Veilig terug naar de werkvloer

 

Veilig terug naar de werkvloer

Om na de coronasluiting een veilige terugkeer naar de werkvloer te garanderen, voorzag Smart WorkPlace partner Heijmans Stadskantoor Venlo binnen tien dagen van BeSafe.

De Heijmans-oplossing BeSafe bestaat uit 510 sensoren, een werkplekreserveringen systeem, en een online dashboard, waarop de gemeente in één oogopslag de real time-bezetting en gebruik van werkplekken ziet. En er zijn nog veel meer toepassingen mogelijk.

Wie binnenloopt in Stadskantoor Venlo, ziet een lichte en ruime hal vol groen. Dit cradle to cradle-gebouw is onder andere duurzaam, zelfvoorzienend in energie, water en lucht en biedt een zo prettig mogelijke werkomgeving. Daarmee is het een voorbeeld voor andere gemeenten, maar dat is absoluut geen reden om achterover te leunen, vindt facility manager Ruud Geraedts. “Een gebouw moet meegroeien met zijn tijd. In 2016 was dit gebouw het neusje van de zalm, maar inmiddels zijn we vier jaar verder.

Veilig terug naar de werkvloer

Corona versnelde de interesse in datagedreven werken bij facility manager Ruud Geraedts van de gemeente Venlo.

Een jaar geleden begon ik me te verdiepen in datagedreven werken. Ik merkte namelijk dat we veel op gevoel deden. Intern hoorde ik regelmatig van collega’s terug dat het te druk was in het gebouw en vroegen ze mij of het mogelijk was om er werkplekken bij te zetten. Toch zag ik tijdens rondes in het gebouw regelmatig lege werkplekken. Ik had hard bewijs nodig om hen te laten inzien wat er nu daadwerkelijk gebeurt in het gebouw, om zo hun gevoel te weerleggen.”

Snel schakelen

Corona versnelde Geraedts’ interesse in datagedreven werken. “Toen rees ineens de vraag: hoe zorgen we ervoor dat onze werknemers veilig terug naar de werkvloer kunnen? Data zou daar een oplossing voor kunnen zijn.” Geraedts nam contact op met verschillende partijen en koos uiteindelijk voor BeSafe, een onderdeel van de datagedreven dienstverlener BeSense die veilig werken op kantoren mogelijk maakt. “Omdat BeSense werkt met anonieme data – we willen werknemers niet het gevoel geven dat ze gecontroleerd worden – en omdat we niet veel tijd hadden en ze bij BeSense enorm snel konden schakelen”, legt Geraedts uit.

Pleun Retera, salesmanager bij BeSense, beaamt dat het voortraject sneller verliep dan normaal. “Een implementatieproces duurt gewoonlijk zes weken. Maar die tijd was er niet. Het hielp dat de wens heel duidelijk was; de gemeente wilde de bezettingsgraad van de werkplekken monitoren en de mogelijkheid bieden om werkplekken te laten reserveren door hun eindgebruikers. Doordat we een duidelijk doel hadden, konden we ons implementatieproces verkorten naar drie weken. Daarna hingen we met een team in een dag 510 sensoren op en was het systeem binnen acht werkdagen live.”

Veilig terug naar de werkvloer

Pleun Retera, salesmanager bij BeSense, begeleidde de implementatie van BeSafe op het stadskantoor.

Overzichtelijk dashboard

De sensoren zijn in het stadskantoor geïnstalleerd onder bureaus en aan de wand van zes vergaderzalen. De infraroodsensoren registreren warmte en beweging. Wat ze registreren, sturen de sensoren door naar de drie gateways in het gebouw, die het via het onafhankelijke LoRa-netwerk weer doorsturen naar het BeSense-systeem. Klantbeheerder Lars van der Pluijm is verantwoordelijk voor het dashboard dat de klant vervolgens inzicht geeft in de data. “Ik stem af met de klant wat hij inzichtelijk wil hebben.”

“De eerste prioriteit van Ruud was de bezettingsgraad van de werkplekken. Dus maakte ik een dashboard waarin hij in een oogopslag kan zien wat de bezetting en benutting is van zijn gebouw. Ook kan hij door middel van filters per dag en per werkplek of afdeling zien wat de bezettingsgraad is en dagen of werkplekken vergelijken.”

Voor Geraedts is dit dashboard overzichtelijk en het biedt hem de informatie die hij nu nodig heeft. “Maar het is nu aan mij om de juiste vragen te stellen, zodat we dit samen verder kunnen ontwikkelen. Dat gaat heel soepel bij BeSense. Als ik bel krijg ik altijd snel antwoord, in duidelijke taal. En heb ik een technische vraag, dan is er zo een MS Teams-meeting geregeld, met een specialist van hen erbij. 

Wat dat betreft voel ik me als klant echt koning. Dat is ook precies waar ik naar op zoek ben, want als gemeente besteden wij maatschappelijk geld. Dan wil je niet het gevoel hebben dat je steeds moet aansluiten in een rij wachtenden.”

Legio mogelijkheden

Nu de eerste fase – de bezettingsgraad in de opstartfase monitoren – bijna voorbij is, denkt Geraedts na over hoe hij de data nog meer zou willen inzetten. “Wellicht dat we medewerkers inzicht gaan geven in de beschikbare werkplekken of dat we gebruik gaan maken van een reserveringssysteem.” Hij is er zeker van dat dit het begin is van een veel grotere ontwikkeling. 

“Ik zie nu al dat deze data goud waard is: we zetten het in om de veiligheid van medewerkers te kunnen garanderen. Maar in de toekomst kan er veel meer. We zouden de schoonmaak kunnen aanpassen op de bezetting. En stel dat we zien dat er een werkplek is waar niemand gaat zitten, dan moeten we uitzoeken waar dat door komt. Is een bureau kapot, of maakt het koffieapparaat teveel herrie? Op die manier kun je je gebouw veel gerichter inrichten. Dat helpt ons als Facility Management enorm, want zo kunnen we nog beter onze hoofdtaak uitvoeren: medewerkers een zo fijn mogelijke werkomgeving bieden.”

Ook je kantoor efficiënter benutten? Bekijk de BeSense website.

Fotocredit alle foto's: René Koster Photography.

Bijschrift openingsfoto: Facility manager Ruud Geraedts en BeSense-klantbeheerder Lars van der Pluijm ervaren de samenwerking als zeer prettig.

Delen:

Meer nieuws

Webinar: Circulaire oplossingen binnen de kantooromgeving

Webinar: Circulaire oplossingen binnen de kantooromgeving

donderdag 10 juli

Op woensdag 17 september organiseren we een inspirerend webinar over circulariteit in de gebouwde omgeving.

Lees meer

De ´vraag naar aanwezigheid´ 

De ´vraag naar aanwezigheid´ 

donderdag 10 juli

In deze blog van Gerda Stelpstra, Head of strategy Consulting bij Envalue, kijken we dieper naar de 'vraag om aanwezigheid'. ...

Lees meer

SWP Talks #67: Hospitality

SWP Talks #67: Hospitality

woensdag 9 juli

Anna Casemier zit als host met Lisette van der Valk, Projectmanager Huisvesting van Young Facility, en Hotelier Willem Reimers, ...

Lees meer

WorkPlace Inside: Stephan Simons

WorkPlace Inside: Stephan Simons

woensdag 9 juli

"Ontspanning, inspiratie en grip houden, ook buiten het ondernemen." Daarmee beschrijft Stephan Simons zijn mentaliteit ...

Lees meer

De kracht van een goed werkplekconcept

De kracht van een goed werkplekconcept

dinsdag 8 juli

Solved moest tijdelijk met het hele kantoor verhuizen, een nieuwe plek geeft ook ruimte voor nieuwe inzichten. Silvia de ...

Lees meer

Niet blindstaren op energie

Niet blindstaren op energie

vrijdag 4 juli

Deelnemers aan het rondetafelgesprek 'de kracht van een integrale aanpak' willen zich niet blindstaren op alleen het onderwerp ...

Lees meer

Haskoning opent nieuw duurzaam kantoor

Haskoning opent nieuw duurzaam kantoor

donderdag 3 juli

Op de TU Delft Campus transformeerde Haskoning de monumentale Mijnbouwfaculteit naar een modern Paris Proof kantoor. Voor ...

Lees meer

Gaat AI ons redden?

Gaat AI ons redden?

donderdag 3 juli

In de BNW Index 2024 werd geconstateerd dat ontwikkelingen rondom de werkomgeving elkaar zó snel opvolgen, dat we ...

Lees meer

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

woensdag 2 juli

Op 5 juli 2025 opent SC Cambuur officieel de deuren van haar nieuwe thuisbasis: het Kooi Stadion. Deze datum staat bij veel ...

Lees meer

WorkPlace Inside: Esther Roelofs

WorkPlace Inside: Esther Roelofs

woensdag 2 juli

Wat kan de Himalaya ons leren over een goede werkomgeving? Esther Roelofs vertelt over haar connectie met hiken en de werkplek ...

Lees meer

Natalie Hofman nieuwe business unit directeur HEYDAY Interim

Natalie Hofman nieuwe business unit directeur HEYDAY Interim

dinsdag 1 juli

Per 1 juli is Natalie Hofman aangesteld als de nieuwe business unit directeur bij HEYDAY Interim, een zelfstandige business ...

Lees meer

Het belang van certificering en rapportage bij compliance

Het belang van certificering en rapportage bij compliance

dinsdag 1 juli

Op een zonovergoten ochtend in mei vindt de Compliance Round Table plaats in een heel bijzondere locatie: ‘De Kapel’ ...

Lees meer

Vero: nieuwe gratis AI-agent

Vero: nieuwe gratis AI-agent

maandag 30 juni

Alvero ondersteunt workplace professionals met Agentic AI Introductie Vero: een gratis AI-agent die helpt met vragen, ideeën ...

Lees meer

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

maandag 30 juni

“De nood tot vernieuwing van onderwijshuisvesting is hoog”, valt te lezen in een opiniestuk van Jan Joost Flim, ...

Lees meer

E-zine 'Smart Buildings'

E-zine 'Smart Buildings'

donderdag 26 juni

De adoptie, transformatie en mogelijkheden van technologie op de werkplek zijn ongekend en ontwikkelen harder dan ooit. ...

Lees meer

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

donderdag 26 juni

Op woensdag 2 juli 2025 vertelt Amabel Chiarito over het innovatieve werkplekconcept van Haskoning in het nieuwe, duurzame ...

Lees meer

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

donderdag 26 juni

SmartLabs en International Workplace Group gaan een wereldwijde samenwerking aan van tien jaar. Daarmee spelen ze in op ...

Lees meer

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

woensdag 25 juni

Hollandse Nieuwe creëerde voor MVRDV in Tripolis Park een werkomgeving waar betekenisvolle connecties en spontane ontmoetingen ...

Lees meer

De kracht van een integrale aanpak

De kracht van een integrale aanpak

dinsdag 24 juni

De droom van iedere gebouweigenaar: een toekomstbestendige vastgoedportefeuille waarmee je energie bespaart, een gezonde ...

Lees meer

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de NAVO-top

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de ...

dinsdag 24 juni

Terwijl Den Haag zich voorbereidt op zware verkeershinder tijdens de NAVO-top, houdt IWG professionals productief met gratis ...

Lees meer

Terug naar boven