Een nieuwe werkomgeving verandert nog geen oude gewoontes
Een prachtige nieuwe werkomgeving. Fijne ontmoetingsplekken, ruimtes om geconcentreerd te werken en volop mogelijkheden om samen te werken. Er is goed over nagedacht. Medewerkers zijn betrokken, geïnformeerd en voorbereid. De verhuisdozen zijn uitgepakt en iedereen kan aan de slag. En dan?
Tekst: Elselien Winters, directeur Limoonworks
Dan zoekt iedereen toch weer zijn vertrouwde plek op. Wordt die mooie samenwerkingsruimte nauwelijks gebruikt, ontstaan de eerste irritaties over het delen van werkplekken of besluiten medewerkers toch maar thuis te blijven. Niet omdat mensen niet willen veranderen. Maar omdat veranderen nu eenmaal niet vanzelf gaat.
Een andere werkomgeving vraagt ander gedrag
In mijn vorige blog schreef ik over autonomie en keuzevrijheid. Over hoe belangrijk het is dat mensen kunnen zelf kiezen waar ze het prettigst werken, passend bij wat ze op dat moment doen. Maar met het bieden van die keuzevrijheid ben je er nog niet.
We zijn nu eenmaal gewoontedieren. We zoeken vertrouwde collega’s op, zitten graag op dezelfde plek en doen dingen zoals we ze altijd deden. Een nieuwe werkomgeving vraagt dat we sommige patronen doorbreken. Dat we opnieuw ontdekken hoe we willen werken, samenwerken en elkaar ontmoeten.
En dat vraagt meer dan een goed ontwerp. Het vraagt aandacht voor de mensen die er gebruik van gaan maken.
Draagvlak begint met luisteren
Daarom vinden wij het belangrijk dat verandering begint met oprechte belangstelling. We willen begrijpen hoe mensen werken, wat ze belangrijk vinden en waar hun zorgen zitten. Niet alleen door met bestuurders en leidinggevenden te praten, maar juist ook met de mensen die dagelijks in de werkomgeving werken. Niet om iedereen zijn zin te geven. Dat kan niet en hoeft ook niet.
Maar achter weerstand zit vaak een verhaal. Iemand die zijn vaste werkplek niet wil opgeven, is misschien bang het contact met collega’s te verliezen. Of vraagt zich af waar hij zich straks nog kan concentreren en productief kan werken. Dat vraagt om luisteren, doorvragen en eerlijk zijn over de keuzes die worden gemaakt. En vooral om iets te doen met wat je hoort.
Draagvlak betekent niet dat iedereen enthousiast hoeft te zijn. Het betekent dat mensen zich gehoord voelen, begrijpen waarom iets verandert en weten hoe ze ermee om kunnen gaan.
Maar betrokkenheid alleen is niet genoeg. Uiteindelijk moeten mensen de verandering ook zelf vormgeven. En daarin hebben leidinggevenden een belangrijke rol.
Ruimte geven om het samen te doen
Je kunt medewerkers wel vragen om anders te werken, maar als je als leidinggevende zelf vasthoudt aan oude gewoontes, verandert er weinig. Juist leidinggevenden kunnen het verschil maken door het goede voorbeeld te geven, nieuwe werkafspraken bespreekbaar te maken en teams te stimuleren om dingen uit te proberen. Niet alles vooraf bepalen, maar samen ontdekken wat werkt. En elkaar ook durven aanspreken als oude gewoontes weer de overhand krijgen.
Want eigenaarschap ontstaat niet door regels op te leggen, maar door mensen verantwoordelijkheid én vertrouwen te geven. En dat is niet iets wat je vóór de verhuizing even regelt. Het begint pas echt wanneer mensen hun nieuwe werkomgeving gaan gebruiken.
De verhuizing is niet de finish
Wat mij opvalt, is hoeveel aandacht er in huisvestingsprojecten uitgaat naar de periode vóór de verhuizing. Projectplannen, werkgroepen, communicatiecampagnes en verhuisinstructies. Alles wordt zorgvuldig voorbereid. Maar zodra iedereen op zijn nieuwe plek zit, vertrekt de projectorganisatie en zit het project erop. Terwijl voor medewerkers misschien wel de belangrijkste fase begint.
Want hoe werkt dat eigenlijk, een werkplek delen? Waar kun je rustig bellen? Hoe spreek je elkaar aan? En hoe voorkom je dat iedereen na drie weken weer in oude patronen valt?
Dat leer je niet uit een verhuisbrochure. Daarom is het belangrijk om ook na de verhuizing betrokken te blijven. Bijvoorbeeld met floorcoaching. Eigenlijk betekent dat vooral: er zijn. Zichtbaar op de werkvloer, aanspreekbaar voor vragen, praktische problemen, zorgen en ideeën. Soms om iets uitleggen, soms een team op weg te helpen en soms gewon te luisteren.
Daarnaast begeleiden wij teams bij het ontwikkelen van nieuwe werkgewoontes. Met gesprekken, teaminterventies en evaluaties kijken we samen wat goed gaat, waar het schuurt en welke afspraken misschien anders moeten. Want wat op papier logisch lijkt, werkt in de praktijk soms heel anders. Niet alles hoeft vooraf vast te liggen. Soms ontdek je pas door het te doen wat werkt.
Blijf betrokken, ook als het project klaar is
Daarom zou ik projectteams willen meegeven: trek niet meteen de stekker eruit zodra de verhuizing achter de rug is. Blijf nog een tijd betrokken. En doe dat vooral samen met HR, communicatie, facilitair en de leidinggevenden. Want anders werken gaat niet alleen over huisvesting. Het raakt aan gedrag, cultuur, samenwerking en de dagelijkse manier waarop mensen hun werk organiseren.
Juist door die disciplines bij elkaar te houden, kun je signalen uit de organisatie oppakken, teams ondersteunen en samen blijven verbeteren. Organisaties investeren flink in nieuwe werkomgevingen. In vierkante meters, inrichting, technologie en een zorgvuldig ontwerp. Maar wat heb je aan al die mogelijkheden als mensen ze niet weten te benutten?
Dan blijven ruimtes ongebruikt, ontstaan frustraties en blijven de gewenste verbeteringen in samenwerking, flexibiliteit en werkplezier uit. Door mensen ook na de verhuizing te begeleiden, ontstaat ruimte om nieuwe gewoontes te ontwikkelen. Om samen te ontdekken wat werkt, knelpunten op te lossen en de werkomgeving steeds beter te benutten.
En misschien nog wel belangrijker: mensen ervaren dat er niet alleen aandacht is voor de plek, maar ook voor hen. Want veranderen gaat niet alleen over plannen, informeren en organiseren. Het gaat over luisteren, proberen, bijsturen en samen verder komen.
Een nieuwe werkomgeving kun je opleveren. Een nieuwe manier van werken moet je samen ontwikkelen.
