Afspraken over kantoortuinen en bereikbaarheid essentieel
Is het grote kantoorexperiment geslaagd? Daarover spreekt hoogleraar cognitieve psychologie Stefan van der Stigchel tijdens het event ‘Beyond Agile Working’ van Smart WorkPlace partner Humanscale.
Van der Stigchel heeft er een duidelijke mening over. Het Nieuwe Werken met kantoortuinen en continue bereikbaarheid gaat in zijn ogen mis op het punt van continue afleiding. Van der Stigchel hield in november 2018 in de NRC een pleidooi voor het afschaffen van kantoortuinen en is een van de sprekers tijdens het Humanscale-event ‘Beyond Agile Working’ op 17 oktober in Pakhuis de Zwijger in Amsterdam. Tijdens het event draait het om de vraag ‘worden we gelukkiger van flexibel werken of is de work-life balance nog ver te zoeken?’.
Volgens Van der Stigchel is concentratie hartstikke moeilijk maar ook super waardevol als je tot een mooi product wilt komen of iets wilt bereiken. “Bij de kantoortuinen hoor je vaak dat mensen moeite hebben om zich te concentreren. En dat het minste of geringste ze kan afleiden: sociale media of een notificatie in de vorm van een nabije collega die een gesprek begint.”
Op de tegenwerping dat kantoortuinen zijn voorzien van speciale concentratieplekken om bovenstaande te voorkomen, geeft Van der Stigchel aan dat de praktijk weerbarstiger is. “Dat komt omdat er vaak geen goede afspraken zijn gemaakt over gewenst gedrag in kantoortuinen. Bijvoorbeeld over het bezet houden van concentratieplekken en het starten van gesprekken in de nabijheid van collega’s. Als die regels er wel zijn, worden ze vaak niet onderhouden. Bovendien wordt een collega aanspreken op zijn gedrag als moeilijk ervaren, omdat mensen niet als ‘aansteller’ willen worden gezien. Daarnaast houden kantoortuinen te weinig rekening met de verschillen tussen mensen die er werken.”
Volgens Van der Stigchel zijn er wel goede voorbeelden. “Ik denk bijvoorbeeld aan een kantoor van ABN AMRO waar je verschillende zones hebt – zones waar niet mag worden gesproken en zones waar dat wel mag – en waar medewerkers elkaar ook aanspreken.”
Naast de kantoortuinen is ook de continue bereikbaarheid belangrijk. “Daarbij is omdenken belangrijk, omdat collega’s bereikbaarheid vaak met betrouwbaarheid van mensen associëren. Als je in je concentratiewerkplek niet op hun mail reageert, denken ze dat je niet aan het werk bent. Terwijl ze ook zouden kunnen denken dat je juist hard aan het werk bent.”
Van der Stigchel vindt dat er op de werkplek veel meer gesproken moet worden over het belang van concentratie: “Als je weet hoe belangrijk dat is, respecteer je het ook meer.”
Van der Stigchel vindt dat zo’n gesprek al moet beginnen bij de inrichting van de kantoortuin. “Op dat moment moet je als organisatie hier al een visie op hebben. En dat begint met een inventarisatie van de type werkzaamheden en het beantwoorden van de vraag of je die werkzaamheden wel of niet in een kantoortuin kunt verrichten. Is het antwoord bevestigend, dan kun je met schotten al deels inspelen op de verschillende behoeften van medewerkers.” Is de kantoortuin eenmaal ingericht, dan is het volgens Van der Stigchel cruciaal dat de kantoortuin onderhouden wordt. En daarvoor is regie nodig. “De realiteit laat zien dat je dit niet aan medewerkers zelf kunt overlaten. Dit werkt niet bottom-up, het moet echt top-down.”
Bereikbaarheid is ook van belang als medewerkers elders werken: thuis of op een coworking plek. “Medewerkers laten dan vaak extra goed weten dat ze aan het werk zijn. Dat doen ze ook door bijvoorbeeld extra snel te reageren op berichten. Omdat ze niet willen dat collega’s denken: wat is hij of zij daar aan het doen. Er zou ook meer gestuurd moeten worden op output in plaats van op aanwezigheid of bereikbaarheid. Daarnaast zijn ook hier afspraken belangrijk. Communiceer duidelijk met je collega’s over je onbereikbaarheid. Dat zal ook mijn missie zijn tijdens het event op 17 oktober: ga met elkaar het gesprek aan over gedrag in kantoortuinen en over bereikbaarheid! En blijf dat doen, want die afspraken hebben ook onderhoud nodig.”
Voor het Humanscale-event ‘Beyond Agile Working’ op 17 oktober in Pakhuis de Zwijger in Amsterdam zijn nog een beperkt aantal plaatsen beschikbaar. Aanmelden kan via [email protected].
