Terug van vakantie, terug naar kantoor de thuiswerkplek! (2/2)

• nieuws
• reboarding

Bij post-corona werken is er geen sprake van ‘het nieuwe normaal’, maar zal veel blijvend veranderen. Daarover reflecteert Ernst-Willem van Drumpt van Smart WorkPlace partner Alliander in een tweedelige blog.

In deel 1 van deze blog kwam ik tot de conclusie dat we kantoren keihard nodig blijven hebben, maar dat we de functie van het kantoor moeten heroverwegen. Ook verwees ik naar data uit generieke onderzoeken die uitwijzen dat mensen meer thuis gaan werken, dat het kantoor transformeert naar een ontmoetings- en samenwerkplek, dat we qua reistijd andere keuzes maken en dat we de deur open hebben gezet voor het maken van keuzes in je privé-werk balans.

Maar laten we nu de uitkomsten van generieke studies eens vergelijken met de situatie in onze eigen organisatie en dan gepaste nuanceringen aanbrengen. Wat is de strategie van de organisatie, hoe ziet ons medewerkersbestand eruit, welke werkzaamheden verrichten zij, welke werkvorm past hier het beste bij, waarom komen onze mensen naar kantoor, hoe ondersteunen we innovatie en lerend vermogen, hoe zorgen we ervoor dat mensen zich onderdeel voelen van het geheel en hoe willen we dat onze mensen met elkaar communiceren? Voorbeelden van vragen, waarop – afhankelijk van de organisatie – hele andere antwoorden kunnen gelden.

Jong talent wil je behouden, dat zijn immers de bouwstenen voor je toekomstige bedrijfsvoering. En jong talent wil graag naar kantoor om te leren van collega’s met meer ervaring, dus die wil je ook behouden. Je wilt generaties op de werkvloer bij elkaar houden om elkaar te versterken. Het creatieve proces moet ook gefaciliteerd worden en dat is echt een stuk moeilijker als je op vier hoog met je voeten in de wasmachine achter je laptop zit terwijl de kinderen van de buren op woensdagmiddag lekker in huis gaan voetballen…

We moeten gaan nadenken welke activiteiten efficiënter uitgevoerd kunnen worden op kantoor. De rest kan dan ook ergens anders, waar het efficiënter is. In coronatijd is dat veelal vanuit huis. Ik geloof dat we meer thuis gaan werken, hoeveel meer is afhankelijk van het soort werk wat je doet. Daarnaast is er ook een afhankelijkheid die je hebt van (de agenda’s van) je collega’s. Een sessie die fysiek gewoon veel efficiënter is, wil je in de regel ook het liefste fysiek bijwonen. En als je dat op kantoor doet, blijf je waarschijnlijk ook hangen om die meeting later op de dag ook fysiek te doen. Tussendoor haak je wellicht online aan bij een aantal andere sessies of zoek je een plek om even geconcentreerd te werken. Het vraagt van ons allemaal beter plannen en flexibeler omgaan met de dagen in de week. We willen de thuiswerkdagen natuurlijk niet massaal op woensdag en vrijdag. De bekende bezettingsdips op die dagen moeten we nu ook eens gaan aanpakken.

We hebben inmiddels goed ervaren wat de voor- en nadelen zijn van thuiswerken en uiteraard willen we de voordelen behouden. En dat geeft mooie aanknopingspunten om door te ontwikkelen in de kantooromgeving. Onze kantoren transformeren naar ontmoetingsplaatsen waar ook individueel (geconcentreerd) gewerkt kan worden. En dat is natuurlijk helemaal niks nieuws. Het is de gedachte achter Activity Based Working. Maar daarmee zeker geen oude wijn in nieuwe zakken wat mij betreft. Maar een doorontwikkeling van het gedachtegoed, waarbij we moeten leren van de ervaringen uit het verleden. De do’s en dont’s van de kantoortuin, de opkomst van agile werkvormen, een veranderende manier van leiderschap, maar zeker ook de verantwoordelijkheid van medewerkers ten opzichte van de werkgever. En daarnaast moeten we goed de effecten voor onze gezondheid meenemen in onze keuzes, waarbij fysieke en psychische belasting in diverse onderzoeken naar voren komen als voornaamste aandachtspunten rondom het welzijn van medewerkers.

Anytime, anyplace, anywhere werken is gewoon heel goed mogelijk in de post-corona toekomst. Dat vraagt iets van de ondersteuning vanuit de werkgever, maar nadrukkelijk ook van de keuzes die werknemers maken. De IT tooling is aanwezig en de doorontwikkeling hiervan gaat steeds sneller. Maar de ondersteuning vanuit de werkgever kent ook duidelijk grenzen wat mij betreft. We bieden medewerkers mogelijkheden, waarbij zij zelf verantwoordelijk zijn voor het maken van de keuzes die passen bij de persoonlijke situatie, de afspraken die gemaakt zijn binnen het team en de meest efficiënte manier van werken en reizen. En dat is dus een kwestie van geven en nemen, maar ook van (persoonlijk) leiderschap. Kies ik voor thuiswerken, dan accepteer ik daarmee dat ik een hogere energierekening heb en dat ik mijn eigen koffie betaal. Maar het feit dat ik een uur minder in de file sta of de kids van school kan halen compenseert dat ruimschoots wat mij betreft.

Dat maakt dat dit het optimale moment is om het beste van beide werelden in te richten voor jouw organisatie, je team en jezelf. Zo kies ik inmiddels steeds bewuster of en zo ja hoe ik reis, kies ik bewust voor rustmomentjes om even achter mijn bureau weg te kunnen (thuis en op kantoor) en vind ik het geweldig dat we binnen Alliander heel bewust en weloverwogen in gesprek zijn over onze toekomstige manier van werken en wat dat voor ons betekent. En dat gaat veel verder dan alleen een kantoor, dat gaat over strategie en bedrijfsvoering en dus om wie we willen zijn.

Kortom, volop kansen en uitdagingen richting de toekomst voor ons vakgebied Facility Management. Een duidelijk en éénduidig antwoord op de vragen is er niet en zal er niet komen. Zorg dat je oplossingen aansluiten bij je eigen organisatie en accepteer dat veranderingen steeds sneller komen. Flexibiliteit en innoveren zijn dus key!

Dit is deel 2 van de tweedelige blog van Ernst-Willem van Drumpt. Op 15 september verscheen deel 1.

Ernst-Willem van Drumpt is Manager Facilities bij Alliander. Alliander geeft vorm aan de energietoekomst van Nederland door het ontwikkelen en beheren van energienetten. Ruim drie miljoen Nederlandse huishoudens en bedrijven zijn aangesloten op elektriciteit, gas en warmte via het netwerk van Alliander. Met 7.000 collega’s zorgt Alliander ervoor dat het licht brandt, de huizen warm zijn en de bedrijven draaien. Dit doet Alliander vanuit het maatschappelijk belang om energie voor iedereen betrouwbaar, betaalbaar en bereikbaar te houden.