Zoeken naar een houvast in een snel veranderende werkelijkheid
Artificial Intelligence (AI) is geen toekomstmuziek meer. AI beïnvloedt nu al hoe we werken, samenwerken en besluiten nemen. Digitale assistenten schrijven mee, analyseren data, bereiden overleggen voor en nemen routinetaken over. AI doet zijn intrede en begint invloed uit te oefenen op de manier waarop we werken.
Tegelijkertijd brengt AI fundamentele vraagstukken met zich mee voor facilitair management en huisvesting. Voor iedereen die verantwoordelijk is voor de werkomgeving ontstaat de uitdaging om technologische ontwikkelingen te vertalen naar toekomstbestendige werkplekken die passend zijn bij nieuw werkgedrag, organisatiecultuur en ruimtevraag. Wat betekent dit voor de werkomgeving? En wanneer voegen fysieke werkplekken nog waarde toe, nu een groeiend deel van het werk digitaal en deels door AI wordt uitgevoerd?
Geen blauwdruk, maar samen zoeken naar richting
In deze blogreeks verkennen we die vragen stap voor stap. Niet met kant-en-klare antwoorden of technologische hypes, maar door te onderzoeken wat AI betekent AI voor de fysieke, digitale én sociale werkomgeving. We volgen ontwikkelingen, duiden ze en vertalen ze naar ontwerpprincipes en de dagelijkse praktijk voor facilitaire- en huisvestingsvraagstukken. Soms lopen we voorop, soms lopen we mee. Altijd met de intentie om samen beter te begrijpen wat er verandert.
Dat doen wij vanuit TwynstraGudde, in samenwerking met Manja Lievaart. Vanuit onze passie en expertise op het gebied van huisvestingsvraagstukken verkennen wij hoe de opkomst van AI doorwerkt in organisaties en het dagelijks werk. Waar TwynstraGudde zich richt op het vertalen van strategische en organisatorische ontwikkelingen naar concrete keuzes voor huisvesting en de inrichting van de werkomgeving, brengt Manja haar expertise in op het snijvlak van technologie, leiderschap en menselijke dynamiek.
Ze begeleidt organisaties bij complexe transformaties en onderzoekt hoe AI niet alleen werk efficiënter maakt, maar ook ons zelfbeeld, onze rollen en onderlinge relaties beïnvloedt. Daarbij staat één vraag centraal: wat vraagt deze technologische versnelling van mensen, teams en organisaties, en wat is er nodig om daarin gezond en betekenisvol te blijven functioneren?
Samen verkennen we in deze reeks onder andere:
- waarom het kantoor emotioneel en sociaal belangrijker kan worden en hoe de werkomgeving daarop kan worden ingericht;
- de ontwikkeling dat medewerkers steeds meer op zichzelf zijn, in hun eigen bubbel, omdat ze direct AI raadplegen in plaats van een collega;
- wat deze ontwikkelingen vragen van facilitair managers en huisvestingsprofessionals bij het ondersteunen van verbondenheid, houvast en betekenis in een AI-gedreven werkcontext
Deze blogs zijn bedoeld als uitnodiging tot reflectie en gesprek. Want AI verandert de werkomgeving niet alleen via nieuwe tools of andere bezettingscijfers, maar raakt aan de kern van hoe we samenwerken en waarom we elkaar nog fysiek opzoeken.
Van functies naar betekenis: gevolgen voor de werkomgeving
Nu AI-agents steeds meer werkzaamheden op zich nemen, verschuift de focus van medewerkers naar taken die AI niet kan overnemen: complexe besluitvorming, creatief probleemoplossend vermogen en samenwerking in onzekere situaties. Het kantoor wordt daarom steeds minder de plek waar ‘het werk gebeurt’ en steeds meer de plek waar betekenis ontstaat: afstemming, samenwerking, besluitvorming, leren en sociale verbinding.
Tegelijkertijd blijft individueel werken op kantoor bestaan. In situaties waarin medewerkers intensief samenwerken met AI-systemen, worden juist hogere eisen gesteld aan de kwaliteit van de individuele werkplek. Goede akoestiek, visuele en auditieve isolatie en voldoende privacy zijn essentieel om concentratie te behouden en vertrouwelijke informatie te beschermen tijdens digitale interacties.
Niet elke ruimte heeft dezelfde rol van technologie nodig
Deze combinatie van samenwerking en concentratie vraagt om duidelijke keuzes in de inrichting van de werkomgeving. Niet alleen in het type ruimtes, maar ook in de rol die technologie daarin speelt. Steeds duidelijker wordt dat niet elke ruimte dezelfde mate van technologische ondersteuning nodig heeft. Juist het onderscheid in hoe zichtbaar AI aanwezig is, wordt een nieuwe ontwerpkeuze. Uit recent onderzoek van Steelcase naar AI-ready workplaces lijkt een onderscheid te ontstaan tussen twee typen ruimtes:
- Ruimtes waar AI nadrukkelijk aanwezig is, omdat het direct waarde toevoegt aan het werk. Denk aan projectruimtes met live transcriptie en automatische samenvattingen, focusplekken waar medewerkers hardop met AI-agents werken en vergaderzalen met spraakherkenning, slimme camera’s en real time vertaling. Hier is AI zichtbaar en actief onderdeel van het werkproces.
- Ruimtes waar AI juist naar de achtergrond verdwijnt, zodat de mens centraal staat. Dit zijn plekken voor ontmoeting, ontspanning, reflectie en informele interactie. De inrichting richt zich op rust, comfort en welzijn, met aandacht voor licht en akoestiek. Technologie ondersteunt hier ongemerkt, bijvoorbeeld via persoonlijke instellingen of klimaatregeling, zonder de ruimte te domineren.
Dit onderscheid helpt om te voorkomen dat technologie overal even aanwezig is. Niet elke activiteit vraagt om maximale ondersteuning. Soms zit de kwaliteit juist in eenvoud en menselijk contact. Voor de inrichting van kantoren betekent dit dat variatie in ruimtetypen niet alleen gaat over functie, maar ook over de mate van technologische aanwezigheid. De kwaliteit van de werkomgeving zit in het maken van die bewuste keuze.
Het Programma van Eisen als stuurinstrument
Het Programma van Eisen speelt hierin een sleutelrol. Niet alleen door te bepalen welke ruimtes nodig zijn, maar ook door expliciet te maken:
- welke taken door AI worden ondersteund;
- waar technologie zichtbaar en leidend is;
- en waar het juist ondersteunend en op de achtergrond blijft.
Zo ontstaat een werkomgeving die niet is ingericht op aanwezigheid alleen, maar op samenwerking, concentratie en betekenis. Een omgeving waarin AI geen doel op zich is, maar een middel dat past bij de activiteit – op de voorgrond waar nodig, en op de achtergrond waar het rust brengt.
Tekst: Manja Lievaart en TwynstraGudde (Rogier van Es en Charissa Andringa)
