Hybride samenwerken bij gemeente Nissewaard

• nieuws

Vóór corona al besloot de gemeente Nissewaard over te gaan op het hybride werken. De jaren daarna werden veel inzichten opgedaan. Centraal stond de vraag: hoe blijf je met elkaar in verbinding?

De afgelopen jaren kwamen meer vragen voorbij. Hoe borg je de cultuur van je organisatie als de afgelopen twee jaar vooral vanuit huis is gewerkt? Is de cultuur alleen te sturen als collega’s op locatie zijn? Wat is de impact van hybride werken op onze organisatie? Hoe moet je de verbinding realiseren met medewerkers thuis en op locatie?

Deze vragen vormden voor de gemeente Nissewaard en het bureau HWRK het vertrekpunt een plan te ontwikkelen voor de herinrichting van de werkomgeving en het organiseren van het hybride werken. Het daarvoor gemaakte plan was gebaseerd op de volgende pijlers: Organisatie, Team en Individu.  

Gerard Assenberg van de gemeente Nissewaard: "Tijdens de coronaperiode is het gemeentehuis verbouwd op basis van de uitgangspunten van het hybride werken. Er is stevig ingezet op werken vanuit huis, omdat er maar een beperkt aantal flexwerkplekken beschikbaar was. Vooral collega’s die niet vanuit huis konden werken en medewerkers met een vaste functie op locatie (balie, bode) werden gefaciliteerd. Het vergadercentrum bleef ook beschikbaar gedurende de verbouwing."

Organisatie

Het implementeren van hybride werken, komt neer op het kiezen voor ontwikkelen, leren en verder professionaliseren. Daarbij zijn thema’s als samenwerken, kennis uitwisselen, integraal werken, inspireren en verbinden sturend.
Aspecten als, bijvoorbeeld, de vraag op welke dagen we de collega’s verplichten om naar kantoor te gaan, of de geluidshinder nabij de werkplekken, kunnen makkelijk weerstand oproepen. Deze aspecten moeten niet te zeer leidend zijn, maar moeten natuurlijk wel op teamniveau zorgvuldig worden afgestemd. 

Voor gemeente Nissewaard heeft HWRK samen met het Directieteam en het Integraal Management Team uitgangspunten benoemd voor het hybride werken:

1. Flexibiliteit in werktijden vraagt om een goed agendabeheer. Uiteraard in zorgvuldig overleg met de collega’s waar je direct mee samenwerkt.
2. Bij het indelen van je agenda kijk je eerst naar het belang van de organisatie en het bestuurlijk belang, vervolgens naar het belang van je team en tenslotte kijk je naar wat het handigst is voor jezelf.
3. Je bent duidelijk over wanneer je wel en niet beschikbaar bent voor de organisatie en de inwoners.
4. Het stadhuis is een werk- en ontmoetingsplek waar je in een dynamische omgeving samenwerkt met het College, de collega’s, inwoners, organisaties en ondernemers.
5. Op je goed ingerichte thuiswerkplek of op een werkplek op een andere locatie zoek je de rust op om iets uit te werken.
6. Technische middelen helpen je om elke dag te werken aan een mooier Nissewaard. Deze middelen worden alleen geïntroduceerd wanneer we daarmee een duidelijk doel kunnen bereiken. Het ‘warm’ introduceren van innovaties is een must.
7. Het hybride werken is een onderdeel van het DNA van Nissewaard. Nieuwe collega’s helpen we zich thuis te voelen in onze manier van werken.

Team

Hoe ga je weer meer samenwerken als je al twee jaar vanuit huis hebt gewerkt? Doel was om iedere medewerker tools in handen te geven om zelf invulling te geven aan het hybride werken. Wij kozen er voor om op teamniveau in te steken en met elk team ‘het ritme’ te bespreken. Wat lever je aan diensten, wat is daarvoor nodig, wanneer ben je bereikbaar en beschikbaar voor je teamgenoten en voor belanghebbenden?

We moeten aandacht geven aan collega’s die door hun werkzaamheden beperkt de keuze hebben om thuis te werken. Ook zij leveren een belangrijke bijdrage en zij zijn op de hoogte wat er speelt in de organisatie. In deze interactie ontstonden ook samenwerkingsinitiatieven waarin zaken als bereikbaarheid en beschikbaarheid nader zijn verkend.

Individu

In de teamsessies bespreken de collega’s hoe zij gaan bijdragen aan de teamdoelen en hoe dit past in de individuele agenda’s. Hierin is een belangrijke rol weggelegd voor de teamleider. In sessies met teamleiders is hier apart aandacht aan besteed en het advies is om hier een specifiek trainingsprogramma voor op te starten.

Support thema’s

Naast het stapsgewijs begeleiden van de organisatie in de vorming van hybride samenwerken heeft het projectteam invulling gegeven aan de volgende thema’s:

• Bereikbaar & Beschikbaar
• Samenwerken & Ontmoeten
• Coach & Care

Aan de orde komen zaken als arbeidsvoorwaarden, voorzieningen als thuiswerkbeleid en een smartphone. Ook worden er tips gegeven over fysiek afspreken versus digitaal afspreken; wanneer is welk van de twee zinvoller.
Speciaal voor leidinggevenden is er een sessie ingepland waarin besproken wordt hoe je op afstand leiding geeft aan een team. 

Praktische tips vanuit de verschillende teams

• Stimuleer elkaar fysiek te ontmoeten door bijvoorbeeld eigen baksels mee te brengen.
• Gebruik een digitaal bord voor het delen van belangrijke weetjes.
• Ontwikkelen, kennismaken, inwerken doen we bij voorkeur fysiek.
• De inhoud en kwaliteit van het werk zijn zinvolle redenen om elkaar te ontmoeten. “Neuzen tellen” en mensen verplichten om naar kantoor te komen, is niet vruchtbaar.

En dan is het zover, Organisatie, Team en Individu hebben afspraken gemaakt over hoe zij willen samenwerken in het gerenoveerde stadhuis. Praktische zaken zijn geregeld, hoewel een aantal onderwerpen nog verder uitgewerkt moet worden, met name wat betreft monitoring en bijsturing. Werkplekken zijn in onderstaande verhoudingen ingericht:

• 52% werkplekken
• 11% aanlandplekken
• 17% concentratieplekken
• 6% belcellen
• 14% overlegplekken

* deze aantallen zijn exclusief het al bestaande vergadercentrum en bedrijfsrestaurant.

Wat heeft dit concreet opgeleverd?

Aan de hand van duidelijk aan te wijzen aandachtsgebieden Organisatie, Team en Individu heeft de organisatie prioriteiten aangegeven. Collega’s zijn met elkaar in gesprek gegaan over samenwerken, ontwikkelen en integraal werken. We komen allemaal iets halen en brengen, dat kan voor iedereen verschillend zijn en dat is OK. Collega’s hebben elkaar gevonden door inhoudelijk in gesprek te gaan over thema’s als ontwikkeling en samenwerking. 

• Inzicht in de verschillende teamrollen en afstemming met de verschillende teams en collega’s.
• Afstemming welke overleggen fysiek, digitaal of hybride worden gehouden en waarom. De organisator van het overleg geeft dit aan bij het plannen van het overleg.
• Stimuleren van fysieke ontmoetingen op locatie en impact die dit heeft op de agenda en dynamiek in het stadhuis.

De toekomst gaat meer complexe vraagstukken brengen, maar we weten elkaar te vinden, luisteren naar elkaars inbreng en zijn klaar om te groeien in een lerende organisatie.

Inzichten

Gemeente Nissewaard is een lerende organisatie en collega’s gaan met elkaar verkennen hoe ze gaan samenwerken in de nieuwe werkomgeving. 

• Verder inzicht in zin en betekenis van ons werk, het maken van keuzes en het verder ontwikkelen en maken van impact.
• Een sterke en uitgesproken organisatiestrategie is noodzakelijk om te verbinden en effectief samen te werken.
• We kennen nog onvoldoende de brede impact van ons werk, het sturen op output is in ontwikkeling. 
• We zien een rode draad in het afstemmen met belanghebbenden. Kunnen we hier team overstijgend van leren en verder ontwikkelen?