Stand-Up SWP: Totempalen in je organisatie
Op 17 januari 2024 vond de Stand-Up van Smart WorkPlace plaats bij TwynstraGudde in Amersfoort. Partners en experts deelden kennis en ervaringen, onder meer over totempalen in je organisatie en vastgoed as a service.
De treffende locatie voor de Start-Up was de thuishaven van TwynstraGudde in De Nieuwe Stad. Dat merkte directeur Wim Kooyman van Smart WorkPlace op: “Vandaag horen we hoe deze plek ontwikkeld werd, ontdekken we het huisvestingsconcept en leren we waarom tribes een positieve verandering geven aan je organisatie."
Manager Business Development Dirk van Gemert van Smart WorkPlace trapte af met een terug- en vooruitblik van evenementen en initiatieven van het platform: “We zagen elkaar eerder bij de Rabobank in Utrecht, waar we de hybride werkomgeving ‘Rabo Kitchen’ konden ervaren. Toen lichtten we al een tipje van de sluier op over onze activiteiten in 2024. Maar eerst kijken we terug op een succesvol jaar.”
Van elkaar leren
Van Gemert noemde verschillende hoogtepunten, te beginnen bij het SWP Congres, met bijdragen van onder anderen Jaco van Noppen van TU Delft, Ilse Bakker van Cushman & Wakefield en Eric Hooghuis van Belastingdienst. Ook stond hij stil bij de City Table XL, in het najaar van 2023: “We waren te gast bij gemeente Amsterdam, die binnen 6 jaar energieneutraal wil zijn. Partners kwamen van heinde en ver om met elkaar kennis te delen over onderwerpen als hybride werken, huisvestingsconcepten en duurzaamheid.”
Ook bracht van Gemert het eerste Zorghuisvesting Congres onder de aandacht: “Hier kwamen de opgaves rondom duurzaamheid en circulariteit naar voren, onderwerpen die de komende jaren alleen maar belangrijker worden." En, zoals Van Gemert aangaf, groeit het netwerk van Smart WorkPlace. Aan de eindgebruikerskant, onder andere. Zoals Achmea, die onlangs toetrad. Ook belichtte hij nieuwe initiatieven zoals Smart WorkPlace op Locatie: “We bezoeken projecten waar we kennis delen en van elkaar leren.”
Vanzelfsprekend richtte hij zich ook op de WorkPlace Xperience. De 2024-editie staat op de rol en komt er snel aan, in april al. “De nominates zijn gestart voor de ISS WorkPlace Manager of the Year en de WorkPlace Talent of the Year Awards, evenals de CSU Smart Solution of the Year Award. Dat betekent dat je nu al actie kunt ondernemen om de WorkPlace manager, het talent of de innovatie die het verschil maakt te nomineren. Genoeg om aan mee te doen en van elkaar te leren, zo bleek uit zijn presentatie.
Belang van ontmoeting
Lodewijk Boersema, adviseur Overheid en Organisatie van TwynstraGudde, bracht dat meteen in de praktijk en deelde kennis over de waarde en de toekomst van het kantoor. Hij illustreerde het belang van een plek waar mensen samenkomen: “Elkaar ontmoeten wint alleen maar aan populariteit. De mogelijkheid om dat te doen in een inspirerende omgeving, wordt beïnvloed door je organisatie en de huisvesting die zij faciliteren. Maar is huisvesting voor jou een doel op zich, of is het een manier om doelen te realiseren? Huisvesting maakt impact op onder andere het vitaal maken van de mens en de productiviteit.”
Vervolgens vertelde Boersema over tribes en stammen. Daar zitten volgens hem alle aspecten van het leven in: “Het is een rijkere manier om naar organisaties te kijken. Kunnen mensen op een goede manier hun ei kwijt? Door stammen te maken geef je invulling aan zoveel mogelijk aspecten van wat ons mens maakt.” Hoe maak je dan een tribe, vroeg een van de deelnemers zich af. Boersema antwoordde: “Probeer medewerkers daarvoor in een mindset te krijgen en neem daar de tijd voor. Denk goed na over wat medewerkers voelen en ben open over wat er in de organisatie gebeurt. Ook als je iets achterlaat of als er negatieve gevolgen zijn, bijvoorbeeld door een fusie. Maak mensen mede-eigenaar.” Huisvesting kan volgens hem een rol spelen bij het opzetten van een stam: “Het vormt een perspectief voor verandering. Bijvoorbeeld als je van plek verhuist, is het van groot belang om dat samen te doen. Zorg dat mensen met elkaar in gesprek blijven.”
Lodewijk Boersema vertelde over tribes en totempalen in je organisatie.
Totempalen
Boersema stelde het concept voor van totempalen: “Dat kan een materieel element zijn. Denk aan een gedachtenmuur, volgeschreven met hartenkreten. Of prijsuitreikingen in je organisatie om iemand in de schijnwerpers te zetten. Maar het kan ook een medewerker zijn. Bijvoorbeeld als je viert dat iemand vele decennia bij je bedrijf werkt. Wellicht is die persoon wel een totempaal geworden.” Daarop werd een vraag uit de zaal gesteld, gericht op een totempaal bij thuiswerken. Kan dat? Boersema: “Thuiswerken stelt je voor uitdagingen. Neem je wel de tijd om tijdens online gesprekken het over iets anders te hebben dan werk? Het idee van collectiviteit kan naar de achtergrond gaan bij thuiswerken. Een totempaal is een stukje cultuur. Het stoelt zich in iets. Het kan een initiatief, een persoon zijn. Het kantoor heeft daarin een belangrijke rol te vervullen.”
Het was vervolgens aan Rogier van Es, adviseur Huisvesting, Vastgoed en Facility Management, om te vertellen over hoe TwynstraGudde dat bij het eigen huisvestingstraject aanpakte. “In 2019 verhuisden we naar de huidige locatie, een kantoor met een uniek concept. Hiervoor zaten we aan de locatie Stationsplein en aan het einde van het huurcontract onderzochten we of onze behoeften nog wel overeenkwamen met die plek. De Nieuwe Stad trok de aandacht, met de oude Prodent-fabriek die een unieke uitstraling en verhaal had, in het centrum van Amersfoort.”
Meegroeien
Toen de beslissing viel om de nieuwe thuishaven in De Nieuwe Stad te maken, ging de ontwikkeling van start. “Deze locatie was er nog niet en we konden meedenken over uiterlijk en innerlijk, een plek die met ons meegroeit.” Toen doemde de uitdaging op. Hoe bedenk je een nieuw kantoor, als huisvestingsadvies je werk is. Hij illustreerde hoe dat in het concept ‘Vastgoed as a service’ vorm kreeg. Het kenmerkt zich volgens hem met diversiteit en flexibiliteit: “De werkplek met alle services krijg je voor een vast bedrag. Als de behoefte verandert, kan het aantal werkplekken snel worden opgeschaald. Of juist worden verminderd, wanneer de situatie erom vraagt.”
Zo zijn adviseurs van TwynstraGudde van maandag tot en met donderdag vooral bij klanten over de vloer, maar is vrijdag een populaire dag om op kantoor te zijn. “Daar houden we rekening mee”, lichtte Van Es toe. “Ook kijken we naar waar onze professionals vandaan komen en waar de opdrachtgevers gevestigd zijn. Den Haag, Utrecht, Amsterdam staan in de top.” Ook werd goed gekeken naar trends zoals coworking. “Je ziet dat innovaties sterker naar voren komen in bruisende communities en samenwerkingen”, ging Van Es verder. “Ook scoort het nieuwe kantoor op het vlak van duurzaamheid en circulariteit. Voor de energievoorziening wordt gebruikgemaakt van de biomassacentrale van De Nieuwe Stad en duurzame energie wekken we op met zonnepanelen op het dak. Het materiaal kan bij een eventuele sloop bijna volledig hergebruikt worden.“
Rogier van Es gaf een toelichting op het huisvestingsconcept van het nieuwe kantoor van TwynstraGudde in Amersfoort.
Circulair en gezond
Zo is het hout dat voor de gevelkozijnen is gebruikt, lokaal verkregen. Er is veel gebruikgemaakt van circulaire materialen. Ook over gezond eten is nagedacht: “Dat is onze standaard. En de liften zijn uit het zicht geplaatst, zodat je geprikkeld wordt om de trap te nemen. We willen een gezonde omgeving creëren voor onze medewerkers en onze bezoekers. Dat gaat goed, we worden ontzorgd en kunnen ons werk goed doen, wat gaat over de grote maatschappelijke transities.” Hij sloot af door een van de totempalen van TwynstraGudde te benoemen: kunst. Dat werd onder andere duidelijk tijdens een rondleiding door het gebouw: overal is kunst te vinden. Het brengt mensen in gesprek en zorgt in dit nieuwe kantoor voor verbinding.
