Hoteling, hot-desking, flexibele zitplaatsen of flexplekken en het hybride kantoor

• nieuws
• smart buildings

Hoe kun je technologie inzetten ter ondersteuning van de hybride werkplek? Daarover schrijft Nicole Weygandt van Smart WorkPlace partner Spacewell een serie blogs. Dit is de tweede aflevering.

Volgens één van de belangrijkste voorspellingen voor de hybride werkplek zal flexibiliteit in al haar vormen de boventoon voeren in dit nieuw arbeidsmodel – ook op het gebied van zitplaatsen. In een werksituatie waarin er op bepaalde dagen maar een deel van uw werknemers naar kantoor komt, blijkt al snel dat het systeem van toegewezen zitplaatsen zeer inefficiënt is. De verwachte toename van het aantal niet toegewezen of flexibele zitplaatsen of flexplekken, als gevolg van de nieuwe manieren van werken, zal een significante verschuiving betekenen: terwijl toegewezen plekken vóór de pandemie op de meeste werkplaatsen in de VS ingeburgerd waren1, hebben onderzoeken uitgewezen dat flexibele zitplaatsen wellicht de nieuwe norm zullen worden2.

De uitdaging van flexibiliteit

Met het concept ‘flexibele zitplaatsen’ kunnen er, uiteraard, tal van zaken worden bedoeld. In sommige gevallen gaat het om een werkplek die voor een langere periode (zoals een hele dag) één of meerdere dagen op voorhand wordt gereserveerd, maar in andere gevallen kan het ook impliceren dat werknemers in de loop van de dag meermaals van plek veranderen via een ad hoc in- en uitchecksysteem. Of flexibiliteit nu hoteling, hot-desking of iets daartussenin betekent, het vereist een robuust reserveringssysteem om naadloos te kunnen functioneren.

Waarom is een reserveringssysteem zo essentieel? Stelt u zich een scenario voor waarin medewerkers na een zakenreis naar kantoor komen. Ze komen later op de dag aan wanneer de meeste plaatsen al bezet zijn. Misschien hebben ze wel een idee over wie er allemaal op kantoor is op basis van de geplande vergaderingen, maar ze weten niet precies waar de anderen zitten en of ze alleen virtueel aanwezig zijn. Als ze buiten de vergadering contact willen leggen met hun collega’s, moeten ze dus heel wat zoekwerk verrichten. Bovendien weten onze werknemers nog niet waar ze een plaats kunnen vinden of welke apparatuur op een bepaald bureau beschikbaar is. Het kost hen dan ook 20 minuten na aankomst op kantoor om een zitplaats te vinden en zelfs dan heeft men misschien niet eens alles bij de hand wat nodig zou zijn om helemaal productief te kunnen werken. Dat heeft niet alleen tot gevolg dat medewerkers niet optimaal kunnen presteren, maar ook dat ze een negatief beeld creëren van flexibele werkplekken, ervan uitgaande dat het enkel om een kostenbesparende maatregel gaat.

In plaats daarvan stelt u zich een scenario voor waarin medewerkers toegang hebben tot een eenvoudige werkplaats-app waarmee ze hun bureau kunnen kiezen op basis van de beschikbare uitrusting zoals een laptop-dockingstation of dubbele monitoropstelling, en waarin ze hun collega’s kunnen opzoeken aan de hand van de plattegrond. Ze kunnen de app tevens gebruiken om gemakkelijk een werkruimte te reserveren nog voor ze het kantoor binnenkomen, waardoor ze tijd en frustratie besparen, of ze kunnen gewoon via hun mobiel de gewenste werkplek scannen en ‘on-the-go’ reserveren. Flexibiliteit biedt hun opeens de mogelijkheid om de ruimte te vinden die het meest aansluit bij hun specifieke behoeften op die dag, evenals om gemakkelijk te kunnen switchen tussen verschillende taken of teams.

Wat maakt hybride flexibiliteit anders?

Dit scenario kent veel aspecten die niet onbekend zijn: dagelijkse wrijvingen rond flexibele werkplekken waren voor de pandemie al aanwezig en de hierboven geschetste uitdagingen waren grotendeels ook gekend. Het hybride kantoor voegt echter wel een extra laag van complexiteit aan de flexibele werkplek toe.

Ten eerste, in een hybride werkomgeving komen de voordelen van de flexibele werkplekopstelling sterk naar voren. Elke dag (of elk dagdeel) dat een werknemer van thuis uit werkt, staat voor een lege plek wanneer het op de toewijzing van zitplaatsen neerkomt. Vooral in regio’s met hoge huurprijzen kunnen onbezette werkplekken aanzienlijke kosten vertegenwoordigen. Ze worden als verspilde ruimte gezien die door iemand anders kon worden benut, eventueel geëlimineerd of herbestemd voor samenwerking. De verspilling kan weliswaar worden gereduceerd door één stoel toe te wijzen aan meerdere personen die er in ploegendienst gebruik van maken, niettemin ondermijnt deze aanpak een van de belangrijkste redenen waarom werknemers de voorkeur geven aan toegewezen plekken: personalisatie. Bovendien wordt bij op ploegendiensten gebaseerde toewijzingen nog steeds geen rekening gehouden met het feit dat veel medewerkers tijdens het werk van de ene ruimte naar de andere gaan en verschillende activiteiten verrichten en wellicht niet gebaat zijn bij één enkele werkplek. De flexibele aanpak van zitplaatsen werpt dus vruchten af zowel op het vlak van de vastgoedkosten alsook de productiviteit van medewerkers voor wie ruimtes die voldoen aan hun veranderende behoeften essentieel zijn.

Ten tweede, de noodzaak om werknemers die niet op kantoor zijn ook erbij te betrekken, benadrukt het belang van een reserveringsysteem dat als instrument kan dienen om mensen met elkaar te verbinden. Reserveringsgegevens kunnen als basis dienen voor een zoekfunctie voor personen in werkplek-apps, zodat er gemakkelijk kan worden nagegaan wie er op kantoor is en waar iemand zit – zonder dat de verplaatsing van werknemers getraceerd wordt. Als medewerkers over hun deelname kunnen beslissen en alle informatie op transparante manier gedeeld wordt met hen, kunnen ze gemakkelijker contact leggen met elkaar op kantoor zonder opdringerig te zijn.

Medewerkers zullen, ten slotte, waarschijnlijk nog enige tijd gevoelig blijven voor veiligheidsmaatregelen op kantoor. Flexibele kantooroplossingen werden in het verleden weliswaar geïntroduceerd om de bezettingsgraad te verbeteren, maar deze doelstelling kan uit gezondheidsaspecten aanleiding geven tot bezorgdheden bij sommige werknemers. Het meten en delen van informatie over de drukte op kantoor met behulp van live sensorgegevens kan dan ook een waardevolle aanvulling zijn op reserveringssystemen dat werknemers erbij helpt om ruimtes te kiezen op basis van bezetting, al naargelang hun comforteisen. De combinatie van deze systemen kan ervoor zorgen dat medewerkers zich veilig voelen en tegelijkertijd dat de ruimte efficiënt wordt gebruikt.

Plan vooruit

Uiteindelijk heeft de pandemie aangetoond hoe belangrijk het is dat werkplaatsen zich snel aan de veranderende omstandigheden kunnen aanpassen. Flexibele reserveringssystemen die gekoppeld zijn aan live sensorgegevens voor een snelle en nauwkeurige controle van exploitatie, kunnen managers ondersteunen om weloverwogen beslissingen te nemen over het beheer van nieuwe risico’s op de werkplek. Robuuste reserveringssystemen die snel kunnen worden aangepast om in te spelen op aspecten als sociale afstand, drukte en flexibel werken, gelden als een krachtig instrument om winst te genereren en om risico’s te beheersen, waardoor ze een belangrijk onderdeel vormen van een toekomstbestendig kantoor.

Noten

1. Zie Gensler (2020). “US Workplace Survey 2020” https://www.gensler.com/research-insight/workplace-surveys and CBRE (2020). “The Future of the Office Survey” https://www.cbre.com/-/media/files/future%20of%20work/future-of-the-office-v2.pdf voor schattingen over de prevalentie van toegewezen werkplekken.
2. Uit de resultaten van het CBRE-onderzoek blijkt dat 70% van de werkplaatsen in de toekomst geen of nauwelijks toegewezen plekken zullen hebben. https://www.gensler.com/research-insight/workplace-surveys

De eerste aflevering in de blog-serie ‘Het hybride kantoor’ had als titel ‘Flexibiliteit als troef: technologie ter ondersteuning van de hybride werkplek’.