantoor is laag. Te laag voor velen. Op de piekdag, dinsdag, wordt net de 35% bezetting aangetikt. Zelfs in periodes wanneer corona minder rond waait blijken we meer thuis te blijven werken dan gedacht. Er wordt van alles verzonnen om medewerkers naar kantoor te lokken: pizza-ovens, bingo, yoga maar niks lijkt te werken. Toch ligt de oplossing voor het oprapen! Maar dan moet je er niet overheen stappen.
Kantoor als beste werkplek
Dit klinkt als een inkoppertje maar dat is het niet. Uit ons onderzoek blijkt dat meer dan de helft van de mensen (51%) zich thuis beter kan concentreren en daarom thuis werkt. Let wel, thuis! Thuis: een plek om te leven, feestjes te vieren, met familie te eten en op de bank te hangen. En alsnog wordt juist die plek gekozen boven het kantoor om te werken. Hoog tijd om de boel eens om te draaien.
Het kantoor moet volgens mij de beste plek zijn om te concentreren en dat lukt vaak niet in de kantoortuin. Loop de zintuigen maar na. Het oor wil rust. Het oog geen afleiding. Maar wat is hiervoor de oplossing? Een optie is om onderbrekingen te plaatsen in grote kantoorvelden. Maar ook extra akoestische oplossingen zoals simpelweg tapijt doet wonderen. Of, mijn persoonlijke favoriet, is het omdopen van een (deel van de) verdieping tot stiltebos. Ofwel, het kantoor als groot focusparadijs waar geen thuiswerkplek tegenop kan.
Van productiviteit naar continuïteit
Thuis het werk doen geeft velen een voldaan gevoel van productiviteit. Lekker doorwerken zonder collega’s die storen. Vooral de meer seniore werknemers weten precies wat er moet gebeuren. De kinderen zijn uitgevlogen, hun kamer is omgedoopt tot studeerkamer en de vrijheid is terug. Met een goede koffie in de hand kan men thuis lekker ‘meters maken’.
Inderdaad gaat de productiviteit van deze collega omhoog, terwijl de minder ervaren collega het nakijken heeft. Van wie moet er geleerd worden als de mensen met de meeste kennis thuis productie draaien? De waardering moet dus niet liggen op het afleggen van de grootste afstand, maar het hand in hand meenemen van collega’s. Voor een organisatie is die continuïteit vaak belangrijker dan de productiviteit.
Dat kan op verschillende manieren. De ene gelauwerd kennistijger houdt een vast moment in de week leeg voor aanwaai vragen. De ander gekroonde expert deelt letterlijk een kamer met een junior. Dat laatste zien we veel bij advocaten waar de partner het kantoor deelt met een stagiaire. Voorwaarde is wel dat beide naar kantoor komen en productie draaien niet het hogere doel is.
Hoe gezellig is een verlaten kantoor op vrijdag?
De voornaamste reden om naar kantoor te gaan is het opzoeken van de gezelligheid van collega’s. Maar hoe gezellig is het als je op vrijdag in een verlaten kantoor werkt. Hoe brengen we leven in de vrijdag en woensdag?
Ook hier ligt een oplossing voor de hand als we naar uitkomsten van onze enquête kijken. Daaruit blijkt dat 76% thuis werkt omdat er dan geen verlies aan reistijd is. Philips bouwde destijds Philipsdorp in Eindhoven naast de lichtfabriek en in China slapen arbeiders in flats naar naaiateliers. Ik geef toe, dat gaat misschien wat ver. Maar wat nu als we vrijdag en woensdag de reis naar kantoor weghalen op een andere manier? Stel dat we op vrijdag de reistijd als werktijd zien? Dan wordt het echt interessanter om op vrijdag naar kantoor te gaan. Persoonlijk vind ik deze incentive beter aansluiten bij de wensen van medewerkers dan de ongevraagde pizzaoven op vrijdag. En voor wie met de auto komt: het voordeel is dat er op deze dagen minder files zijn ;-).
Nu we toch aan het omdenken zijn: het kantoor wordt ook gezelliger als het beter past. Dus als slechts 10% van de collega’s er op vrijdag is, maak dan het kantoor ook kleiner. Bijvoorbeeld door om één of meerdere verdiepingen te sluiten op de rustige dagen. Je loopt elkaar dan weer tegen het lijf, en het scheelt gelijk aan onderhouds- en energiekosten voor bijvoorbeeld schoonmaak en elektra.
Aan de bak
Die lage bezetting daar moeten we echt mee aan de slag. Het is een strijd om de cultuur van een bedrijf, de kennis in het bedrijf, de interesse in de collega’s te behouden. Daarvoor moet er over en weer geluisterd worden waar de echte crux ligt. Enerzijds door het kantoor aan te pakken zodat die de concurrentie van de thuiswerkplek met gemak aankan. Anderzijds het besef dat we als kenniswerkers geen koekjesbakkers zijn. Om kennis te delen en over te dragen heb je elkaar met enige regelmaat nodig. Die balans moeten we opnieuw vinden.
