Fouten maken mag bij circulair inkopen, maar ga vooral aan de slag
Met de realisatie van het circulaire paviljoen, Circl, heeft ABN AMRO zijn nek uitgestoken. Niet alleen met een bijzonder kantoor, maar ook met een voor de bank volledig nieuw inkoopproces.
Vorig jaar september is het pand opgeleverd. Tot het zover kwam is ABN Amro door een geheel nieuw inkoopproces gegaan, zoals blijkt uit een whitepaper over circulair inkopen die de bank onlangs heeft gepubliceerd.
Het inkoopproces voor Circl was een volledig nieuw traject. Die ontdekkingstocht ondernam de bank met leveranciers en partners. Als opdrachtgever wilde ABN AMRO ruimte en vertrouwen geven, omdat dat dit volgens de bank leidt tot meer creativiteit. “Hier moest tegen over staan dat de partijen waarmee we samenwerkten ook een open houding hadden en bereid waren informatie te delen. Dit waren factoren die een belangrijke rol speelden in de selectie van partners voor Circl.”
Keten
Bij circulair inkopen kijk je naar de gehele keten. Van ontwerp, bouw, beheer en onderhoud tot exploitatie, maar ook naar de fase na gebruik. Idealiter begin je met een set van leveranciers die alle schakels in de keten vertegenwoordigen, zo krijg je inzicht in de hele keten. Want in een aantal ketens mist de transparantie. Om er zeker van te zijn dat circulariteit ook aan het begin van de keten geïncorporeerd wordt heeft ABN AMRO New Horizon als partij betrokken bij het inkoopproces. New Horizon is een bedrijf dat bestaande gebouwen ontmantelt om vrijwel alle grondstoffen weer beschikbaar te maken.
Afwegingsmatrix
Het meten en vergelijken van aanbiedingen blijkt een ingewikkeld onderdeel te zijn. Met multidisciplinaire inkoopteams werden de oplossingen van leveranciers beoordeeld. Hiervoor werd een afwegingsmatrix gebruikt, want circulariteit kan niet het enige selectiecriterium zijn. Een oplossing moet ook ethisch, esthetisch en betaalbaar zijn. Een afwegingsmatrix geeft houvast bij het maken van keuzes, waar nog weinig ervaring mee is. “In eerste instantie was er enige weerstand tegen het gebruik van de afwegingsmatrix. Het werd als subjectief ervaren, maar door meer mensen vanuit verschillende disciplines de aanbieding te laten beoordelen hebben we dit probleem ondervangen.”
Kosten
Uiteraard is ook circulair inkopen een kwestie van geld. In het project is gewerkt met vooraf vastgestelde budgetten. De budgetten zijn actief bijgehouden. Binnen de gestelde budgetten is gezocht naar de maximaal mogelijke circulaire oplossing. Dit heeft tot gevolg gehad dat sommige circulaire oplossingen niet (volledig) zijn doorgevoerd. De markt biedt dan nog geen goed commercieel circulair alternatief. Zo is het keukenapparatuur niet volledig circulair en was het te duur om batterijen aan te schaffen om energie in op slaan. Anderzijds zijn er ook oplossingen juist wel doorgevoerd om met circulariteit te experimenteren en de transitie te stimuleren. De hogere kosten werden hierbij voor lief genomen. Soms door ABN AMRO en soms door de opdrachtnemer.
Ga aan de slag
De voorbereidingsfase was lang en intensief. Het was pionieren en de bank wilde lang de ruimte laten voor nieuwe ideeën. Op een gegeven moment moet je verder, ook al weet je dat door te wachten het pand wellicht nog meer circulair kan zijn. In elk inkooptraject is een stap te maken op het thema circulair inkopen. Verzilver kansen in plaats van oneindig blijven vergaderen over hoe het inkooptraject nog meer circulair kan. Ook kleine veranderingen doen er toe.
Mis
Ondanks de intensieve voorbereidingsfase, zijn er dingen mis gegaan. Zo was het lang onduidelijk waar de horeca in het pand kwam en begon ABN AMRO laat met de inkooptrajecten voor horeca, interieur en exploitatie. De facilitaire routing is hierdoor niet optimaal ingericht.
Deel successen
Al vroeg in het project is gestart met rondleidingen en het creëren van verhalen. Dit heeft veel publiciteit opgeleverd en zo bijgedragen aan het creëren van in- en extern draagvlak. Laat partners en andere stakeholders meegenieten van succes!
Next Steps
Dit project heeft bij de bank er voor gezorgd dat circulair inkopen en bouwen niet bij de Circl alleen blijft. Een van de zogeheten Next Steps is dat Circulair bouwen verder wordt vormgeven in het (ver)bouw- proces voor de ABN Amro-bankkantoren. En binnen Procurement wordt het thema circulair inkopen toegevoegd aan het inkoopproces als thema binnen Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (ISO20400).
Lees hier de gehele whitepaper.
Bron: ABN Amro Insights
