De dynamiek van het hybride kantoor – Nieuwe patronen identificeren

4 min

 

De dynamiek van het hybride kantoor – Nieuwe patronen identificeren

Hoe kun je technologie inzetten ter ondersteuning van de hybride werkplek? Daarover schrijft Nicole Weygandt van Smart WorkPlace partner Spacewell een serie blogs. Dit is de vijfde aflevering.

De voorbereiding op het hybride kantoor brengt een aantal uitdagingen met zich mee waarvan de voornaamste (die tevens verband houdt met mijn vorige post) is de grote onzekerheid over de gebruikspatronen, zowel in het algemeen als in termen van het dagelijkse gebruik. Dynamiek en keuze zijn weliswaar wenselijk vanuit het oogpunt van talentenbehoud, maar te veel flexibiliteit kan ook voor problemen zorgen als deze tot ruimtegebrek of knelpunten leidt. Een mogelijke oplossing hiervoor is om de hele kwestie te omzeilen door middel van een sterk gestructureerd hybride werkbeleid. Het zou echter effectiever kunnen zijn maatregelen te nemen of veranderingen aan te brengen in de werkplek om de nieuwe gedragspatronen op kantoor tegemoet te komen.

In hoeverre vormt de dynamiek van het hybride kantoor een uitdaging vanuit facilitair oogpunt?

De uitdaging van flexibel werken op grote schaal kan simpelweg als volgt worden samengevat: Als de medewerkers onafhankelijk van elkaar grotendeels dezelfde tijdstippen en dagen blijken te clusteren, zal dat vanuit vastgoed-oogpunt waarschijnlijk een zeer inefficiënt resultaat opleveren.

Stel dat medewerkers worden gevraagd ten minste drie dagen per week naar kantoor te komen waarbij ze de dagen waarop ze aanwezig zijn zelf mogen bepalen. Wat gebeurt er als het merendeel van de medewerkers ervoor kiest ‘s maandag en ‘s vrijdags thuis te werken zodat ze zich kunnen uitslapen na het weekend en de files op het einde van de week kunnen vermijden?

Als het vastgoedteam bij de onderhandelingen over de huurovereenkomst ervan uitging dat het personeel over de hele werkweek verspreid wordt, zal dat waarschijnlijk leiden tot een enorme drukte op kantoor van dinsdag tot donderdag. Als gevolg daarvan zouden medewerkers veel tijd verliezen met de zoektocht naar de beschikbare werkplekken en bij gebrek aan plaats zouden ze zich genoodzaakt zien in lawaaierige ruimtes te werken zoals in de cafetaria. Als het vastgoedteam echter op dit clustergedrag heeft geanticipeerd, zal dat resulteren in een hoop verspilde ruimte op maandag en vrijdag, en waarschijnlijk in extra personeel voor de schoonmaakploegen of het bewakingspersoneel.

Eén van de voorgestelde oplossingen is het werken met shifts of roterende uurroosters op kantoor. Specifieke teams of afdelingen zouden op bepaalde dagen worden ingedeeld dat het kantoorverkeer grotendeels voorspelbaar zou maken (met een foutmarge om “drop-ins” op te vangen). Voor de ruimtelijke planning zou deze oplossing zich waarschijnlijk doeltreffend tonen in combinatie met een software voor het plannen en reserveren van kantoorruimte die het mogelijk maakt om deze gemakkelijk (opnieuw) toe te wijzen. Dat zou immers de keuzevrijheid en flexibiliteit van medewerkers beperken alsook de kans op toevallige interactie tussen medewerkers die in verschillende rotaties werken. In organisaties met flexibele teams kan dat ook leiden tot onvoorspelbare roosters waardoor er een aantal persoonlijke voordelen van flexibiliteit juist zou worden ondermijnd.

De uitdaging aanpakken via monitoring

Strenge maatregelen zijn wellicht niet voor elke organisatie nodig om het meest uit de hybride werkmethoden te halen. Het hierboven geschetste scenario is slechts een hypothetisch voorbeeld, het gedrag van medewerkers kan uiteraard verschillende patronen volgen. Ouders kunnen bijvoorbeeld ervoor kiezen hun roosters rond de haal- en brengtijden van de kinderen op te bouwen en elke dag maar een aantal uren op kantoor te komen werken. Andere werknemers kunnen hun tijdschema’s afstemmen op de keuzes van hun team of manager, maar ze kunnen ook verschillende schema’s volgen afhankelijk van de fase waarin hun project zich bevindt. Jonge of nieuwe werknemers kiezen misschien ervoor om vaker naar kantoor te gaan met het oog op begeleiding of netwerken. Over de hele kantoor bekeken kunnen pieken en dalen in de bezetting minder extreem zijn dan in de eerste hypothetische situatie, maar die kunnen ook van kantoor tot kantoor sterk variëren.

De dynamiek van het hybride kantoor – Nieuwe patronen identificeren

Organisaties die hun vastgoedkeuzes niet onmiddellijk hoeven te maken (misschien omdat hun huurcontracten nog een aantal jaren lopen) hebben het voordeel om uit te stippelen hoe de hybride werkdynamiek zich in de praktijk zal ontplooien. Sensoren zijn een krachtig hulpmiddel voor het vastleggen van tendensen in het verleden, zoals pieken, dalen, gemiddelden en fluctuaties door verschillende locaties en ruimten. Wanneer de gegevens worden samengebracht en door middel van analysetools worden verwerkt, kunnen vastgoedteams aan de hand van de bevindingen de hybride werkpatronen bestuderen en toetsen of deze werkelijk stabiele patronen zijn of ze juist veranderen zodra de initiële nieuwigheid van hybride werken wegebt.

De patronen kunnen dan ook worden gebruikt om gegevensgestuurde vastgoedbeslissingen te nemen die ervoor zorgen dat er voldoende ruimte is om piekmomenten zonder al te veel verspilling op te vangen en de kantoorindeling of de werkplekpatronen aan te passen om flexibel werken te faciliteren. Andere teams kunnen de gegevens eveneens gebruiken om doordachte beslissingen te nemen over de dienstverlening en, indien nodig, een beleid voor telewerken in te voeren of te herzien op basis van de beschikbare transparante informatie.

Delen:

Meer digitalisering

Grip Facility lanceert nieuwe contractmanagement software

Grip Facility lanceert nieuwe contractmanagement software

donderdag 15 mei

Grip Facility presenteert met trots hun vernieuwde contractmanagement software: het Contract Dashboard. Ontworpen om organisaties ...

Lees meer

Hybride werken 3.0 bij de Rabobank

Hybride werken 3.0 bij de Rabobank

dinsdag 6 mei

Uit de BNW Index 2025 blijkt dat 54% van de deelnemende organisaties ‘Digitalisering’ als topprioriteit zien. ...

Lees meer

Blog: Digitalisering loont

Blog: Digitalisering loont

woensdag 9 april

Steeds meer organisaties digitaliseren hun facility management processen. En dat is logisch: je bespaart kosten, verbetert ...

Lees meer

AI in Facility Management: van praten naar doen met Gfacility

AI in Facility Management: van praten naar doen met Gfacility

woensdag 26 maart

Iedereen heeft het over AI, maar waarom zien we nog zo weinig concrete toepassingen in facility management? In deze blog ...

Lees meer

Digitaal contractmanagement in de cateringbranche

Digitaal contractmanagement in de cateringbranche

donderdag 13 maart

The Food Office en Grip Facility slaan de handen ineen om cateringcontractmanagement te digitaliseren. Hierdoor worden de ...

Lees meer

IHP Dashboard voor onderwijshuisvesting

IHP Dashboard voor onderwijshuisvesting

maandag 10 maart

Betrouwbare data is belangrijk om de juiste afwegingen te kunnen maken. Ook geeft het Dashboard gemeenten en schoolbesturen ...

Lees meer

Van monumentaal pand naar werkplek

Van monumentaal pand naar werkplek

donderdag 27 februari

Hoe maak je van een monumentaal pand een moderne werkomgeving? AENC vertelt over de transformatie van zorginstelling IJsselheem ...

Lees meer

Oplossingen voor compliance in gebouwonderhoud

Oplossingen voor compliance in gebouwonderhoud

vrijdag 17 januari

Voldoen aan wet- en regelgeving kan als gebouweigenaar of beheerder een complexe uitdaging zijn. In een webinar ontdek je ...

Lees meer

Wat verwachten werknemers van een modern kantoor?

Wat verwachten werknemers van een modern kantoor?

donderdag 16 januari

Het moderne kantoor heeft het afgelopen decennium grote veranderingen ondergaan. Open ruimtes hebben traditionele hokjes ...

Lees meer

Next Sense ontvangt €11,5 miljoen in Serie A-financiering

Next Sense ontvangt €11,5 miljoen in Serie A-financiering

donderdag 12 december

Next Sense, een aanbieder van SaaS-oplossingen voor slimme gebouwen, heeft met succes €11,5 miljoen opgehaald in een ...

Lees meer

Zens blijft innoveren met uitgebreid portfolio voor moderne werkruimtes

Zens blijft innoveren met uitgebreid portfolio voor moderne werkruimtes

maandag 18 november

Zens introduceert nieuwe innovaties voor het revolutioneren van moderne kantoorruimtes. Deze productintroducties zijn ontworpen ...

Lees meer

DialogueTrainer wint CSU Innovatie Award 2024

DialogueTrainer wint CSU Innovatie Award 2024

donderdag 14 november

DialogueTrainer is uitgeroepen tot winnaar van de CSU Innovatie Award 2024 met hun AI-gestuurde platform voor het trainen ...

Lees meer

Digitaal tot elkaar komen

Digitaal tot elkaar komen

vrijdag 25 oktober

De Gemeente Pijnacker-Nootdorp heeft gekozen voor CTOUCH als onderdeel van hun digitale transformatie, met als doel de samenwerking ...

Lees meer

Een gebruiksvriendelijke vergaderruimte in een handomdraai

Een gebruiksvriendelijke vergaderruimte in een handomdraai

maandag 30 september

Eén kabel, meerdere functies. Zo beschrijft OCS Bachmann OCHNO. OCHNO zorgt voor de gebruiksvriendelijke vergaderruimte: ...

Lees meer

Whitepaper: Zo maakt Choose your own device (CYOD) werkplekken aantrekkelijker

Whitepaper: Zo maakt Choose your own device (CYOD) werkplekken ...

vrijdag 27 september

Choose your own device (CYOD) levert een essentiële bijdrage aan een positieve werkplek voor gelukkige medewerkers. ...

Lees meer

BNW Index #1 trend | Het digitale landschap

BNW Index #1 trend | Het digitale landschap

woensdag 25 september

De ontwikkeling van het digitale landschap lijkt onophoudelijk door te zetten. Overal om je heen zie je de digitale ontwikkelingen ...

Lees meer

Hoe slimme gebouwtechnologie facility management transformeert

Hoe slimme gebouwtechnologie facility management transformeert

dinsdag 17 september

Slimme gebouwtechnologie transformeert snel het landschap van moderne infrastructuur. In deze blog van Spacewell vertellen ...

Lees meer

Signify voorziet Neuron op TU/e Campus van slimme verlichting

Signify voorziet Neuron op TU/e Campus van slimme verlichting

donderdag 5 september

Signify heeft Neuron, een deep renovation project op de TU/e Campus in Eindhoven, voorzien van slimme verlichting met geavanceerde ...

Lees meer

Ook Australiërs hoeven niet meer bereikbaar te zijn buiten werktijd

Ook Australiërs hoeven niet meer bereikbaar te zijn buiten ...

donderdag 29 augustus

Sinds maandag hebben Australiers het recht op onbereikbaarheid. Dit betekent dat zij mailtjes, telefoontjes of andere berichten ...

Lees meer

Planon en Schneider Electric breiden hun strategische samenwerking uit

Planon en Schneider Electric breiden hun strategische samenwerking ...

vrijdag 2 augustus

Schneider Electric heeft een overeenkomst getekend om zijn belang in Planon te verhogen tot een meerderheidsbelang van tachtig ...

Lees meer

Terug naar boven