Acht op tien bedrijven monitoren de kantoorbezetting
In de nasleep van de COVID-19-pandemie heeft de kantoorbezetting een aanzienlijke transformatie ondergaan. Bedrijven herzien daarom vaak hun beleid voor fysieke aanwezigheid op de werkplek.
Terwijl bedrijven proberen te navigeren door alle hybride werkregelingen, wordt zichtbaarheid van wie wanneer op kantoor is steeds belangrijker voor het bevorderen van productiviteit, samenwerking en het optimaliseren van middelen.
Verplichte aanwezigheid
Een onderzoek van CBRE toont aan dat 65% van de bedrijven werknemers verplicht om terug te keren naar kantoor, terwijl slechts 30% vrijwillige aanwezigheid handhaaft. De resultaten verschillen echter wel per sector. Volgens een enquête van ResumeBuilder.com volgt bijna acht op de tien bedrijven (79%) de kantoorbezetting van werknemers. Een voorbeeld is de farmaceutische gigant AstraZeneca in Zweden. Zij introduceerden in 2023 digitale monitoring van personeel. Het bedrijf registreert daarbij hoe vaak werknemers verbinding maken met het netwerk van AstraZeneca om inzicht te krijgen in hun aanwezigheid op kantoor. AstraZeneca is niet de enige die de controle over de kantoorbezetting aanscherpt, want volgens de Financial Times is consultancy- en auditreus EY onlangs begonnen met het monitoren van de kantoorbezetting van zijn werknemers in het Verenigd Koninkrijk. Het hybride werkbeleid van het bedrijf vereist dat werknemers minstens twee dagen per week op kantoor zijn, en ten minste 50% van sommige teams moet nog aan deze eis voldoen. Door het bijhouden van de aanwezigheid van werknemers, streven bedrijven naar hoge productiviteitsniveaus, het halen van deadlines en het efficiënt gebruiken van kantoorbronnen. Grote technologiebedrijven zoals Meta Platforms, TikTok en Google monitoren ook de bezettingsgraad en gebruiken vaak de gegevens van hun kantoorbadges om het hybride werkbeleid te waarborgen en inzichten te vergaren.
Tools om kantoorbezetting te monitoren
Er zijn verschillende opties om inzicht te krijgen in de bezettingsgraad en ruimtes van kantoor. Naast handmatige tracking van de aanwezigheid van werknemers, zijn het swipe-gedrag van kantoorbadges, wifiverbinding en meetingroom- en desksensoren manieren om kantoorbezetting bij te houden. Het monitoren helpt bedrijven bij het optimaliseren van productiviteit, samenwerking en het gebruik van middelen en ruimtes.
Badge swipes
Badges of kantoorsleutelpassen vereisen meestal dat werknemers een fysieke badge of kaart door een lezer halen om toegang te krijgen tot een gebouw of specifieke gebieden binnen het gebouw. Ze kunnen ook een handige en nauwkeurige methode zijn om aankomst en vertrek van werknemers te registreren. Sommige van deze systemen bieden realtime data-integratie in aanwezigheidsregistratiesystemen, wat efficiënte monitoring mogelijk maakt. Bovendien zijn badge swipe-systemen gemakkelijk schaalbaar, waardoor ze geschikt zijn voor organisaties van verschillende groottes.
Tracking
Handmatige tracking omvat het gebruik van traditionele methoden zoals aanmeldingsbladen of tijdkloksystemen voor het registreren van aanwezigheid. Hoewel deze benaderingen een betrouwbare manier bieden om teamaanwezigheid te volgen, vooral in kleinere of minder technologisch geavanceerde omgevingen, vertrouwen ze op handmatige invoer en supervisie, wat kan leiden tot menselijke fouten.
Wifi
Wifiverbindingen stellen organisaties in staat om bestaande draadloze infrastructuur te gebruiken om de aanwezigheid van werknemers te monitoren. Deze methode biedt een geautomatiseerde oplossing die minimale extra hardware vereist en realtime gegevens biedt over de connectiviteit van werknemers binnen de kantooromgeving.
Bezettingssensoren
Bezettingssensoren (ook wel bewegingsdetectoren genoemd) zijn een geavanceerde technologie voor het volgen van bezettingsniveaus binnen de werkplek. Deze sensoren kunnen inzicht bieden in het gebruik van werkplekken en verkeerspatronen, waardoor organisaties kantoorindelingen en middelenallocatie kunnen optimaliseren met behulp van datagedreven inzichten. Desksensoren bieden gedetailleerde informatie over het gebruik en de bezetting van individuele bureaus, waardoor organisaties de werkgewoonten en voorkeuren van werknemers kunnen begrijpen. Dit inzicht stelt organisaties in staat om bureautoewijzing en ruimtegebruik te optimaliseren voor maximale efficiëntie.
Organisaties streven naar een balans tussen flexibiliteit in werken op afstand en operationele efficiëntie. Daarbij is het monitoren van kantoorbezetting onderdeel van een bredere verschuiving naar datagedreven besluitvorming. In de toekomst zullen nieuwe technologie en de integratie van (op maat gemaakte) werknemersvoorkeuren cruciaal zijn in het vormgeven van de moderne werkplek. De software van TableAir helpt bedrijven met inzicht in bezettingsgraad en overbezette en onderbenutte kantoorruimtes. Neem vrijblijvend contact met ons op voor advies op maat of een gratis demo.
