Workshoppen kan ook digitaal vanaf de thuiswerkplek
Een interactieve workshop voor je huisvestingsvraagstuk kan ook vanaf je thuiswerkplek. In onderstaande blog leggen Liesbeth Schellens en Bertina Seffinga van Smart WorkPlace partner draaijer+partners uit hoe.
Hoe werkt het
Alle deelnemers van de workshop worden uitgenodigd door onze adviseurs om deel te nemen aan de workshop. In de uitnodiging zit een instructie om vanuit huis of elke andere werkplek deel te nemen aan de videovergadering en toegang te krijgen tot de digitale workshopruimte. Deze workshopruimte richten wij in met het programma Mural. Mural is een mooi programma waar je prima met een vijftiental mensen aan de slag kunt om te brainstormen. De workshop start met een korte uitleg over de basisprincipes van het gebruik van Mural en daarna kunnen we aan de slag! Onze adviseurs bereiden de workshop goed voor. Dat betekent dat we de digitale workshopruimte inrichten met flipovers en opdrachten die we in een normale fysieke workshop ook zouden gebruiken en doen. Starten met een witte wand lijkt ons minder handig. Een goede voorbereiding van de online workshop met een goede structuur op de wand zorgt voor een efficiëntere sessie.
Geeltjes plakken, stemmen en discussiëren
We vragen deelnemers om geeltjes te beschrijven en foto’s mee te brengen en die op de flipovers te plakken. Of vragen aan te geven welke onderwerpen voor hen het belangrijkste zijn middels een digitale stemming. Net als in een fysieke workshop is het steeds een combinatie van wat in de workshopruimte gebeurt en wat er aan toelichting en discussie plaatsvindt in de videovergadering. Door op twee schermen (of door je ene scherm in twee te delen) te werken, met aan de ene kant een videoprogramma zoals bijvoorbeeld Teams en aan de andere kant Mural, kun je elkaar zien én tegelijk in de workshopomgeving werken.
De voor- en nadelen
Natuurlijk is een digitale workshop anders dan wanneer je fysiek bij elkaar zit. Maar het hoeft zeker niet minder interactief te zijn. De voors en tegens die wij ervaren:
+ We kunnen door met workshoppen, ook als de maatregelen nog lang in stand moeten worden gehouden! In een thuiswerkmaatschappij maar ook in een ‘1,5- meter-afstand maatschappij’ een prima oplossing.
+ Het werkt heel interactief, je ziet de andere deelnemers geeltjes plakken, woorden schrijven en kunt daar ook op reageren. Net als in een fysieke omgeving.
+ Iedereen komt aan bod, hierdoor komt niet alleen de mening naar voren van de meest uitgesproken deelnemers, maar krijgen ook minder uitgesproken deelnemers de kans om hun mening te laten horen.
- Je vangt door de videoverbinding toch minder lichaamstaal op dan in een fysieke workshop. Het is daardoor lastiger om in te schatten wanneer iemand mentaal is afgehaakt of dat de energie uit de groep is.
Kortom voor zolang de maatregelen van kracht zijn is dit voor ons een prima oplossing om te komen tot een gedragen Programma van Eisen of een strategisch huisvestingplan!
