Het ongeplande succes van samenwerken
Herken jij dit ook? Je loopt langs collega’s, hoort een vraag en blijft hangen om dat je toevallig het antwoord weet. Een opmerking van iemand anders brengt jou weer op een nieuw idee. Op een van de projectborden zie je een oplossing die perfect bij jouw opgave past. En als je ergens in vastloopt, zitten er binnen een mum van tijd collega’s om je heen. Ze vragen zich niet af of het hun taak is om je te helpen. Ze doen het gewoon.
Tekst: Jaytee van Veen, Innovation manager bij Rever
Fotografie: Robert Koelewijn
Niemand had ‘toevallig een goed gesprek voeren’ in zijn agenda staan. En toch bepalen juist die momenten vaak mede wat we aan het einde van de dag hebben bereikt. En misschien nog wel belangrijker: hoe we ons voelen.
We nemen voortdurend iets van elkaar over. Ervaringen, inzichten, nieuwe perspectieven en soms zelfs het vertrouwen om iets te proberen wat we alleen nooit hadden gedurfd. Dat bijzondere vermogen om elkaar verder te brengen laat zich moeilijk in de agenda vastleggen. Zo ervaar ik geregeld dat juist de collega’s met wie ik helemaal geen afspraak had, mij die dag uiteindelijk het meest hebben geholpen.
Wat een team sterk maakt, ontstaat tussen de taken
Een sterk team ontstaat niet alleen door wat mensen samen doen, maar ook door wat ze voor elkaar betekenen. Je ziet hoe een ervaren collega een lastig probleem aanpakt en neemt zonder het te beseffen iets mee van twintig jaar ervaring. Een nieuwe collega kijkt met een onbevangen blik naar dezelfde vraag en laat zien dat er meer wegen zijn dan je dacht.
Zo groeien mensen, vaak zonder te beseffen wat daaraan bijdraagt. Want wie elkaar beter kent, durft sneller hulp te vragen, een half idee te delen of eerlijk te zeggen dat hij ergens niet uitkomt. Zo kan het onderlinge vertrouwen groeien en ontstaat er ruimte om je uit te spreken, ook wanneer je nog niet zeker bent van je zaak. Een kantoor kan die psychologische veiligheid niet garanderen, maar wel ruimte bieden voor de contacten waarin ze kan groeien.
De waarde van een team merk je misschien het sterkst op momenten waarop iets niet vanzelf gaat. Een deadline komt dichterbij. Een project loopt anders dan gedacht. Doelstellingen blijven achter. Of een collega loopt vast en durft het nog niet te zeggen.
Juist dan maakt het verschil of de mensen om je heen weten wat er speelt en hoe je in elkaar zit. Iemand merkt dat je een lastige dag hebt en schuift even aan. Een ander neemt iets van je over, niet omdat het in een taakomschrijving staat, maar omdat je je samen verantwoordelijk voelt.
Dat gevoel ontstaat niet door één jaarlijkse teamdag, maar groeit in kleine, herhaalde momenten waarin je elkaar echt leert kennen. Het maakt van collega’s meer dan mensen die bij dezelfde organisatie werken. Het vormt een team.
Een open kantoor betekent nog niet betere samenwerking
Het is heel belangrijk dat steeds meer organisaties hun medewerkers vaker op kantoor willen zien. Tegelijk merk ik dat organisaties niet altijd goed onder woorden kunnen brengen wat dat samenzijn precies moet opleveren. En als dat niet duidelijk is, kunnen goedbedoelde oplossingen juist averechts uitpakken.
Veel organisaties proberen het kantoor vooral aantrekkelijker te maken dan thuis, met betere faciliteiten en meer comfort. Volgens mij een wedstrijd die je op voorhand verliest als je vooral hetzelfde probeert aan te bieden als thuis, maar dan beter.
Ook wanneer we meer openheid creëren om ontmoeting en samenwerking te stimuleren, is succes niet vanzelfsprekend. Een gebouw vol mensen maakt immers nog geen omgeving vol nieuwe ideeën. Harvard-onderzoekers Ethan Bernstein en Stephen Turban onderzochten in 2018 wat er gebeurde toen twee organisaties overstapten naar een open kantooromgeving. De verwachting was dat meer openheid zou leiden tot meer onderling contact. Het resultaat was verrassend: de face-to-face-interactie nam in de onderzochte organisaties met circa 70 procent af.
Het onderzoek laat zien dat meer zichtbaarheid niet vanzelf tot meer contact leidt. Wanneer iedereen voortdurend zichtbaar en hoorbaar is, kunnen mensen zich juist gaan afsluiten. We zetten een koptelefoon op, trekken ons terug achter een scherm en proberen onze aandacht te beschermen. Het zijn herkenbare situaties die ook kunnen verklaren waarom sommige mensen liever thuiswerken.
Tegelijk weten we uit ander onderzoek hoe waardevol goede samenwerking kan zijn. Zo laat onderzoek van Anita Woolley zien dat het probleemoplossend vermogen van een team samenhangt met hoe goed teamleden elkaar aanvoelen en hoe gelijkwaardig ze aan gesprekken deelnemen. En uit onderzoek van Ute Hülsheger en collega’s blijkt dat innovatie sterk samenhangt met een cultuur waarin mensen steun krijgen om nieuwe ideeën verder te brengen waarin ze kennis uitwisselen met mensen buiten hun eigen team.
Daarmee ontstaat een interessant spanningsveld. De kwaliteit van interacties kan teams verder brengen, maar meer fysieke openheid zorgt er niet vanzelf voor dat die interacties ontstaan. Tegelijk hebben mensen behoefte aan rust en concentratie om hun werk goed te kunnen doen.
Aanhaken wanneer je wilt en terugtrekken als je het nodig hebt
Het antwoord begint bij twee behoeften die elkaar schijnbaar tegenspreken. Aan de ene kant willen we dat een kantoor nieuwsgierigheid opwekt. Dat je iets meekrijgt van waar anderen mee bezig zijn, ideeën opdoet en wordt uitgenodigd om mee te denken. Dat je kunt aanhaken bij een gesprek, maar ook iets kunt ontdekken zonder meteen met iemand in gesprek te hoeven gaan.
Die nieuwsgierigheid hoeft zich niet te beperken tot je eigen team. Iemand uit een andere discipline ziet waar jij aan werkt en komt misschien met een invalshoek waar je zelf nooit aan had gedacht. Een nieuwe collega stelt een vraag waar niemand meer bij stilstond.
Aan de andere kant moet diezelfde werkomgeving je ook de rust bieden om ideeën verder te brengen. Om er met volle aandacht over te denken, je gedachten te ordenen en er daadwerkelijk iets mee te doen, zonder voortdurend gestoord te worden.
Want wat heb je aan een nieuw idee als je vervolgens nergens de rust vindt om het uit te werken? En hoeveel nieuwe inzichten loop je mis als je je de hele dag afsluit van alles wat er om je heen gebeurt? Die behoeften volgen bovendien geen vast schema. Soms wil je je volledig concentreren op een lastige opgave en brengt een toevallige ontmoeting je even later op een nieuw idee. Vervolgens heb je misschien juist weer behoefte aan rust om daar iets mee te doen.
Het gaat dus om een omgeving die de kans vergroot dat mensen elkaar op betekenisvolle momenten tegenkomen en inspireren, terwijl ze ook de vrijheid hebben om zich terug te trekken wanneer hun werk daarom vraagt.
Wat wil je dat er tussen mensen ontstaat?
Veel werkomgevingen worden ontworpen rond het werk dat we vooraf kunnen bedenken, gericht op het zo goed mogelijk faciliteren van de werkzaamheden en taken die mensen uitvoeren. Dat is logisch, want die kun je inventariseren, inzichtelijk maken en vertalen naar een plan.
Maar daarmee blijft een belangrijk deel van de waarde buiten beeld. Juist daarom vind ik dat we meer aandacht moeten besteden aan alles wat we vooraf niet kunnen voorzien. De collega die je nog niet kende, het inzicht waar je niet naar zocht en het gesprek dat onverwachts iets in beweging zet. Die momenten kun je niet plannen of afdwingen. Maar je kunt wel bewust de omstandigheden creëren waarin ze gemakkelijker ontstaan.
Dat vraagt om een werkomgeving waarin mensen zelf kunnen bepalen onder welke omstandigheden ze op dat moment willen werken. Waar je onderdeel kunt zijn van wat er om je heen gebeurt, zonder voortdurend beschikbaar te hoeven zijn. Waar je gemakkelijk aanschuift bij een gesprek, maar ook ongestoord een videocall kunt voeren of geconcentreerd kunt werken. En waar de levendigheid van het kantoor voelbaar blijft, ook wanneer je zelf even afstand neemt.
Daarom begint het vormgeven van een werkomgeving bij het begrijpen van hoe mensen functioneren, hoe ze samenwerken en wat ze nodig hebben om elkaar verder te brengen. Dat inzicht kun je vertalen naar bewuste keuzes in de ruimte. Bijvoorbeeld door vorm te geven aan de manier waarop mensen iets van elkaars werk meekrijgen, aan plekken waar hun routes elkaar kruisen en waar ze gemakkelijk even kunnen aanschuiven of zich juist ongestoord kunnen terugtrekken. Zo vergroot je de kans dat waardevolle ontmoetingen spontaan ontstaan, terwijl mensen ook de rust en vrijheid behouden om hun werk goed te doen.
De echte kwaliteit zit daarbij in de samenhang. In hoe vanzelfsprekend een onverwachte ontmoeting kan uitgroeien tot een goed gesprek, en hoe je vervolgens de ruimte vindt om daar zelf iets mee te doen.
Een werkomgeving kun je functioneel tot in detail ontwerpen. Maar juist door die samenhang bewust vorm te geven, kunnen we grip krijgen op het ongrijpbare. Op de waarde die tussen mensen ontstaat, zonder dat we die vooraf kunnen plannen.
