TableAir maakt onzichtbare leegstand op kantoor zichtbaar
Hoe effectief worden vergaderruimtes eigenlijk gebruikt op kantoor? Voor veel organisaties blijkt dat verrassend lastig te achterhalen. Sinds de opkomst van hybride werken zijn vergaderruimtes vaak volgeboekt, maar in de praktijk slechts deels bezet. Dat leidt tot inefficiënt gebruik van ruimte en onnodige kosten.
Het Amsterdamse TableAir speelt in op die ontwikkeling met een nieuw systeem dat via sensortechnologie inzicht biedt in het werkelijke gebruik van vergaderruimtes en werkplekken. Volgens het bedrijf kunnen organisaties daarmee tot 50 procent besparen op hun kantoorkosten. De technologie wordt inmiddels toegepast bij onder andere de gemeente Amstelveen. Vergaderen met z’n tweeën in een zaal voor acht De sensoren registreren, met een nauwkeurigheid van 99%, anoniem hoeveel personen zich in een ruimte bevinden. Daarmee ontstaat een nauwkeurig beeld van het werkelijke gebruik van ruimtes. Uit die data blijkt bijvoorbeeld dat vergaderruimtes voor acht personen structureel geboekt worden voor overleg met slechts twee of vier aanwezigen.
“Voor veel organisaties zijn vergaderruimtes tegenwoordig dé reden dat mensen überhaupt nog naar kantoor komen,” zegt Ronald de Ligt, directeur van TableAir Benelux. “Juist daarom is het pijnlijk als ruimtes niet beschikbaar zijn – terwijl ze in de praktijk inefficiënt worden gebruikt. Met onze sensoren brengen we dat voor het eerst betrouwbaar in beeld.”
Nieuwe data
De data helpen organisaties om onderbenutte ruimtes slimmer in te richten. Denk aan het opsplitsen van grote zalen in kleinere overlegruimtes, of het herbestemmen van zones die structureel leeg blijven. De inzichten worden visueel weergegeven in bezettingsrapportages en heatmaps, die tonen waar in het gebouw drukte of juist leegte heerst.
Geen ander systeem biedt deze inzichten De technologie is uniek in zijn soort. Waar traditionele reserveringssystemen alleen weergeven wat is geboekt, laat de oplossing van TableAir zien wat daadwerkelijk wordt gebruikt – inclusief het aantal aanwezigen. Geen enkel ander systeem in de markt biedt deze functie. De sensoren zijn eenvoudig te installeren, vereisen geen gedragsaanpassing van medewerkers en werken volledig anoniem. Daarnaast rapporteert het systeem automatisch over bezettingsgraden, piekmomenten en verschillen tussen kantoor- en thuiswerkdagen.
Beschikbaar voor publieke en private sector De technologie is per direct beschikbaar en wordt inmiddels ingezet bij zowel overheidsorganisaties als bedrijven in de commerciële sector. “De druk op vierkante meters neemt toe – of het nu gaat om verduurzaming, herinrichting of kostenbeheersing,” zegt De Ligt. “Met deze inzichten kunnen organisaties onderbouwde beslissingen nemen. Dat is hard nodig, zeker nu veel huurcontracten opnieuw worden bekeken.”
