Duurzame werkomgeving die meebeweegt bij Essent
In een gesprek met Smart WorkPlace vertellen Jan Klein Goldewijk (Essent) en YNNO-adviseur Jamie Douw over de realisatie van de Future Workspace bij Essent in Den Bosch. Wat waren de uitdagingen van het realiseren van een nieuwe werkomgeving binnen een snel veranderende organisatie en welke rol had YNNO?
Essent is met 2,5 miljoen klanten marktleider in Nederland. Naast stroom en gas levert Essent energie gerelateerde producten, diensten en verduurzamingsoplossingen. Met haar 1.800 medewerkers staan zij voor een grote uitdaging de komende jaren: de energietransitie.
Bij een organisatie die bezig is met de toekomst, hoort een werkomgeving die hierop ingericht is. Dit, samen met de veranderende werkbehoefte na COVID, leidde ertoe dat de werkomgeving van het hoofdkantoor van Essent in Den Bosch aan een verandering toe was. Het project Future Workspace werd opgestart. YNNO vervulde met een projectteam diverse rollen, waaronder Portfoliomanager Workplace, projectmanager en (huisvestings)adviseur.
Ambitie
Essent had met het ontwikkelen van de Future Workspace een aantal ambities, waaronder:
- De werkomgeving moet een grote diversiteit aan activiteiten ondersteunen
- Een duurzame werkomgeving: zoveel mogelijk hergebruik van bestaande materialen
- Een werkomgeving die hybride (samen)werken ondersteunt en stimuleert
- De werkomgeving is flexibel en aanpasbaar
Tijd om aan de slag te gaan! Er werd een ontwerp gemaakt voor de werkomgeving, met op iedere verdieping soortgelijke werkplekken en faciliteiten, waardoor de werkomgeving in het hele gebouw een generiek karakter heeft. Dat is belangrijk om in de toekomst flexibel te zijn: Essent kan bij veranderingen in de organisatie zonder grote verbouwingen alle afdelingen en teams blijven faciliteren.
Het generieke concept wordt gecombineerd met een vlekkenplan op afdelingsniveau: als teams op kantoor zijn willen ze zichtbaar en vindbaar zijn. De vlekkenplannen werden gemaakt met oog op de onderlinge samenwerking binnen de teams. Een van de pijlers van Future Workspace is immers: samenwerking en innovatie stimuleren.
Samenwerking YNNO
De afdeling Facility Services is een zeer kleine regieorganisatie. Daarom was specialistische kennis en ondersteuning nodig, om de renovatie van het kantoor tot een succes te maken. Essent schakelde YNNO in om de realisatie te begeleiden en een deel van het Workplace Management (tijdelijk) in te vullen. De samenwerking met YNNO zorgde ervoor dat het projectteam van Essent werd aangevuld met workplace specialisten. Zo kon het behaalde succes geleverd worden.
YNNO was tevens verantwoordelijk voor de interne communicatie over het project, de verhuisactiviteiten en de evaluatiefase, inclusief advies voor de doorontwikkeling van Future Workspace. Na realisatie is het immers niet afgerond, een werkomgeving en de manier van werken blijft continu in ontwikkeling. Zeker binnen een veranderende organisatie als Essent.
Waar staat Essent nu?
Het driekoppige team vanuit YNNO heeft inmiddels alle realisatie- en verhuisfases afgerond. Volgens Koen Lukje (projectmanager YNNO) stond een masterplan met vier fases aan de basis van de realisatie van de nieuwe werkomgeving en de verhuizing. “Het kantoor bleef gedurende de hele verbouwing open zodat de medewerkers altijd een werkplek hadden.”De werkvloeren en centrale gebieden zijn in een nieuwe jas gestoken en er zijn werkplektypen gerealiseerd die passen bij een hybride manier van werken. En dit alles met oog voor Essents duurzame ambities. In het project zijn veel producten en materialen hergebruikt. Ruim 93 procent van het meubilair en 70 procent van de vloerafwerking is opnieuw ingezet.
Op een aantal plekken zitten, zoals bij ieder groot project, nog een aantal punten voor verbetering. Essent is een organisatie in ontwikkeling en de werkomgeving blijft dan ook een belangrijk topic op de agenda, om mee te kunnen bewegen met deze ontwikkelingen. Jamie Douw vertelt: “We bleven na oplevering van de werkvloeren in gesprek met de teammanagers over succesverhalen en knelpunten. Op basis van de geluiden uit de organisatie zijn we tijdig gestart met evalueren, om te kunnen bijsturen of de teammanagers te adviseren.”
Bij de start van Future Workspace werd een krimp verwacht qua medewerkers. Ruim twee jaar later bleek er een groei ingezet, waardoor er bijvoorbeeld in het vlekkenplan knelpunten ontstonden en op drukke dagen bepaalde vloeren als erg vol werden ervaren. “We stuurden tussentijds bij door met de managers verschillende oplossingsrichtingen te bepalen, zonder direct al fysieke aanpassingen te doen”, aldus Jamie. Essent en YNNO zijn er samen in geslaagd om een werkomgeving te realiseren die goed werkt, voor de medewerkers van Essent. De samenwerking tussen alle partijen die betrokken waren bij de renovatie was een succes, en het eindresultaat mag er zijn.
Het realiseren van de ambities ging, volgens Sander de Jong (integraal projectmanager YNNO), in nauwe samenwerking met de business partners. “Integraliteit was belangrijk en er was naast oog voor Bricks, Bytes & Behaviour aandacht voor Belonging: herkenning van de Essent-identiteit. Dit heeft in de nieuwe werkomgeving een prominente plek gekregen in fysieke & digitale signing.” Voor de toekomstige projecten is er volgens Jan Klein Goldewijk, manager Facility Services & Real Estate en opdrachtgever, een belangrijke les: het vroegtijdiger afstemmen van het werkplekconcept op het facilitaire serviceconcept. De operationele facilitaire organisatie zou nog eerder in het proces betrokken moeten worden zodat de huisvesting en services naadloos op elkaar aansluiten of elkaar zelfs versterken.
Het project is afgerond en nu?
Na afronding van de realisatie stelde YNNO een plan van aanpak voor, om aan de slag te gaan met de doorontwikkeling van Future Workspace. Hierbij kun je denken aan zaken zoals het aanscherpen van de werkafspraken, de bezetting monitoren en hierop acteren, door de bezetting beter te spreiden door het pand. Is die doorontwikkeling een eenmalige exercitie? Jamie zegt daarover het volgende: “De ontwikkeling van de werkomgeving en het passend houden bij de manier van werken moet een terugkerend én integraal onderwerp zijn op de agenda. Hiervoor moet je regelmatig de interactie met de gebruikers blijven opzoeken. En flexibiliteit blijft daarbij een belangrijk thema, binnen Essents werkomgeving, om bij veranderende behoeftes medewerkers en teams goed te kunnen blijven faciliteren.”
Ook Jan ziet de afronding van de renovatie als startpunt van een nieuwe fase: “Nu de renovatie met succes is afgerond moeten we als Essent doorontwikkelen in de manier waarop we naar onze werkomgeving kijken. Wij zijn continu in beweging. Je werkomgeving moet daar eigenlijk organisch in meebewegen. Dat betekent dat we weg moeten bij grootschalige renovaties en toe moeten na een proces waarbij we continu de veranderingen binnen Essent scherp in de gaten houden en hele gerichte, slimme ingrepen doen. Die zorgen dat ons kantoor onze medewerkers in staat blijft stellen om hun bijdrage aan de energietransitie te leveren”.
