Hoteling, hot-desking, flexibele zitplaatsen of flexplekken en het hybride kantoor

5 min

 

Hoteling, hot-desking, flexibele zitplaatsen of flexplekken en het hybride kantoor

Hoe kun je technologie inzetten ter ondersteuning van de hybride werkplek? Daarover schrijft Nicole Weygandt van Smart WorkPlace partner Spacewell een serie blogs. Dit is de tweede aflevering.

Volgens één van de belangrijkste voorspellingen voor de hybride werkplek zal flexibiliteit in al haar vormen de boventoon voeren in dit nieuw arbeidsmodel – ook op het gebied van zitplaatsen. In een werksituatie waarin er op bepaalde dagen maar een deel van uw werknemers naar kantoor komt, blijkt al snel dat het systeem van toegewezen zitplaatsen zeer inefficiënt is. De verwachte toename van het aantal niet toegewezen of flexibele zitplaatsen of flexplekken, als gevolg van de nieuwe manieren van werken, zal een significante verschuiving betekenen: terwijl toegewezen plekken vóór de pandemie op de meeste werkplaatsen in de VS ingeburgerd waren1, hebben onderzoeken uitgewezen dat flexibele zitplaatsen wellicht de nieuwe norm zullen worden2.

De uitdaging van flexibiliteit

Met het concept ‘flexibele zitplaatsen’ kunnen er, uiteraard, tal van zaken worden bedoeld. In sommige gevallen gaat het om een werkplek die voor een langere periode (zoals een hele dag) één of meerdere dagen op voorhand wordt gereserveerd, maar in andere gevallen kan het ook impliceren dat werknemers in de loop van de dag meermaals van plek veranderen via een ad hoc in- en uitchecksysteem. Of flexibiliteit nu hoteling, hot-desking of iets daartussenin betekent, het vereist een robuust reserveringssysteem om naadloos te kunnen functioneren.

Waarom is een reserveringssysteem zo essentieel? Stelt u zich een scenario voor waarin medewerkers na een zakenreis naar kantoor komen. Ze komen later op de dag aan wanneer de meeste plaatsen al bezet zijn. Misschien hebben ze wel een idee over wie er allemaal op kantoor is op basis van de geplande vergaderingen, maar ze weten niet precies waar de anderen zitten en of ze alleen virtueel aanwezig zijn. Als ze buiten de vergadering contact willen leggen met hun collega’s, moeten ze dus heel wat zoekwerk verrichten. Bovendien weten onze werknemers nog niet waar ze een plaats kunnen vinden of welke apparatuur op een bepaald bureau beschikbaar is. Het kost hen dan ook 20 minuten na aankomst op kantoor om een zitplaats te vinden en zelfs dan heeft men misschien niet eens alles bij de hand wat nodig zou zijn om helemaal productief te kunnen werken. Dat heeft niet alleen tot gevolg dat medewerkers niet optimaal kunnen presteren, maar ook dat ze een negatief beeld creëren van flexibele werkplekken, ervan uitgaande dat het enkel om een kostenbesparende maatregel gaat.

In plaats daarvan stelt u zich een scenario voor waarin medewerkers toegang hebben tot een eenvoudige werkplaats-app waarmee ze hun bureau kunnen kiezen op basis van de beschikbare uitrusting zoals een laptop-dockingstation of dubbele monitoropstelling, en waarin ze hun collega’s kunnen opzoeken aan de hand van de plattegrond. Ze kunnen de app tevens gebruiken om gemakkelijk een werkruimte te reserveren nog voor ze het kantoor binnenkomen, waardoor ze tijd en frustratie besparen, of ze kunnen gewoon via hun mobiel de gewenste werkplek scannen en ‘on-the-go’ reserveren. Flexibiliteit biedt hun opeens de mogelijkheid om de ruimte te vinden die het meest aansluit bij hun specifieke behoeften op die dag, evenals om gemakkelijk te kunnen switchen tussen verschillende taken of teams.

Wat maakt hybride flexibiliteit anders?

Dit scenario kent veel aspecten die niet onbekend zijn: dagelijkse wrijvingen rond flexibele werkplekken waren voor de pandemie al aanwezig en de hierboven geschetste uitdagingen waren grotendeels ook gekend. Het hybride kantoor voegt echter wel een extra laag van complexiteit aan de flexibele werkplek toe.

Ten eerste, in een hybride werkomgeving komen de voordelen van de flexibele werkplekopstelling sterk naar voren. Elke dag (of elk dagdeel) dat een werknemer van thuis uit werkt, staat voor een lege plek wanneer het op de toewijzing van zitplaatsen neerkomt. Vooral in regio’s met hoge huurprijzen kunnen onbezette werkplekken aanzienlijke kosten vertegenwoordigen. Ze worden als verspilde ruimte gezien die door iemand anders kon worden benut, eventueel geëlimineerd of herbestemd voor samenwerking. De verspilling kan weliswaar worden gereduceerd door één stoel toe te wijzen aan meerdere personen die er in ploegendienst gebruik van maken, niettemin ondermijnt deze aanpak een van de belangrijkste redenen waarom werknemers de voorkeur geven aan toegewezen plekken: personalisatie. Bovendien wordt bij op ploegendiensten gebaseerde toewijzingen nog steeds geen rekening gehouden met het feit dat veel medewerkers tijdens het werk van de ene ruimte naar de andere gaan en verschillende activiteiten verrichten en wellicht niet gebaat zijn bij één enkele werkplek. De flexibele aanpak van zitplaatsen werpt dus vruchten af zowel op het vlak van de vastgoedkosten alsook de productiviteit van medewerkers voor wie ruimtes die voldoen aan hun veranderende behoeften essentieel zijn.

Ten tweede, de noodzaak om werknemers die niet op kantoor zijn ook erbij te betrekken, benadrukt het belang van een reserveringsysteem dat als instrument kan dienen om mensen met elkaar te verbinden. Reserveringsgegevens kunnen als basis dienen voor een zoekfunctie voor personen in werkplek-apps, zodat er gemakkelijk kan worden nagegaan wie er op kantoor is en waar iemand zit – zonder dat de verplaatsing van werknemers getraceerd wordt. Als medewerkers over hun deelname kunnen beslissen en alle informatie op transparante manier gedeeld wordt met hen, kunnen ze gemakkelijker contact leggen met elkaar op kantoor zonder opdringerig te zijn.

Medewerkers zullen, ten slotte, waarschijnlijk nog enige tijd gevoelig blijven voor veiligheidsmaatregelen op kantoor. Flexibele kantooroplossingen werden in het verleden weliswaar geïntroduceerd om de bezettingsgraad te verbeteren, maar deze doelstelling kan uit gezondheidsaspecten aanleiding geven tot bezorgdheden bij sommige werknemers. Het meten en delen van informatie over de drukte op kantoor met behulp van live sensorgegevens kan dan ook een waardevolle aanvulling zijn op reserveringssystemen dat werknemers erbij helpt om ruimtes te kiezen op basis van bezetting, al naargelang hun comforteisen. De combinatie van deze systemen kan ervoor zorgen dat medewerkers zich veilig voelen en tegelijkertijd dat de ruimte efficiënt wordt gebruikt.

Plan vooruit

Uiteindelijk heeft de pandemie aangetoond hoe belangrijk het is dat werkplaatsen zich snel aan de veranderende omstandigheden kunnen aanpassen. Flexibele reserveringssystemen die gekoppeld zijn aan live sensorgegevens voor een snelle en nauwkeurige controle van exploitatie, kunnen managers ondersteunen om weloverwogen beslissingen te nemen over het beheer van nieuwe risico’s op de werkplek. Robuuste reserveringssystemen die snel kunnen worden aangepast om in te spelen op aspecten als sociale afstand, drukte en flexibel werken, gelden als een krachtig instrument om winst te genereren en om risico’s te beheersen, waardoor ze een belangrijk onderdeel vormen van een toekomstbestendig kantoor.

Noten

  1. Zie Gensler (2020). “US Workplace Survey 2020” https://www.gensler.com/research-insight/workplace-surveys and CBRE (2020). “The Future of the Office Survey” https://www.cbre.com/-/media/files/future%20of%20work/future-of-the-office-v2.pdf voor schattingen over de prevalentie van toegewezen werkplekken.
  2. Uit de resultaten van het CBRE-onderzoek blijkt dat 70% van de werkplaatsen in de toekomst geen of nauwelijks toegewezen plekken zullen hebben. https://www.gensler.com/research-insight/workplace-surveys

De eerste aflevering in de blog-serie ‘Het hybride kantoor’ had als titel ‘Flexibiliteit als troef: technologie ter ondersteuning van de hybride werkplek’.

Delen:

Meer nieuws

Webinar: Circulaire oplossingen binnen de kantooromgeving

Webinar: Circulaire oplossingen binnen de kantooromgeving

donderdag 10 juli

Op woensdag 17 september organiseren we een inspirerend webinar over circulariteit in de gebouwde omgeving.

Lees meer

De ´vraag naar aanwezigheid´ 

De ´vraag naar aanwezigheid´ 

donderdag 10 juli

In deze blog van Gerda Stelpstra, Head of strategy Consulting bij Envalue, kijken we dieper naar de 'vraag om aanwezigheid'. ...

Lees meer

SWP Talks #67: Hospitality

SWP Talks #67: Hospitality

woensdag 9 juli

Anna Casemier zit als host met Lisette van der Valk, Projectmanager Huisvesting van Young Facility, en Hotelier Willem Reimers, ...

Lees meer

WorkPlace Inside: Stephan Simons

WorkPlace Inside: Stephan Simons

woensdag 9 juli

"Ontspanning, inspiratie en grip houden, ook buiten het ondernemen." Daarmee beschrijft Stephan Simons zijn mentaliteit ...

Lees meer

De kracht van een goed werkplekconcept

De kracht van een goed werkplekconcept

dinsdag 8 juli

Solved moest tijdelijk met het hele kantoor verhuizen, een nieuwe plek geeft ook ruimte voor nieuwe inzichten. Silvia de ...

Lees meer

Niet blindstaren op energie

Niet blindstaren op energie

vrijdag 4 juli

Deelnemers aan het rondetafelgesprek 'de kracht van een integrale aanpak' willen zich niet blindstaren op alleen het onderwerp ...

Lees meer

Haskoning opent nieuw duurzaam kantoor

Haskoning opent nieuw duurzaam kantoor

donderdag 3 juli

Op de TU Delft Campus transformeerde Haskoning de monumentale Mijnbouwfaculteit naar een modern Paris Proof kantoor. Voor ...

Lees meer

Gaat AI ons redden?

Gaat AI ons redden?

donderdag 3 juli

In de BNW Index 2024 werd geconstateerd dat ontwikkelingen rondom de werkomgeving elkaar zó snel opvolgen, dat we ...

Lees meer

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

Van complexe huisvestingsopgave naar multifunctioneel stadion

woensdag 2 juli

Op 5 juli 2025 opent SC Cambuur officieel de deuren van haar nieuwe thuisbasis: het Kooi Stadion. Deze datum staat bij veel ...

Lees meer

WorkPlace Inside: Esther Roelofs

WorkPlace Inside: Esther Roelofs

woensdag 2 juli

Wat kan de Himalaya ons leren over een goede werkomgeving? Esther Roelofs vertelt over haar connectie met hiken en de werkplek ...

Lees meer

Natalie Hofman nieuwe business unit directeur HEYDAY Interim

Natalie Hofman nieuwe business unit directeur HEYDAY Interim

dinsdag 1 juli

Per 1 juli is Natalie Hofman aangesteld als de nieuwe business unit directeur bij HEYDAY Interim, een zelfstandige business ...

Lees meer

Het belang van certificering en rapportage bij compliance

Het belang van certificering en rapportage bij compliance

dinsdag 1 juli

Op een zonovergoten ochtend in mei vindt de Compliance Round Table plaats in een heel bijzondere locatie: ‘De Kapel’ ...

Lees meer

Vero: nieuwe gratis AI-agent

Vero: nieuwe gratis AI-agent

maandag 30 juni

Alvero ondersteunt workplace professionals met Agentic AI Introductie Vero: een gratis AI-agent die helpt met vragen, ideeën ...

Lees meer

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

“Modernisering onderwijsvastgoed moet radicaal anders”

maandag 30 juni

“De nood tot vernieuwing van onderwijshuisvesting is hoog”, valt te lezen in een opiniestuk van Jan Joost Flim, ...

Lees meer

E-zine 'Smart Buildings'

E-zine 'Smart Buildings'

donderdag 26 juni

De adoptie, transformatie en mogelijkheden van technologie op de werkplek zijn ongekend en ontwikkelen harder dan ooit. ...

Lees meer

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

Ontdek met Amabel het nieuwe kantoor van Haskoning

donderdag 26 juni

Op woensdag 2 juli 2025 vertelt Amabel Chiarito over het innovatieve werkplekconcept van Haskoning in het nieuwe, duurzame ...

Lees meer

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

SmartLabs en IWG kondigen 10-jarige samenwerking aan

donderdag 26 juni

SmartLabs en International Workplace Group gaan een wereldwijde samenwerking aan van tien jaar. Daarmee spelen ze in op ...

Lees meer

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

Natuurlijke ontmoetingen in Tripolis Park

woensdag 25 juni

Hollandse Nieuwe creëerde voor MVRDV in Tripolis Park een werkomgeving waar betekenisvolle connecties en spontane ontmoetingen ...

Lees meer

De kracht van een integrale aanpak

De kracht van een integrale aanpak

dinsdag 24 juni

De droom van iedere gebouweigenaar: een toekomstbestendige vastgoedportefeuille waarmee je energie bespaart, een gezonde ...

Lees meer

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de NAVO-top

Werk zonder omwegen: IWG stelt locaties gratis open tijdens de ...

dinsdag 24 juni

Terwijl Den Haag zich voorbereidt op zware verkeershinder tijdens de NAVO-top, houdt IWG professionals productief met gratis ...

Lees meer

Terug naar boven