Om na de coronasluiting een veilige terugkeer naar de werkvloer te garanderen, voorzag Smart WorkPlace partner Heijmans Stadskantoor Venlo binnen tien dagen van BeSafe.
De Heijmans-oplossing BeSafe bestaat uit 510 sensoren, een werkplekreserveringen systeem, en een online dashboard, waarop de gemeente in één oogopslag de real time-bezetting en gebruik van werkplekken ziet. En er zijn nog veel meer toepassingen mogelijk.
Wie binnenloopt in Stadskantoor Venlo, ziet een lichte en ruime hal vol groen. Dit cradle to cradle-gebouw is onder andere duurzaam, zelfvoorzienend in energie, water en lucht en biedt een zo prettig mogelijke werkomgeving. Daarmee is het een voorbeeld voor andere gemeenten, maar dat is absoluut geen reden om achterover te leunen, vindt facility manager Ruud Geraedts. “Een gebouw moet meegroeien met zijn tijd. In 2016 was dit gebouw het neusje van de zalm, maar inmiddels zijn we vier jaar verder.
Corona versnelde de interesse in datagedreven werken bij facility manager Ruud Geraedts van de gemeente Venlo.
Een jaar geleden begon ik me te verdiepen in datagedreven werken. Ik merkte namelijk dat we veel op gevoel deden. Intern hoorde ik regelmatig van collega’s terug dat het te druk was in het gebouw en vroegen ze mij of het mogelijk was om er werkplekken bij te zetten. Toch zag ik tijdens rondes in het gebouw regelmatig lege werkplekken. Ik had hard bewijs nodig om hen te laten inzien wat er nu daadwerkelijk gebeurt in het gebouw, om zo hun gevoel te weerleggen.”
Snel schakelen
Corona versnelde Geraedts’ interesse in datagedreven werken. “Toen rees ineens de vraag: hoe zorgen we ervoor dat onze werknemers veilig terug naar de werkvloer kunnen? Data zou daar een oplossing voor kunnen zijn.” Geraedts nam contact op met verschillende partijen en koos uiteindelijk voor BeSafe, een onderdeel van de datagedreven dienstverlener BeSense die veilig werken op kantoren mogelijk maakt. “Omdat BeSense werkt met anonieme data – we willen werknemers niet het gevoel geven dat ze gecontroleerd worden – en omdat we niet veel tijd hadden en ze bij BeSense enorm snel konden schakelen”, legt Geraedts uit.
Pleun Retera, salesmanager bij BeSense, beaamt dat het voortraject sneller verliep dan normaal. “Een implementatieproces duurt gewoonlijk zes weken. Maar die tijd was er niet. Het hielp dat de wens heel duidelijk was; de gemeente wilde de bezettingsgraad van de werkplekken monitoren en de mogelijkheid bieden om werkplekken te laten reserveren door hun eindgebruikers. Doordat we een duidelijk doel hadden, konden we ons implementatieproces verkorten naar drie weken. Daarna hingen we met een team in een dag 510 sensoren op en was het systeem binnen acht werkdagen live.”
Pleun Retera, salesmanager bij BeSense, begeleidde de implementatie van BeSafe op het stadskantoor.
Overzichtelijk dashboard
De sensoren zijn in het stadskantoor geïnstalleerd onder bureaus en aan de wand van zes vergaderzalen. De infraroodsensoren registreren warmte en beweging. Wat ze registreren, sturen de sensoren door naar de drie gateways in het gebouw, die het via het onafhankelijke LoRa-netwerk weer doorsturen naar het BeSense-systeem. Klantbeheerder Lars van der Pluijm is verantwoordelijk voor het dashboard dat de klant vervolgens inzicht geeft in de data. “Ik stem af met de klant wat hij inzichtelijk wil hebben.”
“De eerste prioriteit van Ruud was de bezettingsgraad van de werkplekken. Dus maakte ik een dashboard waarin hij in een oogopslag kan zien wat de bezetting en benutting is van zijn gebouw. Ook kan hij door middel van filters per dag en per werkplek of afdeling zien wat de bezettingsgraad is en dagen of werkplekken vergelijken.”
Voor Geraedts is dit dashboard overzichtelijk en het biedt hem de informatie die hij nu nodig heeft. “Maar het is nu aan mij om de juiste vragen te stellen, zodat we dit samen verder kunnen ontwikkelen. Dat gaat heel soepel bij BeSense. Als ik bel krijg ik altijd snel antwoord, in duidelijke taal. En heb ik een technische vraag, dan is er zo een MS Teams-meeting geregeld, met een specialist van hen erbij.
Wat dat betreft voel ik me als klant echt koning. Dat is ook precies waar ik naar op zoek ben, want als gemeente besteden wij maatschappelijk geld. Dan wil je niet het gevoel hebben dat je steeds moet aansluiten in een rij wachtenden.”
Legio mogelijkheden
Nu de eerste fase – de bezettingsgraad in de opstartfase monitoren – bijna voorbij is, denkt Geraedts na over hoe hij de data nog meer zou willen inzetten. “Wellicht dat we medewerkers inzicht gaan geven in de beschikbare werkplekken of dat we gebruik gaan maken van een reserveringssysteem.” Hij is er zeker van dat dit het begin is van een veel grotere ontwikkeling.
“Ik zie nu al dat deze data goud waard is: we zetten het in om de veiligheid van medewerkers te kunnen garanderen. Maar in de toekomst kan er veel meer. We zouden de schoonmaak kunnen aanpassen op de bezetting. En stel dat we zien dat er een werkplek is waar niemand gaat zitten, dan moeten we uitzoeken waar dat door komt. Is een bureau kapot, of maakt het koffieapparaat teveel herrie? Op die manier kun je je gebouw veel gerichter inrichten. Dat helpt ons als Facility Management enorm, want zo kunnen we nog beter onze hoofdtaak uitvoeren: medewerkers een zo fijn mogelijke werkomgeving bieden.”
Ook je kantoor efficiënter benutten? Bekijk de BeSense website.
Fotocredit alle foto's: René Koster Photography.
Bijschrift openingsfoto: Facility manager Ruud Geraedts en BeSense-klantbeheerder Lars van der Pluijm ervaren de samenwerking als zeer prettig.
