De stappen naar een slim kantoorgebouw voor TwynstraGudde (blog 1/3)

• nieuws
• smart buildings
• workplace management
• inrichting & design

Smart WorkPlace partner TwynstraGudde nam in oktober 2019 de nieuwe huisvesting in de Nieuwe Stad in gebruik. In drie blogs wordt teruggekeken op de zoektocht en de toepassing van data en sensoren in het beheer en gebruik.

Een slim en meedenkend gebouw. Dat was één van de ambities toen we in 2017 onze wensen en eisen formuleerden voor ons nieuwe kantoor. Smart building technologie is anno 2019 één van de belangrijke trends in de facilitaire en vastgoedmarkt. Zo bleek ook uit het Facility & Workplace Marktonderzoek 2019, waar technologie als top 3 trend naar voren kwam. Ook voor onszelf zijn wij op zoek gegaan naar welke meerwaarde data en slimme gebouwtechnologie heeft voor TwynstraGudde.

Dit blog is de eerste van twee over onze zoektocht en de toepassing van data en sensoren in het beheer en gebruik van ons kantoor. De aanleiding voor de zoektocht is de komst van de nieuwe huisvesting in de Nieuwe Stad, die wij in oktober 2019 in gebruik hebben genomen.

Een cyclisch proces

Wij hebben zeven stappen in het proces doorlopen om te komen tot de daadwerkelijke toepassing van de data uit sensortechnologie in ons kantoor. Dit blog richt zich op de eerste vier stappen: van de oriëntatie tot de keuze van de aanbieder.

De stappen in het proces om data uit sensortechnologie toe te passen. In dit blog is geschreven over de eerste vier stappen. (Het model is ontleend aan een opzet van OCTO en Healthy Workers).

Stap 1. Oriëntatie

Ruim een jaar voorafgaand aan de oplevering van ons pand hebben wij ons verdiept in wat de markt te bieden heeft. In de uitwerking bleken de zienswijzen van TwynstraGudde en projectontwikkelaar SchipperBosch over de toepassing van slimme gebouwtechnologie te verschillen, waardoor we ervoor gekozen hebben dit zelfstandig te realiseren. Een situatie die ongetwijfeld voor menig huurder in de kantorenmarkt geldt. Als startpunt namen wij de basis die al in het pand aanwezig is. Dit zijn onder andere een gebouwbeheersysteem, opnemers (aanwezigheidsdetectie, CO2, etc.) en een vergaderreserveringssysteem.

We hebben meerdere gesprekken gevoerd met leveranciers en aanbieders op het gebied van slimme gebouwtechnologie. Dit gaf het inzicht dat de markt enorm divers en in ontwikkeling is; elke maand lijkt er wel een nieuwe aanbieder de markt te betreden. Onze gesprekspartners waren onder andere Mapiq, OCTO, IoT spot, Healthy Workers, LearnAdaptBuild, Bgrid en Lonerofetop. Daarnaast hebben we verscheidene referentiebezoeken gedaan om te kijken wat de markt te bieden heeft. Achteraf gezien hadden we hier eerder in het proces op moeten acteren. Je hebt immers maar één keer de kans bepaalde gebouwsystemen in te richten.

Stap 2. Brainstorm

Na de oriëntatiefase zijn we met een klein (multidisciplinair) team bij elkaar gekomen. De vraag die centraal stond was: ‘op welke manier zijn data en sensoren een middel om waarde toe te voegen, waar we dat op andere manier niet kunnen ondervangen?’ Al snel kwamen wij erachter dat er geen eenduidig antwoord is op deze vraag. Het antwoord is contextgevoelig. Er zijn in het geval van TwynstraGudde namelijk verschillende stakeholders of doelgroepen die baat hebben bij de technologie, te weten:

• Medewerkers die gebruik maken van het gebouw.
• Klanten/bezoekers van TwynstraGudde.
• Andere huurders in het gebouw.
• De afdeling facilitair cq. bedrijfsvoering van TwynstraGudde.
• De gebouweigenaar SchipperBosch.

Voor elk van de vijf belanghebbenden hebben we een customer journey gemaakt. Hieruit hebben wij een Programma van Eisen gedestilleerd met oplossingen waarvan wij denken dat ze ons voor een relatief lage investering direct meerwaarde opleveren. Ons credo werd: niet top-down implementeren maar bottom-up experimenteren.

Stap 3. Businesscase

De investering die gemaakt moet worden om de data te kunnen verzamelen, analyseren en te presenteren hebben wij opgedeeld in drie onderdelen:

1. Sensoren en/of koppeling met bestaande gebouwsystemen (eenmalig).
2. Dataplatform inclusief dashboard en rapportages (licentie per jaar).
3. Userinterface/Medewerkersapplicatie (licentie per jaar).

In het laatste onderdeel bestaat ook de mogelijkheid om tools voor feedback/surveys/onderzoek naar de ervaring en beleving van gebruikers toe te voegen.

Om budget te krijgen is het van belang om de toegevoegde waarde van de toepassing te laten zien. Dit is niet alleen in geld uit te drukken. De ‘opbrengsten’ verschillen uiteraard per organisatie en per situatie. Eén standaard businesscase is er daarom niet. 

In ons geval zijn er meerdere voordelen en ‘opbrengsten’:

• Een stimulans voor de ontwikkeling en innovatie op het gebied van toepassing van data analytics in gebouwen en ruimte om te experimenteren met de mogelijkheden/toepassingen.
• Verschillende manieren om de medewerkers productiever, gezonder en gelukkiger te maken gedurende de werkdag.
• Een proeftuin om aan onze klanten te kunnen laten zien.
• Efficiënter en duurzamer gebruik van ruimte, faciliteiten en services.
• Check van prestatieafspraken met leveranciers.

Voor ons zat de businesscase vooral in productontwikkeling, proeftuin en check op prestatieafspraken. Dit kwam mede door het gekozen contract ‘vastgoed as a service’ waar het efficiënter en duurzamer gebruik van ruimte, faciliteiten en services al grotendeels is meegenomen. Het was niet eenvoudig om iedereen te overtuigen van de meerwaarde van toepassing van deze nieuwe technologie. Zowel voor onszelf als voor de gebouweigenaar. Mogelijk is dit herkenbaar voor corporate real estate managers, managers huisvesting en facilitair managers.

Stap 4. Keuze aanbieder

Nadat de organisatie uiteindelijk achter de businesscase stond, werd het tijd om op zoek te gaan naar een aanbieder die past bij onze ambities en een passend antwoord had op de knelpunten waar wij tegenaan liepen gedurende het proces. Vragen die wij stelden waren onder andere: 

• ‘Hoe voorkomen wij een lock-in effect?’ Dit is het vast blijven zitten aan één aanbieder doordat bijvoorbeeld een dataplatform alleen compatibel is met de sensoren die hetzelfde bedrijf levert.
• ‘Wie beheert onze data?’ Ongeacht of de data wel of niet AVG-gevoelig is, is het voor organisaties belangrijk dat er goed wordt omgegaan met de data. Waar wordt de data opgeslagen, en wie analyseert de data voor je? De afdeling bedrijfsvoering (waaronder IT valt) heeft een belangrijke stem en kan meedenken in een oplossing.
• ‘Sluit het aanbod aan bij onze vastgestelde ambities?’ In ons geval is het belangrijk dat er ruimte is om te experimenteren, nieuwe toepassing te testen, op- en af te schalen en kennis met elkaar te delen in een samenwerkingsverband.
• ‘Staat het product nog in de kinderschoenen of zijn er al aangetoonde use-cases die effectief waren?’ Ondanks dat we niet vies zijn van een beetje pionieren en experimenteren wilden we wel een product dat werkt. Wij hebben getracht om door te vragen in hoeverre het aanbod al een bewezen staat van dienst heeft.

Wat ons opviel bij de keuze voor een aanbieder was dat er maar enkele aanbieders zijn die alles zelf in huis hebben (sensoren/koppeling gebouwsystemen, dataplatform en gebruikersapplicatie). Veel aanbieders werken samen met andere leveranciers om de volledige dienst te kunnen bieden. In de samenhang tussen deze aanbieders zit ons inziens een aandachtspunt. Het systeem functioneert zo goed als de ‘zwakste schakel’ in het totaal. Prijzen liepen enorm uiteen, net als de functionaliteiten die geboden werden. Veel aanbieders bieden nog beperkte functionaliteiten, zoals alleen bezetting en/of een vergaderreserveringssysteem.

Met OCTO hebben wij een aanbieder gevonden die de komende tijd samen met TwynstraGudde de uitdaging aangaat. We gaan de komende periode starten met toepassing van verschillende sensoren in het entreegebied en vergaderruimtes. Hier gaan we verschillende merken en typen sensoren testen. In het volgende blog wordt ingegaan op de laatste drie stappen, die zich richten op de implementatie, dataverzameling en -analyse en de acties die we nemen om de werkomgeving en het gebruik daarvan te verbeteren.

Key take-aways

• Bezint eer ge begint; oriënteer je eerst op de markt voordat je gaat nadenken over wat je als organisatie wil.
• Zorg ervoor dat je nadenkt over de verschillende doelgroepen in het kantoor.
• Stel een businesscase op en denk goed na over wat de toegevoegde waarde voor jouw organisatie en doelgroep is.
• Begin klein, en breid vanuit daar uit.

In de komende maanden delen we meer ervaringen, hoogte- en dieptepunten, missers en successen over verschillende andere thema’s en stappen. We gaan onder andere nog in op: mobiliteit, architectuur, de success, fails, do’s and don’ts. Ben je nu al nieuwsgierig naar deze onderwerpen? Neem gerust contact op, we komen er graag meer over vertellen.

Kom onze nieuwe huisvesting zelf bewonderen

Je mag het eindresultaat ook zelf komen bewonderen. We organiseren voor de geïnteresseerden rondleidingen. Kijk hier voor meer informatie en om je aan te melden.