'The road to....'
Smart WorkPlace partner TwynstraGudde begeleidt diverse organisaties bij hun huisvestingstraject. Nu gaan ze zelf verhuizen. Waar lopen ze tegenaan? Daarover vertellen ze in een serie blogs. Dit is de eerste.
In onze dagelijkse praktijk begeleiden wij diverse organisaties bij hun huisvestingstraject. In oktober van dit jaar verhuizen wij naar onze nieuwe huisvesting in Amersfoort en doorlopen wij zelf een groot huisvestingstraject. Hoe ervaren wij dit? Waar lopen we tegenaan? Wat leren we hiervan en wat nemen we mee in onze adviezen aan u? In een blogserie nemen we u mee in dit traject. Dit is het eerste blog, waarin we u meer vertellen over onze reis vanaf het moment dat we gingen nadenken over onze nieuwe huisvesting tot waar we nu staan.
Ons avontuur begon ongeveer 2 á 3 jaar geleden, in de zomer van 2016. Ruimschoots van te voren zagen wij de beëindiging van onze huurovereenkomst, per 1 januari 2019, aankomen. Misschien ook wel omdat we er al een tijdje reikhalzend naar uit keken. Niet zo zeer vanwege de plek, maar vooral vanwege het verouderde kantoor en de langlopende (financiële) verplichting. In de zomer van 2016 wisten we dus dat we uiterlijk 31 december 2017 onze huur moesten opzeggen op het Stationsplein (opzegtermijn van 1 jaar). We hadden dus ongeveer anderhalf jaar om te bedenken waarom, hoe en wat we wilden als Twynstra Gudde met onze huisvesting. “Hebben we überhaupt nog wel een kantoor nodig?” was één van de vragen.
Nieuwbouw kantoor
We hebben diverse mogelijkheden verkend: bestaande bouw, herontwikkeling en nieuwbouw. Uiteindelijk hebben we in juli 2017 de overeenkomst ondertekend met projectontwikkelaar Schipper Bosch, waarmee de keuze definitief viel om te verhuizen naar een nieuwbouw kantoor in De Nieuwe Stad in Amersfoort. Daarbij hebben we voor een vernieuwend concept genaamd ‘Vastgoed as a service’ gekozen waarbij we gebruiken maken van ‘pairing’ (binnen een co-working concept). Ook hebben we gekozen voor een duurzaam gebouw op een unieke plek in Amersfoort. We gaan ruim 50% besparen op onze oorspronkelijke huisvestingslasten en zelfs circa 80% op onze jaarlijkse CO2 uitstoot. In een andere blog gaan we hier dieper op in. De (verdere) afstand van het treinstation Amersfoort (circa 10-15 minuten in plaats van 2 minuten heeft ons wel lang doen twijfelen, maar uiteindelijk hebben we toch de knop doorgehakt. So far so good!).
Te optimistisch
Bij de ondertekening van de overeenkomst was een Voorlopig Ontwerp gemaakt van onze nieuwe huisvesting. De planning was dit in het tweede deel van het jaar (2017) uit te werken tot een Definitief Ontwerp en 1 januari 2018 te starten met de bouw, zodat onze nieuwe huisvesting op 1 januari 2019 gereed zou zijn. Een optimistische maar haalbare planning, dachten wij. Dat liep vervolgens toch anders. Het Definitieve Ontwerp was (pas) in mei 2018 gereed waardoor de bouw 5 maanden later aanving. Ons pand wordt nu deze zomer, medio augustus 2019, opgeleverd waarna we er in oktober 2019 onze intrek in zullen doen (9 maanden later). Al met al dus een vertraging van driekwart jaar. Ook hier schrijven we meer over in een ander blog.
Tijdelijke huisvesting
We hadden onze huur aan het Stationsplein natuurlijk al per 1 januari 2019 opgezegd, maar gelukkig konden we dit nog wat verlengen. Wel moesten we onze huur per 1 april 2019 alsnog beëindigen (het was helaas geen 1 april grap). Sinds het begin van het jaar tot en met oktober 2019 zitten we daarom in een tijdelijke huisvesting. Uiteraard een hoop geregel en gedoe maar uiteindelijk een ‘blessing in disguise’, waarover we later ook meer schrijven.
Ons gehele huisvestingstraject heeft straks dus uiteindelijk 3,5 jaar geduurd. In onderstaand overzicht zijn schematisch de verschillende stappen weergegeven.
In de komende maanden zullen wij over diverse thema’s en stappen onze ervaringen, hoogte- en dieptepunten, missers en successen met u delen. We gaan onder andere in op: ‘Programma van Eisen in one day’, ‘Vastgoed as a service’, Duurzaamheid, Smart Building, Mobiliteit, Architectuur, de Success, Fails, Do’s and Don’ts.
Kom onze nieuwe huisvesting zelf bewonderen
Vanaf november 2019 mag u het eindresultaat ook zelf komen bewonderen. We organiseren voor de geïnteresseerden rondleidingen. Houd onze website en blogreeks in de gaten voor data en aanmeldingen.
