Optimalisering van de kantoorconfiguratie – Vraag en aanbod van ruimte op elkaar afstemmen

5 min

 

Optimalisering van de kantoorconfiguratie – Vraag en aanbod van ruimte op elkaar afstemmen

Hoe kun je technologie inzetten ter ondersteuning van de hybride werkplek? Daarover schrijft Nicole Weygandt van Smart WorkPlace partner Spacewell een serie blogs. Dit is de vierde aflevering.

In de vorige blogpost ging de aandacht vooral uit naar de manier waarop hybride werken de omvang van de kantooroppervlakte kan beïnvloeden. In deze blogpost staat de vraag centraal naar welke soort ruimte werknemers op zoek zullen gaan als ze weer op kantoor komen. Steeds meer analisten verwachten een verschuiving in de richting van samenwerkings- en ontmoetingsruimtes op kantoor. Sommige bedrijven zijn dan ook bezig met het herinrichten van hun kantoren om aan die verandering in te spelen.1

Ook al zijn er goede redenen om samenwerking te verwelkomen en een toenemende vraag naar groepsruimten te verwachten, er zijn ook geldige argumenten te vinden voor een voorzichtigere aanpak. Voordat de gehele vastgoedportefeuille wordt getransformeerd, zouden bedrijven er wellicht baat bij hebben de feitelijke gebruiksinformatie nauwlettend op te volgen om te zien waar de werknemers naartoe trekken in het heropende kantoor.

Verwachtingen voor een collaboratieve toekomst

De onderliggende logica bij de voorspellingen voor een op samenwerking gerichte werkplek is nogal eenvoudig. Onderzoek dat tijdens de pandemie werd uitgevoerd, wees uit dat de productiviteit van werknemers voor verschillende soorten taken hoog bleef of zelfs toenam. Een van de meest uitdagende activiteiten om op afstand uit te voeren is echter samenwerking en vergelijkbare creatieve groepsactiviteiten.

In een evaluatie van het potentieel van 2000 activiteiten op afstand identificeerde McKinsey naast onderwijs, opleiding en coaching ook advies geven, creatief denken en communiceren met collega’s als activiteiten waarbij telewerken een onevenredig productiviteitsverlies met zich meebracht.2 Enquêtes onder medewerkers lijken deze bevinding tevens te bevestigen: uit resultaten van JLL blijkt bijvoorbeeld dat 70% van de werknemers het kantoor verkiest voor teambuildingactiviteiten,3 maar ook PwC stelde vast dat 87% van de werknemers het kantoor belangrijk beschouwt voor samenwerking.4 Anekdotisch bewijs van veel bedrijven wijst tevens op de vrees dat het gebrek aan “creatieve botsingen” het tempo van innovatie zou kunnen afremmen.

Die bevindingen ondersteunen sterk het idee dat het kantoor een fysieke omgeving moet bieden die interactie bevordert, of dat nu betekent dat de inrichting van ruimtes het mogelijk moet maken om collega’s te ontmoeten of dat er meer groepsruimtes moeten komen voor doelgerichte interactie.

Dient het kantoor alleen voor samenwerking?

Die visie lijkt weliswaar op zich logisch, maar ze houdt geen rekening met verschillende factoren die een soortgelijke overgang kunnen vertragen of verhinderen. Ten eerste geven veel werknemers nog steeds aan dat ze om gezondheids- en veiligheidsredenen niet graag naar kantoor terugkeren. Uit anekdotische aanwijzingen blijkt ook dat veel medewerkers met nieuwe sociale angsten te kampen hebben.5 Wellicht zijn dat slechts kortstondige reacties op de terugkeer naar kantoor, toch bestaat de kans dat werknemers nog enige tijd terughoudender blijven ten opzichte van het werken in grotere groepen of dat ze andere verwachtingen zullen hebben over de hoeveelheid ruimte die ze nodig hebben om zich prettig of productief te voelen. Zelfs als werknemers op zoek gaan naar samenwerkingsruimtes kan het zijn dat ze naar andere samenwerkingsruimtes trekken dan managers zouden verwachten, door bv. kleinere groepsruimtes te verkiezen boven grotere vergaderruimtes of andersom.

De tweede reden waarom een grootschalige verschuiving naar open, collaboratieve kantoren misschien niet de verwachte resultaten zou opleveren, is dat hierbij wordt uitgegaan van de veronderstelling dat werknemers thuis doeltreffend geconcentreerd en individueel werk kunnen verrichten. Uit onderzoek is echter gebleken dat de kwaliteit van de werkruimte en de mate van afleidbaarheid in de thuisomgeving sterk uiteenlopen. Voor een aanzienlijk deel van de werknemers biedt de thuisomgeving in dat opzicht geen goede ondersteuning6 en ze hebben in feite het kantoor nodig om rustig en geconcentreerd te kunnen werken.

Uw strategie voor kantoorconfiguratie uitwerken

In plaats van kantoren opnieuw te configureren naar aanleiding van voorspellingen over drastische veranderingen, is er een andere aanpak mogelijk die zich op gegevenstrends richt. Hoewel sommige kantoorherstructureringen zeker zinvol zijn, hebben bedrijven immers baat bij een meer gefaseerde aanpak waarbij ze zowel de bezetting als het gebruik van de verschillende soorten beschikbare kantoorruimtes monitoren om op die manier de vraag naar en het aanbod van ruimtes geleidelijk op elkaar af te stemmen.

Optimalisering van de kantoorconfiguratie – Vraag en aanbod van ruimte op elkaar afstemmen

Het doel van een dergelijke strategie bestaat erin te bepalen welke ruimten over- of ondermaats functioneren wat betreft bezettingsgraad (of de ruimten al dan niet worden gebruikt) of benuttingsgraad (in hoeverre de capaciteit wordt benut), of beide. Op deze manier kunnen managers vaststellen welke ruimten onder- of overbezet zijn om na verloop van tijd aanpassingen te kunnen doorvoeren en het gebruik van de ruimte te kunnen optimaliseren. Deze doordachte aanpak zorgt voor meer transparantie in de besluitvorming, bespaart bedrijven aanzienlijke en overhaaste investeringen – die wellicht niet zijn afgestemd op hun personeelsbestand, en maakt het mogelijk om ruimtestrategieën op maat te ontwikkelen voor verschillende locaties die aansluiten bij de specifieke behoeften van die kantoren.

Noten

  1. Hughes, Owen (03/02/2021). “The office still matters. But it’s going to look very different when you get back” TechRepublic. Online. https://www.techrepublic.com/article/the-office-still-matters-but-its-going-to-look-very-different-when-you-get-back/ McKinsey heeft vastgesteld dat maar liefst twee derde van de ondervraagden verwachtte deze verschuiving te maken en de kantoorruimte in te krimpen. McKinsey (11/5/2020). McKinsey Global Pulse survey; McKinsey Corporate Business Functions Practice, “Reimagine: Preparing for SG&A in the next normal.” Online.
  2. McKinsey (02/2021). “The Future of work after COVID-19), Online. p. 39.
  3. JLL (01/2021). “Reimagine: The new future of work to shape a better world”
  4. PwC (01/2021). “US Remote Work Survey” Online.
  5. Julie Creswell and Peter Eavis (04/02/2021). “Returning to the Office Sparks Anxiety and Dread for Some” New York Times https://www.nytimes.com/2021/04/02/business/office-remote-work-anxiety.html
  6. Zie Leesman (2021). “Your workplace of the future” en Microsoft (2021) “The New Future of Work” Hoofdstuk 5: Devices and Physical Ecosystems.

De eerste aflevering in de blog-serie ‘Het hybride kantoor’ had als titel ‘Flexibiliteit als troef: technologie ter ondersteuning van de hybride werkplek’.

De tweede aflevering in de blog-serie ‘Het hybride kantoor’ had als titel ‘Hoteling, hot-desking, flexibele zitplaatsen of flexplekken en het hybride kantoor’.

De derde aflevering in de blog-serie ‘Het hybride kantoor’ had als titel De kantooroppervlakte afstemmen op nieuwe manieren van werken’.

Delen:

Meer digitalisering

Gaat AI ons redden?

Gaat AI ons redden?

donderdag 3 juli

In de BNW Index 2024 werd geconstateerd dat ontwikkelingen rondom de werkomgeving elkaar zó snel opvolgen, dat we ...

Lees meer

Grip Facility lanceert nieuwe contractmanagement software

Grip Facility lanceert nieuwe contractmanagement software

donderdag 15 mei

Grip Facility presenteert met trots hun vernieuwde contractmanagement software: het Contract Dashboard. Ontworpen om organisaties ...

Lees meer

Hybride werken 3.0 bij de Rabobank

Hybride werken 3.0 bij de Rabobank

dinsdag 6 mei

Uit de BNW Index 2025 blijkt dat 54% van de deelnemende organisaties ‘Digitalisering’ als topprioriteit zien. ...

Lees meer

Blog: Digitalisering loont

Blog: Digitalisering loont

woensdag 9 april

Steeds meer organisaties digitaliseren hun facility management processen. En dat is logisch: je bespaart kosten, verbetert ...

Lees meer

AI in Facility Management: van praten naar doen met Gfacility

AI in Facility Management: van praten naar doen met Gfacility

woensdag 26 maart

Iedereen heeft het over AI, maar waarom zien we nog zo weinig concrete toepassingen in facility management? In deze blog ...

Lees meer

Digitaal contractmanagement in de cateringbranche

Digitaal contractmanagement in de cateringbranche

donderdag 13 maart

The Food Office en Grip Facility slaan de handen ineen om cateringcontractmanagement te digitaliseren. Hierdoor worden de ...

Lees meer

IHP Dashboard voor onderwijshuisvesting

IHP Dashboard voor onderwijshuisvesting

maandag 10 maart

Betrouwbare data is belangrijk om de juiste afwegingen te kunnen maken. Ook geeft het Dashboard gemeenten en schoolbesturen ...

Lees meer

Van monumentaal pand naar werkplek

Van monumentaal pand naar werkplek

donderdag 27 februari

Hoe maak je van een monumentaal pand een moderne werkomgeving? AENC vertelt over de transformatie van zorginstelling IJsselheem ...

Lees meer

Oplossingen voor compliance in gebouwonderhoud

Oplossingen voor compliance in gebouwonderhoud

vrijdag 17 januari

Voldoen aan wet- en regelgeving kan als gebouweigenaar of beheerder een complexe uitdaging zijn. In een webinar ontdek je ...

Lees meer

Wat verwachten werknemers van een modern kantoor?

Wat verwachten werknemers van een modern kantoor?

donderdag 16 januari

Het moderne kantoor heeft het afgelopen decennium grote veranderingen ondergaan. Open ruimtes hebben traditionele hokjes ...

Lees meer

Next Sense ontvangt €11,5 miljoen in Serie A-financiering

Next Sense ontvangt €11,5 miljoen in Serie A-financiering

donderdag 12 december

Next Sense, een aanbieder van SaaS-oplossingen voor slimme gebouwen, heeft met succes €11,5 miljoen opgehaald in een ...

Lees meer

Zens blijft innoveren met uitgebreid portfolio voor moderne werkruimtes

Zens blijft innoveren met uitgebreid portfolio voor moderne werkruimtes

maandag 18 november

Zens introduceert nieuwe innovaties voor het revolutioneren van moderne kantoorruimtes. Deze productintroducties zijn ontworpen ...

Lees meer

DialogueTrainer wint CSU Innovatie Award 2024

DialogueTrainer wint CSU Innovatie Award 2024

donderdag 14 november

DialogueTrainer is uitgeroepen tot winnaar van de CSU Innovatie Award 2024 met hun AI-gestuurde platform voor het trainen ...

Lees meer

Digitaal tot elkaar komen

Digitaal tot elkaar komen

vrijdag 25 oktober

De Gemeente Pijnacker-Nootdorp heeft gekozen voor CTOUCH als onderdeel van hun digitale transformatie, met als doel de samenwerking ...

Lees meer

Een gebruiksvriendelijke vergaderruimte in een handomdraai

Een gebruiksvriendelijke vergaderruimte in een handomdraai

maandag 30 september

Eén kabel, meerdere functies. Zo beschrijft OCS Bachmann OCHNO. OCHNO zorgt voor de gebruiksvriendelijke vergaderruimte: ...

Lees meer

Whitepaper: Zo maakt Choose your own device (CYOD) werkplekken aantrekkelijker

Whitepaper: Zo maakt Choose your own device (CYOD) werkplekken ...

vrijdag 27 september

Choose your own device (CYOD) levert een essentiële bijdrage aan een positieve werkplek voor gelukkige medewerkers. ...

Lees meer

BNW Index #1 trend | Het digitale landschap

BNW Index #1 trend | Het digitale landschap

woensdag 25 september

De ontwikkeling van het digitale landschap lijkt onophoudelijk door te zetten. Overal om je heen zie je de digitale ontwikkelingen ...

Lees meer

Hoe slimme gebouwtechnologie facility management transformeert

Hoe slimme gebouwtechnologie facility management transformeert

dinsdag 17 september

Slimme gebouwtechnologie transformeert snel het landschap van moderne infrastructuur. In deze blog van Spacewell vertellen ...

Lees meer

Signify voorziet Neuron op TU/e Campus van slimme verlichting

Signify voorziet Neuron op TU/e Campus van slimme verlichting

donderdag 5 september

Signify heeft Neuron, een deep renovation project op de TU/e Campus in Eindhoven, voorzien van slimme verlichting met geavanceerde ...

Lees meer

Ook Australiërs hoeven niet meer bereikbaar te zijn buiten werktijd

Ook Australiërs hoeven niet meer bereikbaar te zijn buiten ...

donderdag 29 augustus

Sinds maandag hebben Australiers het recht op onbereikbaarheid. Dit betekent dat zij mailtjes, telefoontjes of andere berichten ...

Lees meer

Terug naar boven