Smart Werken bij de Rijksoverheid

• nieuws
• event

Een visie op de Hybride Werk Omgeving en Smart Buildings is bij de Rijksoverheid niet zomaar geïmplementeerd. Eric Hooghuis MFM, Productmanager Hybride Werk Omgeving van de Belastingdienst, Douane & Toeslagen, vertelt hierover op het SWP Congres.

Een visie hebben op de hybride werkomgeving met een gezamenlijk belang is belangrijk. Het geeft richting aan een goede werk/leef-balans, werkresultaten halen en wendbaar zijn (de 3-W’s). Daarbij staat de techniek van een gebouw/omgeving -  naast duurzaamheid, vitaliteit en gezondheid van de medewerkers/ gebruikers - centraal. Het (gewenst) gedrag wordt gestimuleerd door onder andere nudging.

Beter één Smart Building goed   

"De komende jaren, tot 2027, wordt de Hybride Werkomgeving verder geoptimaliseerd, voor zowel kantoor, (thuis) of elders", aldus Eric Hooghuis. "Volgens mij wordt zo een excellent gevoel van samenwerken tot stand gebracht tussen (rijks)collega’s en derden. Zo creëren we een omgeving waarin ruimte is voor eigen flexibiliteit, creativiteit en inbreng en geeft het de mogelijkheden om samen te werken, wanneer dat past en gewenst is. De komende jaren hebben we de kans om fantastische werkomgevingen te creëren, die passend worden voor de verschillende generaties van medewerkers die bij ons (komen) werken."

Alles op basis van onderzoek en ervaring

Op een aantal plaatsen in de organisatie wordt geëxperimenteerd met Living Labs. Hier worden technieken toegepast, andere vormen van werk- en overlegplekken uitgevoerd. Om te ervaren wat dit betekent in de werkomgeving moet het toegevoegde waarde hebben voor medewerkers. Eric Hooghuis: "Natuurlijk mogen experimenten ook mislukken en moeten we hier ook niet bang voor zijn, dan kunnen we verkeerde investeringen voorkomen. Omdat een juist inzicht van bezetting en benutting vaak ontbreekt, kunnen we de benodigde capaciteit aan vierkante meters onvoldoende inschatten. Dit is wel nodig voor de verspreiding van de werkgelegenheid over Nederland, de kwaliteitsverhoging van de werkomgeving en voor het inbrengen van nieuwe technieken. Dit doen we onder andere met:

• Workspace Management System (WMS) voor werkplekreservering;
• people counters, Bezetting Graad Metingen (24/7 x 365), FMIS-systemen om inzicht te krijgen in het gebruik van gebouwen/verdiepingen/vergaderzalen en 
• een gebruikers-app die helpt om een reis te maken vanuit huis naar een Rijkslocatie.

Door al deze technieken kunnen we uiteindelijk efficiënter gebruik maken van een landelijk en rijksbreed aanbod van vergaderzalen en werkplekken."

Geschikt voor de toekomst?

Over het doorvoeren van innovaties om slimmer te kunnen werken, zeker gezien de krapte op de veranderende arbeidsmarkt, zegt Eric: "Geconcentreerd werken en/of video vergaderen doen de meeste medewerkers zoveel mogelijk thuis. We komen naar kantoor om fysiek te ontmoeten en/of samen te werken en team-meetings te houden. “We houden rekening met reisafstanden, woon- werkverkeer. Het is mogelijk om onze gebouwen effectiever te benutten om zo een nog efficiëntere dienstverlening te kunnen bieden. Medewerkers willen graag zelf aan de knoppen draaien, geef ze die knoppen dan ook, een beetje meer of minder lux verlichting op de werkplek, net iets kouder of warmer, het kan’!"

Spark A’dam als living lab

Een deel van het budget wordt besteed aan het faciliteren van deze innovaties. Spark A’dam is een living lab voor meerjarige experimenten en innovaties voor de werkomgeving. Fellenoord is de plek waar Smart Building verder is doorgevoerd, naast de ‘Breeam-’ en ‘Well’ certificeringen. Eric Hooghuis: "Al deze experimenten voeren we uit in overleg met het Rijksvastgoedbedrijf en gebruikers. Zo bundelen we alle krachten die nodig zijn, van wetenschappers, ingenieurs, ontwerpers, het bedrijfsleven en medewerkers samen. Zo leveren we tevens een nog actievere bijdrage aan een financieel gezond Nederland, waar ‘wij’ van financiën onder andere voor staan opgesteld.”