User Experience geeft richting bij het vormgeven van het hybride werken (1/2)

7 min

 

User Experience geeft richting bij het vormgeven van het hybride werken (1/2)

Hoe pas je de User Experience toe bij de organisatie van de toekomstige (kantoor)werkomgeving? Daarover sprak Wim Kooyman van SWP met diverse experts.

Corona heeft enorme invloed op ons werk en onze werkomgeving. Voor veel organisaties en bedrijven is dit aanleiding om de werkomgeving opnieuw – hybride – te organiseren. Dat dwingt hen na te denken over de functies van de toekomstige (kantoor)werkomgeving en welk waarde deze moet toevoegen voor medewerkers, maar ook voor klanten, cliënten, patiënten en/of bezoekers. Volgens Ellis ten Dam van Royal HaskoningDHV is het slim om bij deze zoektocht uit te gaan van de ‘User Experience’, ofwel de gewenste beleving en behoeften van de gebruikers. Op verzoek van Royal HaskoningDHV ging Wim Kooyman van SWP tijdens een Round Table met diverse huisvestingsprofessionals in gesprek over de mate waarin zij een dergelijke aanpak al toepassen, welke waarden daarin leidend zijn en wat in hun ogen de belangrijkste succesfactoren zijn.

Aan tafel: Emmely de Kruijff (Programmamanager Slim Vastgoed bij Rijksvastgoedbedrijf), Willem-Jan Hanegraaf (Programmadirecteur Bouw bij Rijnstate Ziekenhuis), Majorie Jans (zie openingsfoto - Stafdirecteur Facility Management en CPO van de politie), Henk-Dirk Elting (Director Real Estate bij Canon Production Printing), Patrick Horstink (Manager Vastgoedbeleid bij de Wageningen University & Research), Sander van Lier (Manager Projects & Workplace Management at PVH Europe B.V.), Patrick Groeneveld (partner reclamebureau The Golden Delicious) en Andrée Bartels (Business Consultant bij Adviesgroep Novius). Vanuit Royal HaskoningDHV zelf zijn tevens aangeschoven Angelle Elshot (Consultant Real Estate and Work environment) en Ellis ten Dam (Consultant en Commercieel Directeur)

Al in de eerste verkennende ronde blijkt dat vrijwel alle betrokken organisaties in meer of mindere mate stappen ondernemen om de post-covid werkomgeving vorm te geven. Meerdere deelnemers spreken over een ‘reis’ waarin de eigen organisatie op zoek is naar een nieuwe balans tussen thuiswerken en op kantoor werken.

Volgens Emmely de Kruijff wordt daarbij doorgaans zowel gekeken naar de fysieke werkomgeving (gebouwen, onderhoud), als naar de digitale werkomgeving (IT- ontwikkelingen) en de sociale werkomgeving (HR-issues als competenties, manier van leidinggeven, fit en vitaal houden van werknemers enz.). Alle componenten zijn volgens haar nodig om succesvol ‘grenzeloos te kunnen werken’. Zij geeft tevens aan dat Rijksvastgoedbedrijf al plannen had om het vastgoed in de portefeuille meer te gaan inzetten als ontmoetingsplek en plek waar tijd- en afstandsonafhankelijk kan worden gewerkt. de Kruijff: “Dit vraagt om tal van pragmatische aanpassingen, van ‘hoeveel mensen kunnen op anderhalve meter afstand op een locatie of vloer’, tot ‘is de ventilatie op orde en is er een goed reserveringssysteem’. Maar ook de User Experience wordt meegenomen: wat heeft een gebruiker nodig om goed te kunnen werken.”

Opvallend is ook dat bovengenoemde ‘reis’ vaak ook leidt tot een forse inkrimping van het aantal vierkante meters, of deze beweging op zijn minst versnelt. Zo geeft Willem-Jan Hanegraaf aan dat Rijnstate al in een proces zat om voor het gehele ziekenhuis terug te gaan van 27.000 m2 op twee locaties naar 13.000 m2 op één nieuwe locatie in Elst. Hanegraaf: “Wij denken dat huisvesting efficiënter kan zonder dat kwaliteit van de zorg onder druk komt te staan – bijvoorbeeld door patiënten minder vaak naar het ziekenhuis te laten komen. Als dat je ambitie is, dan kom je automatisch uit op het opnieuw vormgeven van alle klant- en gebruikersreizen in en door gebouw, van medewerkers, patiënten en bezoekers, maar ook middelen en apparatuur.”

Ook PVH – een origine een organisatie waar werken op kantoor de norm was – is van zins om van vijf panden terug te gaan naar drie, zegt Sander van Lier. Dat houdt onder meer in dat medewerkers voor wie inspiratie en ontmoeting essentieel onderdeel zijn van hun werk (denk aan de designers) prioriteit zullen krijgen bij het op kantoor werken – al zegt Van Lier dat zijn organisatie wel streeft naar zoveel mogelijk maatwerk. Van Lier: “Als thuiswerken ook prima kan, dan zijn daar zeker mogelijkheden in maar zal het profiel in de boekingstool daar mogelijk op aangepast worden, daarnaast kijken wij ook naar een ander type kantooromgeving. Maar we gaan niet zeggen: alle focuswerk moet per definitie thuis worden gedaan.”

Slimmer gebruik

Het omgekeerde beeld valt echter ook waar te nemen: een verwachte uitbreiding van het aantal vierkante meters. Dat sluit Patrick Horstink van de Wageningen University & Research in ieder geval niet uit. Hij zegt: “De WUR heeft meerdere doelgroepen om te huisvesten – van studenten en docenten tot onderzoekers en algemeen ondersteunende kantoormedewerkers. We hebben een nieuw huisvestingsplan ontwikkeld voor de hele campus, waarbij we gewerkt hebben met meerdere persona’s, inclusief hun motivatie om naar de campus te komen. Dat betekent dat we straks ‘gewone’ kantoorplekken moeten aanbieden, maar ook ‘blended’ plekken en echte ‘ontmoetingsplekken’. Dat vraagt allemaal ruimte. Overigens hebben we het afgelopen jaar bij de R&D-faciliteiten wel gezien dat onderzoekers ook creatiever zijn geworden. Sommige labs zijn nu langer open omdat men veel meer shifts is gaan draaien – terwijl de bezetting voorheen maar acht tot negen uur per dag bedroeg. Kortom: het moet zich allemaal nog bewijzen, maar er zijn ook mogelijkheden om door slimmer gebruik het aantal vierkante meters te optimaliseren.”

“We hebben een nieuw huisvestingsplan ontwikkeld voor de hele campus, waarbij we gewerkt hebben met meerdere persona’s, inclusief hun motivatie om naar de campus te komen” – Patrick Horstink

Slimmer gebruik maken van de beschikbare ruimte is ook een driver bij Rijnstate, zegt Hanegraaf. “We willen veel meer toe naar van bezit naar gebruik, bijvoorbeeld door afspraken te maken met andere organisaties over gezamenlijk gebruik van bepaald vastgoed zonder dat we daar eerst in moeten investeren. Gespreid gebruik maakt het ook beter mogelijk pieken en dalen in bezetting op te vangen, hetgeen leidt tot duurzame inzetbaarheid.” Majorie Jans van de politie ziet aan dit concept voor haar eigen organisatie toch wel wat haken en ogen. “Los van het feit dat thuiswerken in de politieorganisatie niet de vlucht heeft genomen die het heeft genomen in veel andere organisaties aangezien veel van het werk ‘in het veld is’, is voor onze ‘User Experience’ veiligheid/security een belangrijk issue. Ik zie zeker een toegevoegde waarde in sharing, maar de realiteit is dat dit voor politieorganisatie – juist om datasecurity-redenen – niet optimaal is. Wij kunnen onze panden niet met elke willekeurige partij delen, en dat maakt het een lastige puzzel.”

Verbinding met de medewerkers

Hanegraaf ziet dat anders. Hij zegt: “Stafmedewerkers in een ziekenhuis doen niet wezenlijk ander werk dan stafmedewerkers bij de politie. Daarbij: ook bij thuiswerken hadden we aanvankelijk security issues – en die zijn het afgelopen jaar allemaal aardig getackeld. Bovendien: als je nadenkt over het delen van kantoren, dan kun je ook nadenken over het delen van parkeerplaatsen en allerlei andere voorzieningen… het is dus breder. Ik denk dat er meer mogelijk is dan we denken.”

Henk-Dirk Elting stipt aan dat er wel voldoende user input en feedback data nodig zijn om iets zinvols te kunnen zeggen over de User Experience. Hij zegt: “Canon Production Printing heeft vorig jaar een nieuw hoofdkantoor in gebruik genomen. Het is een prachtig, open en transparant gebouw geworden dat talloze nieuwe mogelijkheden biedt om met elkaar samen te werken. Alleen: het is sinds het open is maar bevolkt door ongeveer een tiende van het aantal medewerkers waarvoor het gebouwd is. Daardoor is het erg moeilijk om aan te voelen wat er goed loopt, en wat we anders zouden willen doen in de User Experience. Dat geldt in het bijzonder voor de kantoren – daar hebben we nog geen echt goed inzicht in.”

“De echte uitdaging gaat worden voor bedrijven om hun cultuur levend te houden” – Andrée Bartels

Andrée Bartels concludeert dat bij de meeste deelnemende organisaties sprake is van voldoende focus op de gebruiker-segmentering en op het in kaart brengen van de (ook sociale) behoeften van de diverse gebruikers. Een bemoedigende conclusie, aangezien een nieuwe werkomgeving om meer gaat dan IT-oplossingen en kantoorstoelen. Bartels: “De echte uitdaging gaat worden voor bedrijven om hun cultuur levend te houden.” Patrick Groeneveld is het daarmee eens: “We merken bij veel grotere klanten dat ze het afgelopen anderhalf jaar de verbinding met de medewerkers enigszins uit het oog verloren. Er zijn echt nieuwe uitdagingen bijgekomen op het gebied van communicatie door de nieuwe manier van werken: er gebeurt heel veel digitaal of remote en daardoor gaat de fysieke interactie verloren. Daar zullen we de komende tijd hard aan moeten werken.”

Dit is deel 1 van het verslag. Deel 2 wordt maandag 19 juli om 10 uur gepubliceerd.

Delen:

Meer nieuws

Regelgeving is er niet voor niets

Regelgeving is er niet voor niets

vrijdag 13 juni

Een veilige en duurzame werkomgeving creëren is niet exclusief voor koplopers binnen facilitair management en gebouwbeheer. ...

Lees meer

Toekomstbestendige werkomgeving voor Hoogheemraadschap van Delfland

Toekomstbestendige werkomgeving voor Hoogheemraadschap van Delfland

donderdag 12 juni

De afgelopen tien jaar is het Hoogheemraadschap van Delfland als organisatie gegroeid. Ook de manier van werken is veranderd ...

Lees meer

SWP Talks #65: Verduurzaming #2

SWP Talks #65: Verduurzaming #2

woensdag 11 juni

Bij deze SWP Talks op de WorkPlace Xperience vertellen experts hoe we duurzaamheid concreter kunnen maken, van ambitie naar ...

Lees meer

Compliance, van papieren tijger naar kans

Compliance, van papieren tijger naar kans

woensdag 11 juni

In een rondetafelgesprek op initiatief van Melford en CoSource, die deel uitmaken van Vebego Facility Solutions, bespreken ...

Lees meer

Wireworks: Een circulaire ruimte-in-ruimte oplossing

Wireworks: Een circulaire ruimte-in-ruimte oplossing

dinsdag 10 juni

Met Wireworks introduceert Vepa – Nederlandse fabrikant van duurzaam meubilair – een opvallende en eigentijdse ...

Lees meer

Hoe krijg je groen licht om te investeren in een betere werkomgeving?

Hoe krijg je groen licht om te investeren in een betere werkomgeving?

vrijdag 6 juni

Aan goede ideeën voor de verbetering van de werkomgeving is vaak geen gebrek. Veel medewerkers en managers zien dagelijks ...

Lees meer

Hybride werken 2.0: is jouw kantoor er klaar voor?

Hybride werken 2.0: is jouw kantoor er klaar voor?

donderdag 5 juni

Hoe maak je van je kantoor een plek waar mensen graag naar toe komen? Die vraag stelt Melvin Schalkx van BUREAU VANDERVORM ...

Lees meer

SWP Talks #64: Empathische gebouwen

SWP Talks #64: Empathische gebouwen

woensdag 4 juni

Empathische gebouwen ondersteunen je medewerkers en begeleiden ze naar een gezondere, productieve en duurzame werkomgeving. ...

Lees meer

AVEX introduceert circulaire AV-oplossing

AVEX introduceert circulaire AV-oplossing

woensdag 4 juni

In samenwerking met Sony, Vogel's, Logitech, Samsung en Kenwel lanceert AVEX 'BRIX Zero', een baanbrekend concept voor ...

Lees meer

Ontdek het nieuwe kantoor van Haskoning

Ontdek het nieuwe kantoor van Haskoning

dinsdag 3 juni

Op woensdag 2 juli 2025 kan jij het nieuwe, duurzame kantoor van Haskoning in Delft ontdekken, tijdens de SWP op locatie.

Lees meer

Nieuwe flexibele Office Hotel locaties geopend

Nieuwe flexibele Office Hotel locaties geopend

dinsdag 3 juni

Office Hotel, aanbieder van flexibele, all-in kantooroplossingen, breidt uit naar Amsterdam en Halfweg. De locaties OverAmstel ...

Lees meer

Webinar: het gelukmakend gebouw

Webinar: het gelukmakend gebouw

maandag 2 juni

Werkgeluk staat hoog op de agenda van organisaties. Maar terwijl we het belang ervan breed erkennen, blijken gebouwen die ...

Lees meer

SWP Talks #63 Vastgoed

SWP Talks #63 Vastgoed

woensdag 28 mei

Wat is de waarde van vastgoed binnen organisaties? Die vraag bespreekt Wim Kooyman in deze SWP Talks met gasten Paul van ...

Lees meer

30 september 2025: Campus Day in Amsterdam!

30 september 2025: Campus Day in Amsterdam!

woensdag 28 mei

De 6e editie van Campus Day heeft als thema 'De campus in transitie'. Welke transities zijn er en hoe benutten we de ...

Lees meer

Olssen nieuwe partner Smart WorkPlace

Olssen nieuwe partner Smart WorkPlace

woensdag 28 mei

De tijd van je 'eigen' bureau is voorbij, maar waar laat je dan je eigen spullen? Olssen levert sinds 2004 slimme lockers, ...

Lees meer

De invloed van gebouwkeuze op gezondheid

De invloed van gebouwkeuze op gezondheid

dinsdag 27 mei

De gezondheid van medewerkers is een belangrijke metric, maar is volgens Silvia de Haan niet een topic dat hoog op de lijst ...

Lees meer

Wat is de impact van je bedrijfslunch op de natuur?

Wat is de impact van je bedrijfslunch op de natuur?

maandag 26 mei

Welk eten of drinken je aanbiedt op kantoor heeft een invloed op duurzaamheid en biodiversiteitsherstel. In dit artikel ...

Lees meer

De werkomgeving als sociale hub

De werkomgeving als sociale hub

vrijdag 23 mei

Kantoren zijn al lang niet meer uitsluitend een werkplek; ze spelen een belangrijke rol in de sociale verbondenheid en mentale ...

Lees meer

Hoe past een kantoor in de flexibele wereld?

Hoe past een kantoor in de flexibele wereld?

donderdag 22 mei

Tijdens een rondetafelbijeenkomst in de HOFF-toren in Amsterdam gingen diverse belanghebbenden vanuit hun eigen achtergrond ...

Lees meer

Het Hybride Helden Festival is terug

Het Hybride Helden Festival is terug

woensdag 21 mei

BIS|Econocom organiseert het Hybride Helden Festival. Op 10 juni ontmoet je professionals, ontdek je de nieuwste technologieën, ...

Lees meer

Terug naar boven