Slimmer samenwerken bij de Gemeente Amersfoort
Marieke Winter, adviseur bij SWP-partner Draaijer, heeft in het afgelopen jaar als projectleider Herhuisvesting voor de gemeente Amersfoort gewerkt. In deze blog vertelt zij hoe zij deze periode heeft ervaren.
Slimmer SamenWerken
Binnen de gemeente Amersfoort is in 2021 de intentie uitgesproken om zowel fysiek als digitaal ‘slimmer’ te gaan samenwerken. Hiervoor is ‘Slimmer SamenWerken’ in het leven geroepen. Hierbinnen valt alles wat te maken heeft met tijds- en plaatsonafhankelijk werken in een werkomgeving, kijkend naar de behoeften van zowel de medewerkers als organisatiebreed.
Activiteitgericht kantoorconcept
Eén van de deelopgaven binnen Slimmer SamenWerken is het Activiteit Gerelateerd Werken. In 2021 is hiervoor een pilot onder zes afdelingen opgezet. Na de succesvolle afronding van deze pilot is besloten dit verder uit te rollen naar alle andere afdelingen. Dit heeft als doel de werkplekomgeving van de medewerkers in het stadhuiscomplex aan de hand van een activiteitgericht kantoorconcept in te richten. Zo kunnen zij alvast ‘wennen’ aan deze manier van werken, die ook in het in 2025 op te leveren nieuwe stadhuis zal worden toegepast.
Werplekmix op basis van persona’s
Bij het onderzoek naar de gewenste nieuwe werkomgeving analyseerden we vanuit het projectteam per afdeling de (onderlinge) dynamiek, het soort werk, de mate van klantcontact en functie gerelateerde of medische bijzonderheden. Hierbij hebben we persona’s ingezet voor het bepalen van de werkplekmix en -behoeften op de afdelingen. Het projectteam, met een vertegenwoordiging uit de organisatie van de afdelingen Huisvesting, Facilitair, IT en HR en interieurarchitect Atje Deinum van Buro Wierda, was in continue dialoog met de afdelingen om de onderzoeksresultaten te delen en te verkennen welke aanvullende specifieke wensen er nog leefden. Ook is gekeken naar de dynamiek op de afdelingen en de verwachte groei informatie. Voor het project zijn zogenoemde afdelingsambassadeurs aangesteld die deelnamen aan deze gesprekken. Zij leverden een belangrijke bijdrage aan het succes van deze opgave: deze ambassadeurs zorgden voor draagvlak binnen de organisatie.
Ruimtebehoefte onderzoeken
Op basis van een vlekkenplan (een studie waarin de ruimtebehoefte per afdeling, de functionele relatie tussen afdelingen en teams en de indelingsmogelijkheden in de gebouwen samenkomen) zijn de ruimtelijke mogelijkheden om alle afdelingen te huisvesten verkend en vastgelegd. Dankzij deze studie konden wij aantonen dat er in het stadhuiscomplex voldoende ruimte beschikbaar is om alle afdelingen te huisvesten. Een belangrijk bijkomend voordeel was dat door deze herhuisvesting een kantoorlocatie aan de overzijde van het stadhuiscomplex kon worden vrijgespeeld. Deze locatie wordt momenteel getransformeerd naar een opvanglocatie voor vluchtelingen.
Bruis-ruis-rust indeling
We zorgden er bij de herindeling voor dat afdelingen waarvan de medewerkers wederzijds veel samenwerken naast elkaar gepositioneerd werden. Met een generieke ‘bruis-ruis-rust’ indeling hebben we uniformiteit gecreëerd. Daarbij zijn de ‘bruiszones’, waar meer reuring verwacht mag worden, zoveel mogelijk rondom de trappen en liften geplaatst.
Na het vaststellen van het vlekkenplan is per afdeling een inrichtingsplan opgesteld. Deze plannen zijn in nauwe samenwerking met de ambassadeurs en het management van de betreffende afdelingen van concept naar definitief inrichtingsplan uitgewerkt.
Benieuwd naar de hele blog van Marieke? Lees verder op de webstie van Draaijer.
