De data achter vraaggestuurd huisvesten
Bart in 't Velt, adviseur huisvesting en welzijn van Gemeente Utrecht, gaf tijdens de City Table Utrecht zijn inzichten over de ambities van de gemeente om vraaggestuurd te huisvesten.
Benieuwd naar alle inzichten? Lees het volledige City Table verslag hier.
Vraaggestuurd
Het Stadskantoor van de gemeente Utrecht werd in 2014 opgeleverd en is geschikt voor 3.500 medewerkers. Bart in ’t Velt van gemeente Utrecht illustreert dat de gemeente uit het jasje groeit: “Inmiddels zitten we op 4.500 medewerkers en we zijn aan de slag om het gebouw geschikt te maken voor 5.500 mensen. Dat verlangt dat we bij het definiëren van de opdracht goede kaders stellen.” Om dit te bereiken krijgt de visie op Werken 3.0 een vertaling. Naar ontwerp, kaders én uitgangspunten voor de fysieke werkomgeving.
Om dit te bereiken wordt een werkstijlonderzoek via Reworc onder de diverse gebruikersgroepen uitgezet. Aan de hand van data kan Gemeente Utrecht mensen, plaatsen en processen met elkaar afstemmen. Ook meten ze de bezettingsgraad op basis van het wifi-netwerk. Deze inzichten helpen om de pijlen te richten op vraaggestuurd huisvesten en een nieuw werkplekconcept. In ’t Velt vertelt hoe dit in de praktijk gaat: “Je maakt onderscheid in activiteiten en koppelt deze aan wat je belangrijk en minder waardevol vindt. Gebruikers voeren data via een werkstijlonderzoek-enquête in en dan krijg je resultaten, weergegeven in grafieken en tabellen. Zo krijgen wij inzicht welke bouwstenen en aantallen gewenst zijn voor een
specifieke groep werknemers.”
Bewustzijn
De gemeente gebruikt combineert verschillende bronnen en krijgt daardoor meer inzicht. Daarmee zorgen ze dat het nieuwe werkplekconcept beter aansluit op verschillende activiteiten, die medewerkers uit willen voeren. Hier kan soms een mismatch in zijn. In ’t Velt verduidelijkt: “Bijvoorbeeld door verkeerd gebruik van ruimtes. Denk bijvoorbeeld aan een overlegruimte voor 30 personen, die door 8 werknemers gebruikt wordt. En op hetzelfde tijdstip is er een team dat extern een ruimte huurt om hun overleg met 20 collega’s te organiseren. Dat wekt schaarste op en zorgt ervoor dat medewerkers wellicht op de verkeerde plek in het kantoor werken. Straks kunnen we, door middel van het werkstijlonderzoek, onderzoeken of de werkomgeving aansluit op de behoefte en wat we eventueel moeten veranderen. Ook kunnen we realtime inzien wat de beschikbaarheid en benutting is van werkplekken. We willen toe naar een volledige, maar ook een kwalitatief beter benutting van de ruimtes. Maar we weten ook dat er bij ons te veel mensen naar het Stadskantoor willen. We hebben veel beschikbaarheid van data, maar we doen er misschien nog net te weinig mee om het verschil te maken.”
Invloed van de werkomgeving
De werkplekconcepten moeten conceptueel kloppen volgens In 't Veld “We deden onderzoek en weten nu wat de vraag naar werkplekken en concepten is. De kosten voor externe vergaderruimten zijn enorm, dus we willen weten hoe we gebruikers motiveren om de beschikbare interne ruimte optimaal te gebruiken. De gebruiker moet alle tools hebben om dat zelfstandig te beslissen. Dat de invloed van het bewustzijn van de gebruiker op de werkomgeving en het slagen van het werkplekconcept niet onderschat moet worden, illustreren In ’t Velt, “Als voor een medewerker gebruiksmogelijkheden van werkplekken duidelijk zijn, draagt dat bij aan een succesvolle werkomgeving. Door een enorme versnelling de afgelopen jaren ontwikkelt de plaats en de manier waarop we werken zich. Ook worden individuele verschillen groter. Deze ontwikkelingen zetten, verbonden met digitalisering, door. Het is belangrijk om aandacht te hebben in de begeleiding van het bewustzijn en de kennisdeling van medewerkers op teamniveau.”
