Orde op zaken stellen bij inventarisbeheer DJI
Smart WorkPlace partners Measuremen en TwynstraGudde helpen de Dienst Justitiële Inrichtingen om orde op zaken te stellen bij het inventarisbeheer. Ze vertellen erover in Smart WorkPlace 6.
Peter Holtrop is Facilitair Manager Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), Cluster Noordwest, en Manager ESF Bureau Noord Noord bij het Ministerie van Justitie. De DJI heeft zowel penitentiaire inrichtingen (PI) als kantoren in zijn portefeuille.
Drie jaar geleden veranderde de structuur toen DJI werd aangewezen als een van de vier Concern Dienstverleners. Samen met Rijkwaterstaat, FM Haaglanden en de Belastingdienst zijn zij verantwoordelijk voor de gehele facilitaire dienstverlening binnen de rijksoverheid. Vanaf dat moment was er één facilitair bedrijf binnen DJI met zeventien clusters. Elk cluster kent meerdere locaties en kreeg vervolgens een facilitair manager.
Een van de problemen in de nieuwe opzet was dat er bij DJI geen overzicht was van hun inventaris. Holtrop: “We hebben toen TwynstraGudde ingeschakeld om te kijken hoe we onze inventaris konden gaan beheren. Daar kwam uit dat we allereerst moesten weten wat we hadden en waar we stonden. Er moest dus geteld worden. Daarvoor heeft TwynstraGudde Measuremen ingeschakeld. Die hebben geteld, maar tegelijkertijd ook gekeken naar de staat van de artikelen. Daarbij hadden we drie categorieën: goed, matig of slecht. De uitkomsten zijn vervolgens door TwynstraGudde en Measuremen verwerkt in een managementrapportage, die bij elke cluster is toegelicht.”
Nadat de inventaris in kaart was gebracht, werd een integraal vervangingsplan opgesteld voor de komende drie jaar. “Uitgangspunt daarbij is dat we alles wat matig of slecht is de komende drie jaar vervangen. Vervolgens hebben we een bestellijst en planning gemaakt. Vanwege de grote omvang – 60 locaties – is fasering daarbij noodzakelijk. Daarvoor zorgt het Bureau Inventaris Beheer en Bestel loket. Bovendien zorgt het BIBB voor het bestellen van de inventaris. Daarbij wordt eerst gekeken wat we nog hebben. Vervolgens bestelt het BIBB wat we daarna nog nodig hebben.”
Lees het volledige interview over de DJI in SWP #6. SWP #6 bevat daarnaast nog veel meer lezenswaardige artikelen. Nieuwsgierig? SWP #6 is hier te downloaden. Wilt u ook toekomstige digitale uitgaven van Smart WorkPlace ontvangen? Click dan hier.
