Bezetting en beleving
Bezettingsmetingen worden steeds gangbaarder en geavanceerder. Ons beeld van het daadwerkelijke gebruik van de werkomgeving wordt scherper, maar daarmee ook het contrast met signalen van gebruikers. De data zegt: er is ruimte. De werkvloer zegt: zo voelt het niet. Een nieuwe meet- en analysemethode slaat een brug door ervaren drukte te koppelen aan feitelijke bezetting.
Tekst: Jan Gerard Hoendervanger en Lyjo Franse
Recent onderzoek van het CFPB geeft een heldere verklaring: ervaren drukte is het resultaat van een complex samenspel van fysieke, sociale en persoonlijke factoren dat niet één-op-één samenvalt met objectief gemeten bezetting. Omdat wetenschappelijke literatuur ervaren drukte bovendien koppelt aan gezondheid, werkprestaties, samenwerking en sociale cohesie, is het de moeite waard om te onderzoeken hoe je die beleving kunt optimaliseren.
Dat is uiteindelijk ook de route naar verantwoorde optimalisatie van ruimtebenutting: enerzijds door met gerichte interventies te zorgen voor een positievere beleving bij hogere bezettingsgraden, anderzijds door te achterhalen welke bezettingsgraden haalbaar zijn zónder dat de druktebeleving negatief wordt.
Optimalisatie van druktebeleving vereist maatwerk: hoe de werkomgeving is ontworpen en welke gedragspatronen, behoeften en verwachtingen gebruikers hebben, verschilt per locatie, gebouwdeel, dag en tijdstip. Het begint daarom met gedegen onderzoek, resulterend in actionable insights die zijn toegesneden op de specifieke praktijksituatie.
In dit artikel schetsen we waarom en hoe we deze handschoen hebben opgepakt. We ontwikkelden een methodiek om gebruikerservaringen systematisch te meten, gekoppeld aan objectief gemeten bezetting. Dit zien we als een belangrijke volgende stap in workplace analytics.
Optimale match
Het matchen van vraag en aanbod is de laatste jaren en stuk uitdagender geworden. Er is geen eenduidige, stabiele relatie meer tussen het aantal gebruikers en het aantal werkplekken. In het beste geval ontstaat een dynamisch eventwicht tussen vraag en aanbod, een “ongeveer match” die zich beweegt binnen een gezonde bandbreedte. In deze context is matchen een kwestie van kwantiteit én kwaliteit, opdat gebruikers van dag tot dag hun beste werk kunnen doen. Want daarmee levert de werkomgeving zijn belangrijkste toegevoegde waarde.
De gemiddelde werkplekbezetting schommelt al jaren rond de 40 procent, ondanks de initiatieven om kantoren efficiënter te gebruiken. Dat frustreert, want je wilt verspilling minimaliseren met het oog op kosten, duurzaamheid en schaarste aan (woon)ruimte. Dit lukt echter beter naarmate je je minder blindstaart op de bezettingsdata en meer oog hebt voor de onderliggende complexiteit, inclusief discrepanties tussen feitelijke en ervaren drukte.
Aan de vraagkant is bepalend hoeveel (en welke) van het totaal aantal unieke gebruikers op een gegeven moment tegelijkertijd aanwezig zijn. Dit is het resultaat van individuele en collectieve gedragspatronen, waar leidinggevenden en teams invloed op kunnen hebben door wat ze onderling afspreken over thuiswerken en spreiding van kantoorbezoek. Hier kunnen bezettingsdata helpen om de discussie te objectiveren en concreet te laten zien waar en wanneer onbenutte capaciteit te vinden is (of kan worden afgestoten).
Aan de aanbodkant is ervaren drukte de schakel tussen de theoretische en de daadwerkelijke capaciteit van de werkomgeving. Het bepaalt hoeveel gebruikers er gelijktijdig op een effectieve en prettige manier kunnen werken. Pas wanneer je die capaciteit kent, kun je het onding ‘flexfactor’ overboord gooien en sturen op een optimale match. Bovendien kun je met gerichte interventies de druktebeleving verbeteren, waardoor het verschil theoretische en daadwerkelijke capaciteit afneemt en de efficiëntie toeneemt.
Benieuwd naar dit artikel? Lees hem in ons nieuwe SWP Magazine op pagina 70.
