Gezond en duurzaam vergaderen met Gfacility
Hoe transformeer je vergaderingen tot waardevolle en stressvrije momenten? Tijdens de WorkPlace Xperience 2025 zet Gfacility dit voor jou op een rij. Het thema CONNECT@WORK is hen op het lijf geschreven.
Gfacility transformeert vergaderingen tot waardevolle, stressvrije momenten van samenwerking en inspiratie door een goed georganiseerde, slimme en duurzame meeting management-oplossing. We spraken met Tom Faas (foto) over hun aanwezigheid.
Op welke innovatie of samenwerking ben jij trots?
Bij Gfacility zijn we trots op onze innovatie in meeting management en de impact die we daarmee realiseren. Vergaderingen zijn voor ons veel meer dan afstemmingsmomenten; het zijn cruciale kruispunten waar kennis, creativiteit en nieuwe ideeën samenkomen. Helaas worden vergaderingen vaak beperkt door praktische obstakels: een defect scherm, dubbele boekingen of een zaal die niet beschikbaar is, zetten deelnemers direct op 1-0 achterstand terwijl de vergadering nog niet is begonnen.
Onze AI-gedreven oplossing biedt precies de juiste randvoorwaarden voor effectieve vergaderingen. We zorgen ervoor dat medewerkers met een ‘resonant mind’ – zonder ruis en volledig gefocust – kunnen deelnemen, omdat ze vertrouwen dat alles perfect is geregeld. Ons platform maakt het plannen, regelen van voorzieningen en aanmelden van bezoekers eenvoudig en efficiënt, zodat teams zich volledig op de inhoud kunnen richten. Zo transformeren we vergaderingen van een logistieke uitdaging tot momenten van inspiratie en verbinding. Dat is onze belofte, en daar zijn we trots op.
Waarom vind je de WorkPlace Xperience (WPX) bijzonder en belangrijk?
WPX biedt ons de kans om samen met vakgenoten naar de werkomgeving te kijken vanuit een holistisch perspectief, met de nadruk op de volledige ervaring van medewerkers. Het draait hier niet alleen om praktische faciliteiten, maar om de manier waarop alle aspecten – van ruimtebeheer tot technologie – bijdragen aan een inspirerende en productieve werkdag. Deze aanpak overstijgt de traditionele rollen van facility management en betrekt ook HR en IT, waardoor we kunnen ontdekken hoe al deze elementen samenkomen in het creëren van een werkomgeving die écht werkt voor mensen.
Welk thema mag wat jou betreft niet ontbreken op de WPX?
Een thema dat absoluut op WPX thuishoort, is de respectvolle werkomgeving. Dit thema legt de nadruk op een werkplek waarin medewerkers zich gewaardeerd en gesteund voelen, doordat alles voor hun werk goed geregeld is. Een respectvolle werkomgeving draait niet alleen om efficiënte faciliteiten, maar ook om een optimale ervaring voor medewerkers: goed voorbereide vergaderruimtes, foutloze technologie en catering die perfect aansluit op het doel van de vergadering.
Een werkomgeving die met zorg is ingericht toont respect voor de tijd en energie van medewerkers. Het zorgt ervoor dat elke vergadering een moment wordt waarin mensen zich op het grotere geheel kunnen richten, zonder afleiding of frustratie. Dit thema benadrukt hoe een goed georganiseerde, respectvolle werkplek direct bijdraagt aan een positieve cultuur en productiviteit.
Wat moet er wat jullie betreft veranderen voor de versnelling naar toekomstbestendige werkomgevingen?
Om toekomstbestendige werkomgevingen te realiseren, is een verschuiving nodig van uitsluitend praktische oplossingen naar een bredere visie waarin werkplekken (zowel fysiek als digitaal) medewerkers optimaal ondersteunen. Dat vraagt om werkplekken die slimmer en flexibeler zijn ingericht, met data-gedreven inzichten in bijvoorbeeld ruimtegebruik en vergaderbezetting. Zo kunnen organisaties beter inspelen op veranderende behoeften en verspilling voorkomen.
Daarnaast is het essentieel om de werkervaring zelf centraal te stellen: vergaderingen en werkomgevingen die niet alleen praktisch, maar ook rustgevend en gestructureerd zijn. Dit betekent dat technische ondersteuning en faciliteiten soepel verlopen, zodat medewerkers hun focus behouden en zonder afleiding kunnen werken.
Tot slot is een sterke samenwerking tussen facility management, HR en IT essentieel. Door gezamenlijke doelen te stellen, kunnen we sneller stappen zetten in het creëren van werkplekken die efficiënt, duurzaam en inspirerend zijn.
Hoe zetten jullie in op een duurzame en circulaire werkomgeving?
Duurzaamheid is een kernwaarde bij Gfacility, waarbij we streven naar een verantwoord gebruik van alle middelen: tijd, geld, energie en kennis. Voor ons gaat duurzaamheid verder dan alleen het milieu; het gaat ook over waardering voor mensen en hun ervaring op de werkplek.
Onze meeting management-oplossing draagt bij aan een duurzame werkomgeving door ruimtes en middelen slimmer te benutten. Inzichten in zaalgebruik helpen organisaties om ruimtes optimaal af te stemmen op de vraag. Op rustige dagen kan bijvoorbeeld een deel van de vergaderruimtes gesloten worden, wat energie en operationele kosten bespaart. Ook verminderen we catering waste door een koppeling met agenda’s, zodat bestellingen automatisch aangepast worden aan veranderingen in de planning.
Daarnaast zien we respect voor medewerkers als een belangrijk onderdeel van duurzaamheid. Het wegnemen van stressfactoren rondom vergaderingen en het creëren van een goed georganiseerde omgeving laten medewerkers zien dat hun werk en tijd serieus worden genomen. Met een vertrouwen dat alles goed geregeld is, kunnen ze gefocust en in rust vergaderen. Zo ondersteunen we een werkcultuur van respect en waardering die positieve impact heeft op elke werkdag.
Wat heb je uit eerdere edities van de WPX gehaald?
Uit eerdere edities van WPX hebben we waardevolle inzichten gehaald en gezien dat onze visie op meeting management echt resoneert in de markt. Het is inspirerend om te merken dat steeds meer mensen de waarde van goed vergaderbeheer erkennen – niet alleen als praktisch hulpmiddel, maar als essentieel onderdeel van een inspirerende werkomgeving. Tijdens WPX komen we in waardevolle gesprekken met professionals die onze overtuiging delen: dat een goed georganiseerde, stressvrije vergaderomgeving de sleutel is tot focus, verbinding en vooruitgang in organisaties.
Wie zou jij op de WPX willen treffen?
Op WPX ontmoeten we graag facility managers en workplace strategen die vergaderingen zien als strategische momenten voor samenwerking en groei. Mensen die verder kijken dan de logistiek en streven naar werkomgevingen die zowel efficiënt als inspirerend zijn, met respect voor medewerkers en middelen. Ben jij bezig met het optimaliseren van ruimtegebruik, het minimaliseren van verspilling en het verbeteren van de vergaderervaring voor medewerkers? Dan gaan we graag met je in gesprek.
En over welk onderwerp praten jullie dan?
We praten graag over hoe een goed georganiseerde werkomgeving impact maakt. Denk aan onderwerpen als het elimineren van no-shows, het optimaliseren van ruimtegebruik en het verminderen van catering waste – maar ook over het creëren van een vergaderervaring die medewerkers rust en focus geeft. Ik ben benieuwd hoe jij binnen jouw organisatie deze uitdagingen benadert en welke stappen je al hebt gezet om jullie meetingcultuur te versterken. Kortom, een open gesprek over hoe we samen een werkplek kunnen vormgeven die zowel efficiënt, duurzaam als inspirerend is.
Wat vind je van het thema CONNECT@WORK en waarom is het volgens jullie belangrijk?
CONNECT@WORK sluit perfect aan bij de kern van Gfacility: connectie en samenwerking vormen de basis voor vooruitgang. Zonder verbinding is er geen gezamenlijke kracht, en zonder samenwerking geen duurzame ontwikkeling. Voor ons betekent connecten niet alleen het bij elkaar brengen van mensen, maar ook het scheppen van een omgeving waarin mensen zich volledig kunnen focussen op de doelen die er echt toe doen. Dieper contact en samenwerking kunnen pas echt plaatsvinden wanneer alle ruis en obstakels zijn weggenomen. Wij zien het faciliteren van die connecties als essentieel voor het succes en de groei van een bedrijf.
