Flexibel werken vraagt om flexibele tools
Door de coronapandemie en de overgang naar het hybride werken zijn is flexibel werken nog flexibeler geworden. Ook bij gemeentelijke organisaties. Dit vraagt om tools die daarop inspelen. Op de WorkPlace Xperience vertellen op 29 maart van 15.30 tot 16.00 Johan Verschoor en Sander Munsterman van WPX-partner Approxx erover.
Johan Verschoor werkt bij de BAR-organisatie, een uitvoeringsorganisatie voor de drie gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk. De BAR-organisatie introduceerde in 2015 het flexwerken. De BAR-organisatie beschikt over 1200 medewerkers verspreid over 8 kantoren, waarvan 3 hoofdkantoren. Uitgangspunten waren om zonder vaste werkplekken beter en effectiever gebruik te maken van de kantoorruimte en om tegelijkertijd de onderlinge samenwerking binnen en tussen de drie gemeenten te verbeteren. Dit beviel goed, maar leidde ook tot nieuwe uitdagingen:
- Hoe speel je in op de behoefte van de kantoormedewerker die flexwerkt?
- Welke type werkplekken is in trek?
- Wat zijn de bezettingsgraden?
- Hoe vind je je collega’s en vrije werkplekken in een flexwerkomgeving?
Op dat moment zocht Verschoor contact met Sander Munsterman, die besloot voor de BAR-organisatie een applicatie te bouwen, die aanvankelijk nog met sensoren en beacons werkte. Na een tijdje besloot het bedrijf de applicatie uit te bouwen tot een platform, dat resulteerde in de FlexApp van Approxx. De BAR-organisatie kon dankzij de FlexApp datagedreven en op feiten gebaseerde beslissingen nemen.
Nieuwe dimensie
De coronapandemie en de daaropvolgende overgang naar hybride werken zorgden voor een nieuwe dimensie. Munsterman: “Voor de coronapandemie spraken gemeenten en bedrijven wel over flexibel en hybride werken, maar de meeste organisaties hadden er echter geen specifiek beleid over. De grote les van de coronapandemie is geweest dat organisaties zien dat thuiswerken prima gaat en dat er voldoende output wordt geleverd. In die zin is het hybride werken organisaties dankzij het succes van thuiswerken zomaar in de schoot komen vallen.”
Munsterman ziet dat de coronapandemie nog voor een ander effect heeft gezorgd: er wordt anders gekeken naar het reserveren van een werkplek. “Voor de coronapandemie was dat uit den boze. Ook bij de BAR-organisatie. Het was namelijk handdoekje leggen en stond daarmee haaks op de visie van flexibel werken. Omdat medewerkers door corona significant minder werkplekken tot hun beschikking hadden en door het hybride werken in de toekomst ook significant minder werkplekken tot hun beschikking zullen hebben, is het werkplek reserveren daarentegen nu een must have feature geworden.”
Door goed te luisteren naar de veranderde behoefte van de BAR-organisatie, ontwikkelde Approxx de FlexApp door de huidige reserveringsmodule met meer dan 200 settings. Munsterman licht toe hoe de eisen aan de FlexApp zich door de coronapandemie en het hybride werken ontwikkelden: “Tegenwoordig willen organisaties dat bepaalde werkplekken een bepaalde tijd te reserveren zijn en andere werkplekken weer op andere tijden. Ook willen ze bijvoorbeeld dat de ene groep medewerkers drie dagen een werkplek kan reserveren en de andere groep twee dagen. En ze willen dat sommige medewerkers al ver van tevoren werkplekken kunnen reserveren en dat andere medewerkers daar korter de tijd voor hebben. Het wensenpakket rond werkplekreservering is heel breed geworden en op alle assen willen organisaties flexibiliteit en het zelf kunnen inregelen. Het is daarom ook niet voor niets, dat we in tegenstelling tot veel concullega’s, per klant een eigen versie van de FlexApp ontwikkelen.”
Voordelen
Het gebruik van de FlexApp heeft voor alle stakeholders van de BAR-organisatie voordelen opgeleverd, zegt Verschoor: “Bij de medewerkers draait het vooral om de gebruiksvriendelijkheid, een aspect waarop we vanaf het begin hebben gehamerd. De app is gemakkelijk te begrijpen. Het voordeel voor de beheerder is vooral de enorme flexibiliteit, met de ruim 200 settings, die allemaal in een CMS zijn in te regelen. En voor ons als BAR-organisatie is de FlexApp vooral een tool waarmee we vraag en aanbod nog beter op elkaar kunnen afstemmen. De FlexApp geeft namelijk ook inzicht in gedragsveranderingen, zoals het meer of minder naar kantoor komen of thuiswerken van collega’s.”
