Nooit meer vergaderen? Shopify zegt ja
Een volle agenda met vergaderingen, meer tijd kwijt aan praten over wat je moet, dan echt dingen doen. Bij het e-commercebedrijf Shopify brengen ze daar nu radicaal verandering in, meldt persbureau Bloomberg.
Shopify geeft aan dat het een "kalenderschoonmaak" uitvoert, waarbij alle terugkerende vergaderingen met meer dan twee mensen "voor altijd" worden verwijderd, terwijl een regel ontstaat dat er op woensdag helemaal geen vergaderingen kunnen worden gehouden. Grote vergaderingen van meer dan 50 mensen worden op donderdag in een venster van zes uur gepropt, met een limiet van één per week. Daarnaast worden medewerkers aangemoedigd om 'nee' te zeggen tegen nieuwe vergaderingen.
"Het beste wat oprichters kunnen doen, is verminderen", zei Chief Executive Officer Tobi Lutke, die mede-oprichter van het bedrijf was, in een verklaring per e-mail. "Het is veel gemakkelijker om dingen toe te voegen dan om dingen te verwijderen. Als je ergens ja op zegt, zeg je eigenlijk nee tegen elk ander ding dat je in die tijd had kunnen doen. Naarmate mensen dingen toevoegen, wordt de reeks dingen die kunnen ze hadden kunnen doen kleiner. Dat krijg je met steeds meer mensen die gewoon de status quo handhaven.”
Geen-meeting-dag
Volgens een aantal grote bedrijven zijn de vele, onproductieve lange meetings de aartsvijand van het hybride werken. Facebook, Shopify en Twilio zijn een paar voorbeelden van bedrijven die een 'geen-meeting-dag' ingelast hebben. Volgens een onderzoek dat vorig jaar is gehouden, besteden werknemers gemiddeld zo'n 18 uur per week aan vergaderingen en weigeren ze slechts 14 procent van de uitnodigingen, hoewel ze liever afzien van 31 procent van de uitnodigingen. Met tegenzin naar niet-kritieke vergaderingen gaan, verspilt grote organisaties ongeveer 100 miljoen dollar per jaar, zo blijkt uit het onderzoek.
"In de loop der jaren hebben we overtollige vergaderingen terug zien sluipen in ons dagelijks leven", zei Kaz Nejatian, Shopify's vice-president van product en chief operating officer, in een antwoord per e-mail op vragen. "We weten dat niemand zich bij Shopify heeft aangesloten om deel te nemen aan vergaderingen."
Volledig digitaal
De meetings verwijderen is het nieuwste personeelsexperiment van Shopify. In mei 2020, kort nadat de pandemie toesloeg, ging Shopify "digital by design", waardoor alle werknemers voor onbepaalde tijd overal vandaan konden werken. Beleid voor niet-vergaderen kan de productiviteit verhogen en stress bij werknemers verminderen, volgens onderzoek van de Franse NEOMA Business School. Maar vergaderingen verdwijnen niet helemaal bij Shopify. Het bedrijf zei dat er een "afkoelingsperiode van twee weken" zal zijn voordat iemand een geannuleerde vergadering opnieuw kan bijeenroepen. Het zal Slack vanaf nu alleen nog gebruiken als instant messenger.
